Všeobecné obchodní podmínky: jejich formulace tak, aby se vztahovaly na nizozemské právo

Všeobecné obchodní podmínky (algemene voorwaarden) chrání vaši firmu pouze tehdy, pokud jsou platnou součástí smlouvy. Podle nizozemského práva to závisí především na jedné otázce: měla druhá strana přiměřenou možnost si je přečíst před uzavřením smlouvy nebo při jejím uzavření? Pokud ne, může druhá strana podmínky zrušit a vaše omezení odpovědnosti zaniká spolu s ostatními.

Hlavní výjimka se týká větších firemních zákazníků. Společnost, která zveřejňuje roční účetní závěrky nebo pro kterou pracuje alespoň 50 lidí, se nemůže na tyto důvody pro neplatnost odvolávat. Pro spotřebitele zákon naopak přidává černou a šedou listinu ustanovení, která jsou nepřiměřeně zatěžující.

Co se považuje za všeobecné obchodní podmínky?

Všeobecné obchodní podmínky jsou písemné doložky sepsané pro použití v několika smlouvách. Základní podmínky, jako je cena a popis toho, co dodáváte, nespadají do této definice, pokud jsou jasné a srozumitelné.

Tato definice pochází z článku 6:231 nizozemského občanského zákoníku (Burgerlijk Wetboek, BW). Pravidla pro všeobecné obchodní podmínky jsou stanovena v článcích 6:231 až 6:247 BW . Důležitý je účel textu, nikoli jeho název. Standardní šablona cenové nabídky s doložkami o dodání, platbě a odpovědnosti, kterou používáte pro každého zákazníka, jsou všeobecné obchodní podmínky, i když je nazýváte jinak. Doložka, kterou jste vyjednali pro jeden konkrétní obchod, všeobecné obchodní podmínky nejsou.

Rozdíl mezi klíčovými ustanoveními je důležitý. Klíčové ustanovení nelze testovat podle pravidel o nepřiměřeně závazných ustanoveních. Pokud však cenu nebo hlavní závazek skryjete v nejasném znění, soud s tímto ustanovením zachází jako s běžnou podmínkou, kterou lze testovat.

Jak začleníte své podmínky do smlouvy?

Platnost svých podmínek musíte deklarovat před uzavřením smlouvy nebo v jejím průběhu, například v cenové nabídce, potvrzení objednávky nebo online pokladně. Reference zaslaná až s fakturou po uzavření smlouvy přichází příliš pozdě.

Jakmile druhá strana přijme použitelnost vašich podmínek, je jejich obsahem vázána, i když si je nikdy nepřečetla (článek 6:232 BW). Proto by samotný odkaz měl být jasný a bezpodmínečný: „Naše všeobecné obchodní podmínky se vztahují na všechny naše nabídky a smlouvy; kopie je přiložena.“

Dvě sady podmínek: bitva forem

V obchodu mezi podniky se dodavatel často odkazuje na své vlastní podmínky a kupující odpovídá objednávkou, která odkazuje na jeho podmínky. Podle článku 6:225(3) BW nemá druhý odkaz žádný účinek, pokud výslovně neodmítne první soubor podmínek. V praxi vyhrává první strana, která se odvolá na své podmínky, pokud je druhá strana jasně neodmítne.

Při přeshraničním prodeji zboží se často uplatňuje Vídeňská úmluva o koupi zboží (CISG) místo nizozemského občanského zákoníku a její pravidla o kolizních podmínkách fungují odlišně. Pokud obchodujete mezinárodně, ověřte si, který režim se uplatňuje, a zvažte, zda ve smlouvě samotné, nikoli pouze ve vašich podmínkách, neobsahuje výslovnou doložku o rozhodném právu a příslušném soudu.

Kdy může druhá strana zrušit vaše podmínky?

Druhá strana může zrušit doložku ze dvou důvodů podle článku 6:233 BW: doložka je nepřiměřeně zatěžující nebo jste druhé straně nedali přiměřenou příležitost seznámit se s podmínkami. Druhý důvod ovlivňuje podmínky jako celek.

Povinnost zajistit podmínky

Článek 6:234 BW stanoví, co znamená přiměřená příležitost. Podmínky musíte zpravidla předat před uzavřením smlouvy nebo při jejím uzavření. Pouze pokud to není přiměřeně možné, můžete druhé straně před uzavřením smlouvy sdělit, kde si lze podmínky prohlédnout, například proto, že jsou uloženy u Obchodní komory (KvK) nebo u soudu, a že jim je na požádání bezplatně zašlete.

U smluv uzavřených online musíte podmínky zpřístupnit elektronicky před uzavřením smlouvy nebo při jejím uzavření, a to způsobem, který druhé straně umožní jejich uložení. Odkaz na PDF soubor ke stažení v pokladně nebo v e-mailu, kterým se smlouva uzavírá, tento požadavek obvykle splňuje. Prohlášení drobným písmem, že podmínky „jsou k dispozici na vyžádání“, tento požadavek nesplňuje, pokud byste je mohli snadno přiložit.

Kdo se nemůže na tyto důvody spolehnout?

