Zaměstnavatelé v průběhu času zpracovávají velké množství údajů o svých zaměstnancích. Všechna tato data jsou uložena v personální složce. Tento soubor obsahuje důležité osobní údaje a z tohoto důvodu je nezbytné, aby to bylo provedeno bezpečně a správně. Jak dlouho mohou zaměstnavatelé (nebo v některých případech povinni) uchovávat tyto údaje? V tomto blogu si můžete přečíst více o zákonné době uchovávání osobních spisů a jak s ní nakládat.
Co je to personální spis?
Jak již bylo zmíněno výše, zaměstnavatel musí často řešit personální údaje svých zaměstnanců. Tato data musí být řádně uložena a následně zničena. To se provádí prostřednictvím personální složky. To zahrnuje údaje o jménu a adrese zaměstnance (zaměstnanců), pracovní smlouvy, zprávy o výkonu atd. Tyto údaje musí splňovat požadavky podle předpisů AVG a musí být uchovávány po určitou dobu.
(Pokud chcete vědět, zda váš personální spis splňuje požadavky AVG, podívejte se na náš kontrolní seznam AVG pro osobní spis zde)
Uchovávání údajů o zaměstnancích
AVG neuvádí konkrétní doby uchovávání osobních údajů. Na dobu uchovávání osobního spisu neexistuje jednoznačná odpověď, protože se skládá z různých typů (osobních) údajů. Pro každou kategorii údajů platí jiná doba uchování. Ovlivňuje také to, zda je daná osoba stále zaměstnancem, nebo opustila zaměstnání.
Kategorie retenčních období
Jak je uvedeno výše, s uchováváním osobních údajů v personálním spisu souvisí různé doby uchovávání. Je třeba zvážit dvě kritéria, a to to, zda je zaměstnanec stále zaměstnán, nebo ze zaměstnání odešel. Následující ukazuje, kdy by měla být určitá data zničena, nebo spíše uchována.
Aktuální personální spis
Pro údaje obsažené v aktuální osobní složce zaměstnance, který je stále v pracovním poměru, nejsou stanoveny žádné pevné doby uchovávání. AVG pouze ukládá zaměstnavatelům povinnost udržovat personální spisy „aktuální“. To znamená, že sám zaměstnavatel je povinen stanovit lhůtu pro periodickou kontrolu personálních spisů a likvidaci neaktuálních údajů.
Podrobnosti o aplikaci
Údaje o přihlášce týkající se uchazeče, který není přijat, musí být zničeny maximálně do 4 týdnů po ukončení přijímacího řízení. Do této kategorie spadají údaje jako motivační dopis nebo žádost, životopis, prohlášení o chování, korespondence s uchazečem. Se souhlasem žadatele je možné uchovávat údaje po dobu cca 1 roku.
Proces reintegrace
Když zaměstnanec dokončí proces opětovného začlenění a vrátí se do zaměstnání, platí maximální doba uchování 2 roky po dokončení opětovného začlenění. Existuje výjimka, pokud je zaměstnavatel samopojistitelem. V takovém případě platí doba uchování 5 let.
Maximálně 2 roky po skončení zaměstnání
Poté, co zaměstnanec odejde ze zaměstnání, podléhá většina (osobních) údajů v osobní složce uchovávání po dobu až 2 let.
Tato kategorie zahrnuje:
- Pracovní smlouvy a jejich dodatky;
- Korespondence vztahující se k rezignaci;
- Zprávy o hodnoceních a přehledech výkonu;
- Korespondence související s povýšením / degradací;
- Korespondence o nemoci od UWV a firemního lékaře;
- Zprávy týkající se zákona o zlepšení strážců brány;
- Dohody o členství v radě zaměstnanců;
- Kopie certifikátu.
Minimálně 5 let po skončení zaměstnání
Na určité osobní údaje se vztahuje 5letá doba uchovávání. Zaměstnavatel je tedy povinen uchovávat tyto údaje po dobu 5 let po odchodu zaměstnance ze zaměstnání. Jedná se o následující údaje:
- Výkazy daně ze mzdy;
- Kopie průkazu totožnosti zaměstnance;
- údaje o etnickém původu a původu;
- Údaje týkající se daní ze mzdy.
Tyto údaje by proto měly být uchovávány po dobu nejméně pěti let, i když budou nahrazeny novými výpisy v personální složce.
Minimálně 7 let po skončení zaměstnání
Dále má zaměstnavatel také tzv. „zádržnou daňovou povinnost“. Tím je zaměstnavatel povinen uchovávat veškerou základní evidenci po dobu 7 let. Patří sem tedy základní údaje, exekuce mezd, mzdová evidence a mzdové dohody.
Vypršela doba uchování?
Po uplynutí maximální doby uchovávání údajů z osobního spisu zaměstnavatel již tyto údaje nesmí používat. Tato data by pak měla být zničena.
Po uplynutí minimální doby uchování je zaměstnavatel smět zničit tato data. Výjimka platí v případě, že uplynula minimální doba uchování a zaměstnanec požádá o likvidaci údajů.
Máte dotazy týkající se období uchovávání souborů zaměstnanců nebo období uchovávání jiných údajů? Pokud ano, kontaktujte nás. Náš pracovní právníci rádi vám pomohou!