Rámec správy a řízení společností: kdo rozhoduje a kdo dohlíží?

Rámec pro správu a řízení společností je soubor pravidel, která určují, kdo ve vaší společnosti o čem rozhoduje, kdo dohlíží a jak ředitelé odpovídají za svá rozhodnutí. V Nizozemsku je většina tohoto rámce stanovena zákonem v knize 2 nizozemského občanského zákoníku (Burgerlijk Wetboek, BW); nizozemský kodex správy a řízení společností přidává závazná pravidla „dodržuj nebo vysvětli“ pouze pro společnosti kótované na burze.

Pro soukromou společnost (bv) tvoří rámec především stanovy, akcionářská smlouva a několik interních pravidel. Pro kótované nebo velké společnosti zahrnuje také dozorčí strukturu, výbory a rozsáhlé reportingové povinnosti. Níže vysvětlujeme právní stavební kameny, možnosti, které můžete učinit, a kroky k zavedení funkčního rámce.

Proč je rámec správy a řízení důležitý?

Jasný rámec předchází sporům o pravomoc a chrání ředitele před odpovědností. Zároveň ukazuje investorům, bankám a regulačním orgánům, že rozhodnutí jsou přijímána s rozvahou.

Podle nizozemského práva musí ředitelé řádně vykonávat své povinnosti (článek 2:9 BW). Pokud se rozhodnutí pokazí, je otázkou, zda ředitel jednal s náležitou péčí, zohlednil správné informace a dodržel interní pravidla. Nejlepším důkazem toho, že tomu tak bylo, je rámec, který zaznamenává, kdo o čem rozhoduje a na jakém základě.

Co říká nizozemské právo o podílu ve společnosti?

Ředitelé musí jednat v zájmu společnosti a jejího podnikání (vennootschappelijk belang). To není jen zájem akcionářů.

Nejvyšší soud (Hoge Raad) ve svém rozsudku v Cancúnu (ECLI:NL:HR:2014:797) potvrdil, že ředitelé musí brát v úvahu zájmy všech osob zúčastněných ve společnosti, jako jsou akcionáři, zaměstnanci a věřitelé. Při ochraně zájmů společnosti se ředitelé musí vyvarovat zbytečného nebo nepřiměřeného poškozování těchto zúčastněných stran.

Jednoúrovňová nebo dvouúrovňová rada: která struktura je vhodná?

Nizozemské právo umožňuje obojí. V dvoustupňové struktuře řídí společnost představenstvo a dohled vykonává samostatná dozorčí rada (raad van commissarissen); v jednotrivové struktuře zasedají výkonní a nevýkonní ředitelé společně v jedné správní radě.

Dvoustupňová rada

Dvoustupňová rada je tradičním nizozemským modelem. Správní rada (bestuur) řídí společnost. Dozorčí rada dohlíží na hospodaření a celkový chod společnosti a radí správní radě.

Členové dozorčí rady musí také jednat v zájmu společnosti. Nejsou zástupci akcionářů, kteří je jmenovali. Jejich povinností je vykonávat nezávislý dohled, klást kritické otázky a být řádně informováni.

Jednoúrovňová rada

Od 1. ledna 2013 si může bv nebo nevv zvolit jednotřídní správní orgán (článek 2:129a a článek 2:239a BW). Výkonní ředitelé řídí společnost; nevýkonní ředitelé vykonávají dohled.

Zákon vyžaduje, aby předsedou monistického správního orgánu byl nevýkonný ředitel a aby rozdělení úkolů bylo zaznamenáno ve stanovách nebo pravidlech správní rady. Monistický model často volí mezinárodní skupiny, které jsou s ním obeznámeny, ale vyžaduje jasné dohody o informacích a odpovědnosti. V zásadě všichni ředitelé sdílejí kolektivní odpovědnost, což činí řádné rozdělení úkolů pro nevýkonné ředitele důležitým.

Kdy je dozorčí struktura povinná?

Pro většinu soukromých společností je dozorčí rada dobrovolná. V režimu pro velké společnosti (strukturní režim) se stává povinnou, pokud společnost splňuje zákonná kritéria po dobu tří po sobě jdoucích let.

