Správa a řízení společností v Nizozemsku: pravidla pro obchodní a nebankovní společnosti

Povinnosti v oblasti správy a řízení společností v nizozemských společnostech pocházejí ze tří zdrojů: Knihy 2 nizozemského občanského zákoníku (BW), nizozemského kodexu správy a řízení společností pro kótované společnosti a odvětvové regulace pro finanční instituce a další regulované podniky. Většina chyb v dodržování předpisů vzniká, když jsou tyto vrstvy zaměněny, například když soukromá společnost předpokládá, že se na ni kodex vztahuje, nebo když kótovaná společnost považuje kodex za volitelný.

Pro soukromou společnost je praktické jádro skromné, ale často opomíjené: rozhodnutí přijímaná příslušným orgánem, postup pro případ střetu zájmů, řádná evidence a včas podaná roční účetní závěrka. Promeškání lhůty pro podání má vážné důsledky, protože v případě bankrotu vede k presumpci nesprávného hospodaření.

Která pravidla platí pro vaši společnost?

Každá nizozemská obchodní společnost (BV) a neregistrovaná společnost (NV) podléhá závazným pravidlům Knihy 2 BW. Nizozemský kodex správy a řízení společností se vztahuje pouze na společnosti kótované na burze a sektorová pravidla platí pouze v případě, že podnikáte v regulovaném sektoru.

Kniha 2 BW stanoví, kdo co v rámci společnosti dělá: představenstvo (bestuur) řídí společnost, dozorčí rada (raad van commissarissen) ji dohlíží, pokud existuje, a valná hromada (algemene vergadering) akcionářů přijímá rozhodnutí, která jsou jí vyhrazena zákonem nebo stanovami. Tato pravidla platí pro společnost s ručením omezeným (besloten vennootschap, BV) i pro akciovou společnost (naamloze vennootschap, NV) s rozdíly v detailech. Zákonné znění je k dispozici na wetten.overheid.nl.

Nizozemský kodex správy a řízení společností obsahuje zásady a ustanovení o osvědčených postupech pro společnosti kótované na burze. Společnosti kótované na burze musí ve své zprávě o hospodaření uvést, zda jej dodržují, a vysvětlit jakékoli odchylky. Aktuální znění kodexu správy a řízení společností zveřejnil monitorovací výbor na webových stránkách mccg.nl.

Banky, pojišťovny, investiční firmy a některé další podniky čelí dalším pravidlům správy a řízení, například ohledně vhodnosti a integrity ředitelů, na která dohlíží De Nederlandsche Bank (DNB) a Nizozemský úřad pro finanční trhy (AFM). Pokud je vaše podnikání regulováno, platí tato pravidla nadřazená právu obchodních společností.

Potřebujete dvoupatrovou desku?

V zásadě ne. BV nebo NV může fungovat pouze s představenstvem, s představenstvem a dozorčí radou (dvoustupňový systém) nebo s jednou radou složenou z výkonných a nevýkonných ředitelů (jednostupňový systém, článek 2:129a a článek 2:239a BW).

Dozorčí rada se stává povinnou v rámci strukturálního režimu (structuurregime) pro velké společnosti. Tento režim se uplatňuje, pokud společnost splňuje tři kritéria po nepřetržitou dobu: její základní kapitál a rezervy překračují prahovou hodnotu stanovenou vyhláškou, společnost nebo závislá společnost má radu zaměstnanců a zaměstnává v Nizozemsku alespoň 100 lidí. Dozorčí rada strukturální společnosti má v režimu plné struktury další pravomoci, například jmenování ředitelů. Dozorčí radu může nahradit jednostupňová rada s nevýkonnými řediteli.

Menší společnosti zřídka potřebují dozorčí radu. Investoři o ni někdy požádají, nebo o poradní radu; poradní rada bez základu ve stanovách nemá podle Knihy 2 BW žádné zákonné pravomoci.

Jaké mají ředitelé povinnosti?

Ředitelé musí vykonávat své povinnosti řádně a v zájmu společnosti a jejího podnikání (článek 2:9 a článek 2:129 nebo 2:239 BW). Tento zájem zahrnuje zájmy akcionářů, zaměstnanců a dalších zúčastněných stran.

Představenstvo nese kolektivní odpovědnost, a to i v případě, že si členové představenstva mezi sebou rozdělili úkoly. Podle článku 2:9(2) BW se člen představenstva zbavuje odpovědnosti za nesprávné řízení pouze tehdy, pokud záležitost nespadala do jeho pravomoci podle rozdělení úkolů, nelze ho za ni vinit a nebyl nedbalý při přijímání opatření k zabránění následkům. V praxi to znamená, že člen představenstva nemůže jednoduše říci, že finance byly oblastí působnosti jeho kolegy.

