Zákon o elektronickém podání v obchodních rejstřících: jak se vláda pohybuje s dobou
Úvod
Součástí mé každodenní praxe je pomáhat mezinárodním klientům, kteří podnikají v Nizozemsku. Konec konců, Nizozemsko je skvělá země, ve které podniká, ale studium jazyka nebo zvyknutí na nizozemské obchodní praktiky může být někdy pro zahraniční korporace komplikované. Proto se často ocení pomocná ruka. Rozsah mé pomoci sahá od pomoci při složitých úkolech až po pomoc při komunikaci s nizozemskými orgány. Nedávno jsem dostal dotaz od klienta, abych vysvětlil, co bylo přesně uvedeno v dopise Nizozemské obchodní komory. Tento jednoduchý, byť důležitý a informativní dopis se týkal novosti při předkládání účetní závěrky, která bude v brzké době možná pouze elektronicky. Dopis byl výsledkem přání vlády postupovat s dobami, využívat výhod elektronické výměny dat a zavést standardizovaný způsob řešení tohoto každoročního opakujícího se procesu. Z tohoto důvodu musí být účetní závěrka uložena elektronicky od účetního období 2016 nebo 2017, jak je uvedeno ve Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (zákon o elektronickém podání v obchodních rejstřících), který byl zaveden společně s Besluit elektronische odkládání registrů handelů (usnesení o elektronickém podání v obchodních rejstřících); druhý z nich stanoví další podrobná pravidla. Docela zkusný, ale co přesně tento akt a usnesení přináší?
Tehdy a teď
Dříve mohly být finanční výkazy uloženy v obchodní komoře elektronicky i na papíře. Nizozemský občanský zákoník stále do značné míry zná ustanovení založená na vkladu na papíře. V současné době lze tuto metodu považovat za zastaralou a ve skutečnosti mě trochu překvapilo, že tento vývoj nevznikl dříve. Není těžké si představit, že ukládání účetních závěrek na papír má oproti elektronickému ukládání těchto dokumentů mnoho nevýhod, a to z pohledu nákladů a času. Zamyslete se nad náklady na papír a náklady a čas potřebný k tomu, aby byly roční výkazy vyhotoveny na papíře a předloženy - také na papíře - obchodní komoře, která pak musí tyto písemné dokumenty zpracovat, aniž by zmínil čas a náklady, které vzniknou když necháte účetního sestavit nebo ověřit tyto (nestandardizované) finanční výkazy. Vláda proto navrhla využít „SBR“ (zkratka pro: Standard Business Report), což je standardizovaná elektronická metoda vytváření a předkládání finančních informací a dokumentů na základě katalogu údajů (holandská taxonomie). Tento katalog obsahuje definice údajů, které lze použít k vytvoření účetní závěrky. Další výhodou metody SBR je, že se zjednoduší nejen výměna dat mezi společností a obchodní komorou, ale díky standardizaci se usnadní také výměna dat se třetími stranami. Malé korporace již mohou roční výkazy podávat elektronicky pomocí metody SBR od roku 2007. Pro střední a velké podniky byla tato možnost zavedena v roce 2015.
Kdy a pro koho?
Vláda objasnila, že odpověď na tuto otázku je typickým případem „velikosti záležitostí“. Malé podniky budou povinny předkládat účetní závěrky elektronicky prostřednictvím SBR od účetního období 2016 a dále. Alternativně malé podniky, které (předkládají a) předkládají účetní závěrku samy, mají možnost uložit výkazy prostřednictvím bezplatné online služby - služby „zelf deponeren jaarrekening“ -, která je v provozu od roku 2014. Výhodou tohoto služba je, že člověk nebude muset kupovat software, který je „kompatibilní s SBR“. Střední podniky budou muset předložit účetní závěrku prostřednictvím SBR od účetního období 2017 a dále. Také pro tyto podniky bude zavedena dočasná alternativní online služba („opstellen jaarrekening“). Prostřednictvím této služby mohou střední podniky samy sestavovat účetní závěrku ve formátu XBRL. Poté lze tato prohlášení podat prostřednictvím online portálu („Digipoort“). To znamená, že korporace nebude muset nutně kupovat software kompatibilní s SBR okamžitě. Tato služba bude dočasná a zabaví se po pěti letech, počínaje rokem 2017. Velké podniky a středně velké skupinové struktury nejsou povinny podat účetní závěrku prostřednictvím SBR. Je to proto, že tyto podniky musí řešit velmi složitý soubor požadavků. Očekává se, že tyto podniky budou mít od roku 2019 možnost vybrat si mezi podáním prostřednictvím SBR nebo podáním v konkrétním evropském formátu.
Žádná pravidla bez výjimek
Pravidlo by nebylo pravidlem, kdyby neexistovaly žádné výjimky. Dva, přesněji. Nová pravidla týkající se předkládání účetní závěrky se nevztahují na právnické osoby a společnosti se sídlem mimo Nizozemsko, které na základě Handelsregisterbesluit 2008 (usnesení o obchodním rejstříku 2008) mají povinnost podávat finanční dokumenty v obchodní komoře, pokud a ve formě, v jaké by tyto dokumenty měly být zveřejněny v zemi sídla. Druhá výjimka se vztahuje na emitenty definované v článku 1: 1 zákona o finančním dohledu (Wft) a dceřiné společnosti emitenta, pokud se jedná o samotné emitenty. Emitent je kdokoli, kdo chce emitovat cenné papíry nebo hodlá emitovat cenné papíry.
Další body pozornosti
Přesto to není všechno. Samotné právní subjekty musí vzít na vědomí některé další důležité aspekty. Jedním z těchto aspektů je skutečnost, že právnická osoba bude i nadále odpovědná za předkládání účetní závěrky, která je v souladu se zákonem. To mimo jiné znamená, že účetní závěrka by měla být schopna vytvořit takový náhled, aby bylo možné dostatečně posoudit finanční situaci právnické osoby. Doporučuji proto každé společnosti, aby pečlivě zkontrolovala údaje v účetní závěrce dříve, než je zaevidují. V neposlední řadě věnujte pozornost skutečnosti, že odmítnutí podat prohlášení způsobem stanoveným v předepsaném znění bude představovat trestný čin na základě zákona o hospodářských přestupcích (Wet op de Economische Delicten). Spíše bylo potvrzeno, že účetní závěrky vytvořené metodou SBR mohou být použity na shromáždění akcionářů k sestavení těchto výkazů. Tyto účty mohou také podléhat auditu účetním v souladu s článkem 2: 393 nizozemského občanského zákoníku.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Se zavedením zákona o elektronickém podání v obchodních rejstřících as tím související usnesení vláda ukázala pěkný kus progresivity. V důsledku toho bude pro malé a střední podniky povinné ukládat účetní závěrky elektronicky od let 2016 a 2017, pokud společnost nespadá do působnosti jedné z výjimek. Výhody jsou četné. Přesto všem společnostem doporučuji, aby si udrželi svůj rozum, protože konečná odpovědnost stále leží na samotných povinných společnostech a jako ředitel společnosti se rozhodně nechcete nechat zabývat důsledky.
Kontakt
Pokud budete mít po přečtení tohoto článku jakékoli další dotazy nebo připomínky, neváhejte kontaktovat pana. Maxim Hodak, advokát Law & More přes maxim.hodak@lawandmore.nl nebo pan. Tom Meevis, advokát Law & More přes tom.meevis@lawandmore.nl nebo nám zavolejte na +31 (0) 40-3690680.