Tato kritéria jsou ve zkratce: základní kapitál a rezervy nad zákonnou hranicí, rada zaměstnanců zřízená na základě zákonné povinnosti a alespoň 100 zaměstnanců v Nizozemsku (články 2:153 a 2:263 BW). Společnost v rámci tohoto režimu musí mít dozorčí radu nebo jednostupňovou radu se srovnatelnými pravomocemi. Dozorčí rada poté získává pravomoci, jako je jmenování a odvolání členů představenstva v plném režimu, a rada zaměstnanců má právo doporučit třetinu členů dozorčí rady. Existují výjimky a zmírněný režim pro určité mezinárodní skupiny.

Kdo o čem rozhoduje: akcionáři, představenstvo a dozorčí orgány?

Valná hromada (algemene vergadering) jmenuje a odvolává ředitele, schvaluje roční účetní závěrku a rozhoduje o změnách stanov. Představenstvo řídí společnost a zastupuje ji.

V případě bv se valná hromada musí scházet nebo písemně rozhodnout alespoň jednou ročně (článek 2:218 BW); v případě neveřejné společnosti se výroční valná hromada musí konat do šesti měsíců od konce účetního roku (článek 2:108 BW). Stanovy mohou dát valné hromadě pravomoc dávat pokyny představenstvu. Představenstvo se musí těmito pokyny řídit, pokud nejsou v rozporu se zájmy společnosti (článek 2:239(4) BW).

Většina rámců přidává seznam vyhrazených záležitostí: rozhodnutí, která vyžadují předchozí schválení valnou hromadou nebo dozorčí radou. Příklady zahrnují akvizice nad stanovenou částku, významné zadlužení, vstup na nové trhy a jmenování vrcholového managementu. Tato schvalovací práva fungují interně. Vůči třetím stranám může ředitel, který je oprávněn zastupovat společnost, společnost obecně stále zavazovat, a to i bez interního schválení (článek 2:240(3) BW). Náš článek o dohodě akcionářů vysvětluje, jak mohou akcionáři mezi sebou zaznamenávat další ujednání.

Jak zaznamenáváte rozhodovací práva?

Zahrňte základní pravidla do stanov společnosti a podrobnosti do pravidel představenstva a schvalovací matice. To udrží stanovy stabilní, zatímco každodenní pravidla lze upravovat.

Praktická schvalovací matice stanoví pro každý typ rozhodnutí, kdo jej připravuje, kdo rozhoduje a kdo jej musí schválit, včetně finančních prahů a pravidel pro spolupodepisování. Zaznamenává také, jak se řeší konflikty a jak se o rozhodnutích píše zápis. Zápisy a memoranda o rozhodnutích slouží později jako důkaz, že představenstvo jednalo s péčí.

Jaké mají ředitelé povinnosti?

Ředitelé musí řádně vykonávat své povinnosti, jednat v zájmu společnosti a zdržet se rozhodnutí, u kterých mají střet osobních zájmů. Porušení těchto povinností může vést k osobní odpovědnosti.

Střet zájmů

Ředitel s přímým nebo nepřímým osobním zájmem, který je v rozporu se zájmem společnosti, se nesmí účastnit jednání a rozhodování (článek 2:129(6) a článek 2:239(6) BW). Pokud v důsledku toho nelze přijmout žádné rozhodnutí představenstva, rozhodne dozorčí rada, nebo pokud k němu nedojde, valná hromada, pokud stanovy nestanoví jinak.

Transakce se spřízněnými stranami, jako je například vlastní společnost ředitele nebo hlavní akcionář, si zaslouží samostatný postup. Zaznamenejte, kdo podíl deklaroval, kdo o něm rozhodl a za jakých podmínek. U společností kótovaných na burze zákon přidává specifická pravidla pro významné transakce se spřízněnými stranami.

Odpovědnost ředitelů

Ředitel odpovídá společnosti pouze tehdy, pokud jej lze závažně obvinit z nesprávného plnění povinností. Vůči třetím stranám a v případě úpadku se mohou vztahovat přísnější pravidla.