Ředitel je osobně odpovědný společnosti pouze tehdy, lze-li proti němu vznést závažnou výtku (ernstig verwijt). To je vysoká hranice. Jednání v rozporu se stanovami, ignorování jasných varování nebo podstupování nepřijatelných rizik může tuto hranici splnit. Ředitelé mohou být odpovědní i vůči třetím stranám, například pokud způsobí, že společnost uzavře závazky, ačkoli věděli nebo měli vědět, že je nemůže splnit.

Valná hromada může každoročně udělit ředitelům absolutorium ( dearmory ) za jejich řízení. Absolutace není automatická a má určitá omezení. Podle nizozemské judikatury se vztahuje pouze na to, co akcionáři mohli vědět z ročních účetních závěrek nebo z informací, které jim byly jinak poskytnuty. Nechrání ředitele před nároky správce konkursní podstaty jménem věřitelů.

Ředitelé musí také vést řádné záznamy o finanční situaci společnosti, aby bylo možné kdykoli určit její práva a povinnosti (článek 2:10 BW). Tyto záznamy musí být uchovávány po dobu sedmi let. V případě bankrotu vede nedostatečná evidence ke stejné presumpci nesprávného hospodaření jako pozdní podání roční účetní závěrky.

Jak řešíte střet zájmů?

Ředitel s přímým nebo nepřímým osobním zájmem, který je v rozporu se zájmem společnosti, se nesmí účastnit jednání a rozhodování o dané záležitosti (článek 2:129(6) a článek 2:239(6) BW). Pokud nelze v důsledku toho přijmout žádné usnesení, rozhodne dozorčí rada, nebo valná hromada, pokud dozorčí rada neexistuje, pokud stanovy nestanoví jinak.

Ke střetu zájmů dochází tehdy, když nelze očekávat, že člen představenstva bude sloužit zájmům společnosti s požadovanou integritou a objektivitou, například když společnost uzavírá smlouvu s jinou společností vlastněnou tímto členem představenstva. V zápise z jednání uveďte, že se člen představenstva neúčastnil a proč. Usnesení přijaté v rozporu s pravidlem o střetu zájmů může být anulováno a člen představenstva, který toto pravidlo ignoruje, je více vystaven odpovědnosti.

Příklad pro ilustraci: BV má dva ředitele, z nichž jeden vlastní také společnost, která má BV pronajmout budovu. Tento ředitel by měl střet zájmů oznámit, opustit diskusi a nehlasovat. Druhý ředitel rozhoduje sám a zápis zaznamená, proč je nájemné na tržní úrovni. Pokud stanovy v takové situaci svěřují rozhodnutí dozorčí radě nebo valné hromadě, rozhoduje tento orgán.

Ve společnosti s jediným ředitelem, který je zároveň jediným akcionářem, rozhodnutí činí valná hromada. Přesto je vhodné jej zaznamenat písemně, protože správce konkursní podstaty se těmito transakcemi později bude podrobně zabývat.

Která rozhodnutí náleží akcionářům?

Valná hromada má veškeré pravomoci, které zákon nebo stanovy nesvěřují představenstvu ani jiným orgánům. Patří mezi ně schvalování roční účetní závěrky, změny stanov, jmenování a odvolání ředitelů a v případě BV rozhodování o rozdělení zisku.

Akcionáři mají právo účastnit se valné hromady a vystupovat na ní a v závislosti na výši svých akcií i hlasovat. Od zákona Flex BV Act z roku 2012 mohou stanovy BV vytvářet akcie bez hlasovacího práva nebo bez práva na zisk. Stanovy mohou také vyžadovat, aby představenstvo řídilo se pokyny valné hromady, pokud tyto pokyny nejsou v rozporu se zájmy společnosti.

Výplata zisku akcionářům v investiční společnosti podléhá dvěma kritériím. Vlastní kapitál musí převyšovat rezervní fondy, které musí být udržovány, a představenstvo musí výplatu schválit, což může učinit pouze tehdy, pokud je společnost schopna i nadále splácet své splatné dluhy (článek 2:216 investičního zákona). Ředitelé, kteří schválí výplatu, ačkoli věděli nebo měli předvídat, že společnost nebude schopna nadále splácet své dluhy, nesou za schodek společnou a nerozdílnou odpovědnost.

Kdy musíte sestavit a podat roční účetní závěrku?

Představenstvo musí sestavit roční účetní závěrku do pěti měsíců po skončení účetního roku, přičemž lhůtu může valná hromada prodloužit až o pět měsíců (článek 2:210 BW pro BV). Účetní závěrka musí být předložena Obchodní komoře (KvK) do osmi dnů od jejího schválení a v každém případě do dvanácti měsíců po skončení účetního roku (článek 2:394 BW).

Malé společnosti mohou podávat zkrácené účetní závěrky, ale i tak je musí podat. Důsledky pozdního podání jsou značné. Pokud společnost vyhlásí úpadek do tří let od pozdního podání, má se za to, že představenstvo řádně vykonalo své povinnosti, a to se považuje za důležitou příčinu úpadku (článek 2:248(2) BW). Ředitelé pak nesou osobní odpovědnost za schodek, pokud nemohou tuto domněnku vyvrátit, což je obtížné.

Také udržujte registr akcionářů aktuální (článek 2:194 BW pro BV) a registrujte konečné skutečné vlastníky (UBO) u Obchodní komory.

Jaká další pravidla platí pro společnosti kótované na burze?

Společnosti kótované na burze musí uplatňovat Kodex správy a řízení společností na základě zásady „dodržuj nebo vysvětli“ a splňovat další zákonné požadavky týkající se složení představenstva, odměňování a zveřejňování informací. AFM dohlíží na jejich povinnosti v oblasti finančního výkaznictví a zveřejňování informací.

„Dodržuj, nebo vysvětli“ znamená, že odchylka od Kodexu je povolena, pokud ji společnost řádně vysvětlí ve své zprávě o vedení. To neznamená, že Kodex je dobrovolný: společnost, která Kodex ani nedodržuje, ani neposkytuje vysvětlení, porušuje svou zákonnou informační povinnost. Akcionáři mohou tuto záležitost vznést na valné hromadě.

Monitorovací výbor zveřejnil dne 20. března 2025 aktualizovanou verzi s názvem Kodex správy a řízení společností z roku 2025. Platí pro účetní období začínající 1. ledna 2025 nebo později. Významným doplňkem je, že představenstvo musí vydat prohlášení o účinnosti interních systémů řízení rizik a kontroly společnosti. Kodex z roku 2025 byl stanoven vyhláškou ze dne 23. ledna 2026 (Staatsblad 2026, 15) podle článku 2:391a BW, takže mu ze zákona vyplývá oznamovací povinnost.

Od 1. ledna 2022 musí dozorčí rada kótované na burze nebytové společnosti (NV) tvořit alespoň jednu třetinu mužů a alespoň jednu třetinu žen a jmenování, které k této rovnováze nepřispívá, je neplatné (článek 2:142b BW). Velké NV a BV si musí rovněž stanovit vhodné cíle pro genderovou vyváženost ve svých řídících a dozorčích radách a podávat o nich zprávy. Kótované společnosti musí dále předložit valné hromadě k přijetí politiku odměňování a zveřejnit výroční zprávu o odměňování.

Která další pravidla ovlivňují správu a řízení?

Účast zaměstnanců, ochrana oznamovatelů, prověřování investic a podávání zpráv o udržitelnosti přidávají další povinnosti. Které z nich platí, závisí na vaší velikosti a odvětví.

Společnost, která obvykle zaměstnává alespoň 50 lidí, musí podle zákona o radách zaměstnanců (Wet op de ondernemingsraden) zřídit radu zaměstnanců (ondernemingsraad). Rada zaměstnanců má právo poskytovat poradní služby v důležitých rozhodnutích, jako je změna kontroly nebo velká reorganizace, a právo souhlasit s určitými pracovními předpisy. Ignorování těchto práv může vést k zablokování rozhodnutí Podnikatelskou komorou (Ondernemingskamer).

Zaměstnavatelé s alespoň 50 zaměstnanci musí mít zaveden interní postup pro hlášení podezření z protiprávního jednání podle zákona o ochraně oznamovatelů (Wet bescherming klokkenluiders). Investice do společností, které se aktivně podílejí na životně důležitých procesech nebo citlivých technologiích, mohou být povinny být oznámeny podle zákona o prověřování investic (Wet Vifo).

Velké společnosti také podléhají pravidlům EU pro podávání zpráv o udržitelnosti. EU v letech 2025 a 2026 revidovala rozsah a načasování těchto pravidel, proto si před vytvořením procesu podávání zpráv ověřte, které požadavky se na vaši společnost vztahují pro který finanční rok.