V případě bankrotu mohou být ředitelé společně odpovědní za schodek, pokud zjevně nesprávně plnili své povinnosti, a to je důležitou příčinou bankrotu (článek 2:248 BW). Nevedení řádného účetnictví nebo včasné podání roční účetní závěrky vytváří právní domněnku, že povinnosti byly nesprávně splněny. Soukromá společnost může provádět rozdělení zisku akcionářům pouze tehdy, pokud je schválí představenstvo, a společnost může poté pokračovat ve splácení svých dluhů (článek 2:216 BW). Naše články o odpovědnosti ředitelů a o finančním zabezpečení v rámci práva obchodních společností se těmito riziky podrobněji zabývají.

Dobrý rámec tato rizika snižuje. Dokumentuje, jaké informace měla představenstvo k dispozici, jak byla rizika posouzena a kdo rozhodnutí schválil. Udělení absolutoria valnou hromadou se vztahuje pouze na skutečnosti, které byly zřejmé z roční účetní závěrky nebo jinak sděleny valné hromadě, a pojištění ředitelů a vedoucích pracovníků obvykle vylučuje úmyslné pochybení.

Jak organizujete řízení rizik a interní kontrolu?

Představenstvo je odpovědné za identifikaci hlavních rizik a za kontrolní mechanismy, které je udržují v přijatelných mezích. Dohled nad tím zajišťuje dozorčí rada nebo nevýkonní ředitelé.

Mnoho společností používá uznávané modely, jako je COSO pro interní kontrolu, ISO 31000 pro řízení rizik a model tří linií, v němž management odpovídá za rizika, funkce compliance stanoví zásady a interní audit poskytuje nezávislé ujištění. U společností kótovaných na burze vyžaduje ustanovení o osvědčených postupech 1.4.3 nizozemského kodexu správy a řízení společností prohlášení o kontrole ve zprávě managementu.

Pro menší společnost funguje jednodušší systém: oddělení povinností u plateb, princip čtyř očí nad stanovenou částku, měsíční finanční uzávěrka a krátký registr rizik s vlastníky. Klíčové je, aby představenstvo mohlo prokázat, že znalo hlavní rizika a jednalo podle nich.

Co byste měli zařídit pro zajištění integrity a oznamování nekalých praktik?

Zaměstnavatelé s 50 a více zaměstnanci musí mít podle zákona o ochraně oznamovatelů (Wet bescherming klokkenluiders) zaveden interní postup pro hlášení podezření z protiprávního jednání. Oznamovatelé jsou chráněni před odvetnými opatřeními.

Kodex chování stanoví pravidla týkající se střetu zájmů, darů a boje proti úplatkářství. Kanál pro hlášení funguje pouze tehdy, pokud mu lidé důvěřují. To vyžaduje důvěrné zacházení, jasný postup pro vyšetřování a radu nebo výbor, který se na základě hlášení a získaných poznatků zabývá následnou činností.

Jakou roli hraje rada zaměstnanců a další zainteresované strany?

Společnost s 50 a více zaměstnanci v Nizozemsku musí podle zákona o radách zaměstnanců (Wet op de ondernemingsraden, WOR) zřídit radu zaměstnanců (ondernemingsraad). Rada zaměstnanců má právo být konzultována ohledně důležitých ekonomických rozhodnutí a právo souhlasit s důležitými pracovními předpisy.

Právo na poradenství se vztahuje na rozhodnutí, jako je převod kontroly, reorganizace, významná investice nebo jmenování či odvolání členu představenstva (článek 25 a článek 30 WOR). Poradenství musí být vyžádáno ve fázi, kdy stále může ovlivnit rozhodnutí. Právo na souhlas se vztahuje na ujednání, jako je důchodové zabezpečení, pracovní doba a systémy sledování personálu (článek 27 WOR). Tato práva je třeba začlenit do plánování rozhodnutí, nikoli jako dodatečnou myšlenku.

Akcionáři vykonávají svá práva na valné hromadě. Kótované společnosti také udržují dialog s investory. Banky a další finanční subjekty mají často v rámci úvěrové dokumentace práva na informace a schvalování, což by se mělo odrážet ve schvalovací matrici.

Jaké jsou povinnosti týkající se podávání zpráv?

Každá optiky a nepodnikatelská společnost musí sestavit roční účetní závěrku a v závislosti na své velikosti i zprávu o hospodaření a podat je Obchodní komoře (KvK). Větší společnosti musí také nechat účetní závěrku ověřovat auditorem.