Co se stane, když se správa věcí veřejných pokazí?

Akcionáři nebo rada zaměstnanců mohou požádat Podnikatelskou komoru Amsterdam Odvolací soud nařídí prošetření politiky a záležitostí společnosti. Podnikatelská komora může také přijmout okamžitá opatření, jako je pozastavení výkonu funkce ředitelů nebo jmenování dočasného dozorčího ředitele.

Vyšetřovací řízení (enquêteprocedure) podle článků 2:344 a násl. BW je účinným nástrojem ve sporech mezi akcionáři. Prahová hodnota pro akcionáře závisí na velikosti společnosti a jejím kapitálu. Pokud šetření prokáže špatné hospodaření, může soud uložit konečná opatření, včetně odvolání ředitelů nebo zrušení usnesení. Samostatně usnesení, které nebylo přijato v souladu se zákonem nebo stanovami, může být neplatné nebo zrušitelné (články 2:14 a 2:15 BW). Pečlivé rozhodování proto chrání společnost i ředitele.

Co byste si jako ředitel měli ověřit?

Většina odpovědnosti ředitele začíná přehlédnutou formalitou. Tyto body kontrolujte alespoň jednou ročně.

• Jsou usnesení přijímána orgánem určeným články a zaznamenávána písemně?
• Máte postup pro střet zájmů podle článku 2:129(6) nebo 2:239(6) BW a je o neúčasti vedena zpráva?
• Jsou roční účetní závěrky připraveny do pěti měsíců a předloženy KvK do dvanácti měsíců po skončení účetního období?
• Splňuje každé rozdělení v BV kritéria rozdělení podle článku 2:216 BW, zdokumentovaného v době schválení?
• Dosáhla společnost prahové hodnoty 50 zaměstnanců pro zřízení rady zaměstnanců a postup pro oznamování nekalých praktik, nebo kritérií strukturálního režimu?

Co byste si jako akcionář měli ověřit?

Akcionáři uplatňují vliv prostřednictvím valné hromady a stanov. Před investováním nebo hlasováním si tyto body ověřte.

• Která rozhodnutí stanovy vyhrazují valnou hromadu a může dávat představenstvu pokyny?
• Mají vaše akcie hlasovací práva a práva na zisk, nebo stanovy vytvořily jiné třídy akcií podle pravidel Flex BV?
• Je vaše jméno správně zapsáno v seznamu akcionářů?
• Vztahuje se udělení absolutoria na více než jen roční účetní závěrku a informace, které jste skutečně obdrželi?
• Vlastníte dostatek akcií, abyste mohli požádat o šetření u Obchodní komory podle článku 2:346 BW?

Co pro vás můžeme udělat v oblasti správy a řízení společností?

Poskytujeme poradenství ředitelům, členům dozorčí rady a akcionářům nizozemských společností v otázkách správy a řízení, rozhodování a odpovědnosti; více informací naleznete na naší stránce pro podnikové právníky a v našem článku o registraci společnosti v Nizozemsku .

• Prověříme vaše stanovy a akcionářské smlouvy a navrhneme jejich změny.
• Vypracováváme usnesení představenstva a akcionářů, včetně usnesení o střetu zájmů a rozdělení zisku.
• Nastavíme postup pro řešení střetu zájmů a pravidla pro představenstvo, které budou vyhovovat vaší společnosti.
• Posuzujeme rizika odpovědnosti ředitele po zmeškání lhůty pro podání žádosti nebo po sporném rozdělení zisku.
• Připravujeme a vedeme vyšetřovací řízení před Podnikatelskou komorou Amsterdam Odvolací soud.

Shrnutí

• Kniha 2 Kodexu správy a řízení společností se vztahuje na všechny obchodní společnosti (BV) a neobchodní společnosti (NV); Kodex správy a řízení společností se vztahuje na společnosti kótované na burze na základě zásady „dodržuj nebo vysvětli“.
• Dozorčí rada je povinná pouze v rámci strukturálního režimu; možná je i jednostupňová rada.
• Ředitel s střetem osobních zájmů se nesmí účastnit rozhodování.
• Podejte roční účetní závěrku do dvanácti měsíců po skončení účetního období; pozdní podání vede k presumpci nesprávného hospodaření v případě konkurzu.
• Výplaty v rámci BV vyžadují schválení představenstva na základě testu solventnosti s osobní odpovědností ředitelů, kteří se v něm dopustí chyb.

Často kladené otázky