V případě bv (družstevní společnosti) sestaví představenstvo roční účetní závěrku do pěti měsíců od konce účetního roku; valná hromada může tuto lhůtu prodloužit až o pět měsíců (článek 2:210 BW). Po schválení musí být účetní závěrka předložena KvK do osmi dnů a v každém případě do dvanácti měsíců od konce účetního roku. Pozdní podání může vést k pokutě a v případě úpadku k domněnce nesprávného hospodaření, jak je uvedeno výše.

Zprávy o udržitelnosti podle směrnice EU o podávání zpráv o udržitelnosti podniků (CSRD) se vztahují na velké a kótované společnosti. Její rozsah a harmonogram byly EU v roce 2025 změněny, proto si ověřte, zda a kdy do ní vaše společnost spadá.

Kdy se uplatňuje nizozemský kodex správy a řízení společností?

Kodex se vztahuje na společnosti kótované na burze se sídlem v Nizozemsku. Ty musí ve své zprávě o hospodaření uvést, zda dodržují jeho zásady a ustanovení o osvědčených postupech, a vysvětlit jakékoli odchylky.

Tato povinnost „dodržuj nebo vysvětli“ má zákonný základ v článku 2:391 BW a související vyhlášce o obsahu zprávy o vedení společnosti. Aktuální verze kodexu pochází z prosince 2022 a věnuje větší pozornost udržitelné dlouhodobé tvorbě hodnot, diverzitě a kultuře společnosti. Monitorovací výbor pro správu a řízení společností podává zprávy o tom, jak jej společnosti uplatňují.

Nekótované společnosti nejsou Kodexem vázány, ale mnoho z nich jej používá jako referenci, například při přípravě na setkání s investory nebo prodej. Vyberte si prvky, které odpovídají vaší velikosti, místo abyste kopírovali celý Kodex.

Rozmanitost v představenstvu

Od 1. ledna 2022 musí dozorčí rada kótované nevládní společnosti (NV) sestávat alespoň z jedné třetiny z mužů a alespoň z jedné třetiny z žen. Jmenování, které tyto požadavky nesplňuje, je neplatné.

Velké národní a britské vesničky si musí také stanovit vhodné a ambiciózní cíle pro genderovou vyváženost ve svých představenstvech, dozorčích radách a vrcholovém managementu, vypracovat plán k jejich dosažení a každoročně o něm podávat zprávu Sociální a hospodářské radě (SER).

Která pravidla EU ovlivňují správu věcí veřejných?

Kromě nizozemského práva obchodních společností několik pravidel EU svěřuje odpovědnost přímo představenstvu. Nejdůležitější se týkají ochrany údajů, kybernetické bezpečnosti a umělé inteligence.

• Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) vyžaduje, aby společnost byla schopna prokázat soulad s předpisy, v určitých případech jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů a do 72 hodin nahlásit narušení bezpečnosti údajů nizozemskému úřadu pro ochranu osobních údajů (Autoriteit Persoonsgegevens).
• Směrnice NIS2, která je v Nizozemsku implementována prostřednictvím zákona o kybernetické bezpečnosti (Cyberbeveiligingswet), vyžaduje, aby subjekty, na které se směrnice vztahuje, přijaly opatření kybernetické bezpečnosti, která schvaluje a na která dohlíží řídící orgán.
• Zákon EU o umělé inteligenci, který vstoupil v platnost 1. srpna 2024 a uplatňuje se postupně, stanoví povinnosti pro společnosti, které vyvíjejí nebo používají systémy umělé inteligence, v závislosti na úrovni rizika.

Přiřaďte odpovědnost za každou z těchto oblastí určenému členovi představenstva a zajistěte, aby představenstvo dostávalo pravidelné zprávy.

Jak přizpůsobujete řízení vaší společnosti?

Zachovejte proporcionální rámec. Startup potřebuje jasná rozhodovací práva a základní kontroly; skupina se zahraničními dceřinými společnostmi potřebuje společný základní rámec s místními doplňky.

Skupiny a přeshraniční operace

Ve skupině stanoví mateřská společnost základní zásady a vyhrazené záležitosti. Představenstvo každé dceřiné společnosti musí i nadále jednat v zájmu své vlastní společnosti.

Toto napětí je v praxi důležité. Pokyn mateřské společnosti, který poškozuje dceřinou společnost, například přesunem aktiv z ní, může vystavit ředitele dceřiné společnosti odpovědnosti. Veďte centrální registr subjektů s řediteli, signatáři a daty podání a zajistěte, aby se místní představenstva skutečně scházela a rozhodovala.

Nadace a spolky

Od 1. července 2021 uplatňuje zákon o řízení a dohledu nad právnickými osobami (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, WBTR) podobná pravidla týkající se povinností, střetu zájmů a odpovědnosti na nadace a sdružení.

Co byste si jako ředitel měli ověřit?

Jakožto člen představenstva nesete osobní odpovědnost podle článků 2:9 a 2:248 stavebního zákoníku, proto si ověřte, zda vás tento rámec v praxi chrání:

• Víte, která rozhodnutí vyžadují předchozí schválení podle stanov nebo akcionářské smlouvy, a je toto schválení zaznamenáno?
• Nahlásili jste všechny střetnutí osobních zájmů a vyhnuli jste se tomuto rozhodnutí (článek 2:239(6) BW pro bv)?
• Jsou rozhodnutí představenstva zaznamenávána s informacemi, na nichž byla založena?
• Jsou roční účetní závěrky připraveny a předloženy KvK v zákonných lhůtách?
• Byla rada zaměstnanců včas požádána o stanovisko k rozhodnutím uvedeným v článku 25 WOR?

Co byste si jako akcionář měli ověřit?

Jako akcionář uplatňujete svůj vliv prostřednictvím valné hromady a dokumentů, které podepisujete, proto si ověřte:

• Která rozhodnutí stanovy vyhrazují valné hromadě a zda můžete dávat představenstvu pokyny (článek 2:239(4) BW).
• Kdo jmenuje a odvolává ředitele a členy dozorčí rady a zda režim pro velké společnosti toto právo omezuje.
• Jaká máte informační práva mezi valnými hromadami, ať už podle zákona nebo smlouvy akcionářů.
• Zda jsou výnosy před jejich obdržením testovány na základě kritéria pro výnosy podle článku 2:216 BW.
• Jak se řeší patová situace a odchod, například převodní doložkou nebo postupem pro šetření (enquêteprocedure) u Obchodní komory.

Co pro vás můžeme udělat s vaším rámcem správy a řízení?

Náš tým pro korporátní právo nastavuje a kontroluje řízení pro nizozemské i mezinárodní společnosti:

• Porovnáme vaše stanovy a akcionářskou smlouvu s Book 2 BW a s vaším skutečným rozhodováním.
• Vypracujeme pravidla představenstva, schvalovací matici a postup pro řešení střetu zájmů.
• Posuzujeme, zda se uplatňuje režim pro velké společnosti a jaký režim výjimky nebo zmírněného režimu je k dispozici.
• Právo rady zaměstnanců na poradenství a souhlas začleňujeme do důležitých rozhodnutí, jako je reorganizace nebo prodej.
• Radíme ředitelům ohledně osobní odpovědnosti před přijetím vysoce rizikového rozhodnutí.

Shrnutí

• Rámec správy a řízení společností stanoví, kdo rozhoduje, kdo dohlíží a jak ředitelé odpovídají za svá rozhodnutí.
• V Nizozemsku jsou základní pravidla uvedena v knize 2 BW; nizozemský kodex správy a řízení společností se vztahuje na společnosti kótované na burze na základě zásady „dodržuj nebo vysvětli“.
• Ředitelé musí jednat v zájmu společnosti, což zahrnuje zájmy zaměstnanců, věřitelů a dalších zúčastněných stran.
• Můžete si vybrat mezi dvoustupňovou a jednostupňovou správní radou; režim velkých společností vyžaduje dohled.
• Zaznamenejte pravomoc ve stanovách, pravidlech představenstva a schvalovací matici a včas zapojte radu zaměstnanců.

Zákonná pravidla lze nalézt v knize 2 nizozemského občanského zákoníku.

Často kladené otázky