Podle článku 6:235 BW se společnost, která zveřejnila svou roční účetní závěrku nebo pro kterou pracuje alespoň 50 lidí, nemůže dovolávat těchto důvodů pro neplatnost. Strana, která sama používá stejné nebo z velké části stejné podmínky, nemůže argumentovat, že neměla možnost si je přečíst. Vůči těmto stranám lze doložku stále zrušit, pokud by její použití bylo nepřijatelné z hlediska standardů přiměřenosti a spravedlnosti (redelijkheid en billijkheid, článek 6:248(2) BW).

Které doložky nejsou ve spotřebitelských smlouvách povoleny?

Ve smlouvách se spotřebiteli jsou ustanovení na černé listině v článku 6:236 BW vždy nepřiměřeně zatěžující a u ustanovení na šedé listině v článku 6:237 BW se za takové předpokládá. V případě ustanovení na šedé listině musíte jako podnik prokázat, že je v konkrétním případě přiměřené.

Mezi příklady z černé listiny patří ustanovení, které spotřebiteli odebírá právo ukončit smlouvu nebo ji zrušit, zvýšení ceny do tří měsíců od uzavření smlouvy, aniž by spotřebiteli dalo právo ji zrušit, a volba jiného soudu než soudu v místě bydliště spotřebitele, pokud spotřebitel nemá jeden měsíc na to, aby si tento soud zvolil. Omezeno je také tiché obnovení spotřebitelského předplatného: po uplynutí prvního období může smlouva pokračovat pouze na dobu neurčitou s výpovědní lhůtou nejvýše jeden měsíc.

Šedý seznam obsahuje ustanovení, která vylučují nebo omezují vaši odpovědnost, dávají vám právo podstatně změnit vaše plnění nebo ukládají spotřebiteli výpovědní lhůtu delší než tři měsíce. Taková ustanovení nejsou automaticky neplatná, ale v případě sporu nesete důkazní břemeno.

Pro spotřebitele platí dvě další pravidla. Je-li ustanovení nejasné, platí výklad nejpříznivější pro spotřebitele (článek 6:238(2) BW). A některá práva spotřebitelů nelze vůbec vyloučit, ať už vaše podmínky stanoví cokoli. Příkladem je zákonná záruka (soulad) se smlouvou pro spotřebitelské nákupy a pravidlo, že od spotřebitele nelze požadovat, aby předem zaplatil více než polovinu ceny (článek 7:26(2) BW).

Právo na odstoupení od smlouvy ve 14denní lhůtě se vztahuje na smlouvy uzavřené na dálku, jako je prodej v internetovém obchodě, a na smlouvy uzavřené mimo obchodní prostory (článek 6:230o BW). Nevztahuje se na každou spotřebitelskou smlouvu, takže to takto nepopisujte. Úřad pro spotřebitele a trhy (ACM) může podniknout donucovací opatření proti podnikům, které používají vůči spotřebitelům nepřiměřené podmínky.

Chrání seznamy i firemní zákazníky?

Černé a šedé listiny se mezi podniky přímo neuplatňují. Malý podnikatelský klient může i tak požádat soud o zrušení klauzule jako nepřiměřeně zatěžující podle obecného pravidla článku 6:233(a) BW.

Při uplatňování tohoto otevřeného standardu mohou soudy zohlednit seznamy u menších podniků, které jsou v postavení srovnatelném se spotřebitelem. Tomu se říká reflexní efekt (reflexwerking). Živnostník, který si pro svou firmu koupí dodávku nebo předplatné softwaru, není spotřebitelem, ale i tak může z této ochrany těžit.

Bez ohledu na typ zákazníka platí jedno omezení. Klauzule, která vylučuje odpovědnost za škodu způsobenou vaším vlastním úmyslem nebo hrubou nedbalostí, obecně nebude dodržena, protože spoléhání se na ni je podle standardů přiměřenosti a spravedlnosti nepřijatelné. S ohledem na to připravte omezení odpovědnosti: stanovte jej na určitou částku nebo pojistnou částku a z limitu vyloučte úmysl a hrubou nedbalost.

Co by měly vaše obchodní podmínky zahrnovat?

Dobré podmínky se řídí celou dobu trvání smlouvy: jak je uzavřena, co musí každá strana udělat, co se stane, když se něco pokazí, a jak se řeší spor. Většina podniků potřebuje alespoň následující body.

• Definice a rozsah: na které nabídky a smlouvy se podmínky vztahují a že podmínky druhé strany jsou odmítnuty
• Nabídky, přijetí, ceny a platební podmínky, včetně zákonných obchodních úroků a nákladů na vymáhání
• Dodání, přechod rizika a výhrada vlastnictví (eigendomsvoorbehoud, článek 3:92 BW)
• Záruka, reklamační řízení a omezení odpovědnosti
• Vyšší moc, pozastavení a ukončení
• Duševní vlastnictví a důvěrnost, pokud je to relevantní
• Rozhodné právo a příslušný soud

Pro firemní zákazníky je třeba věnovat pozornost zákonným pravidlům týkajícím se platebních podmínek. Mezi podniky je platební lhůta delší než 60 dní platná pouze tehdy, pokud není hrubě nespravedlivá vůči věřiteli (článek 6:119a BW). Od 1. července 2022 si velká společnost, která nakupuje od malého nebo středního podniku, nemůže sjednat platební lhůtu delší než 30 dní (článek 6:119a BW). Mezi lety 2017 a polovinou roku 2022 byla maximální lhůta 60 dní.

Pro spotřebitele uveďte informace požadované zákonem, jako jsou vaše kontaktní údaje, právo na odstoupení od smlouvy, pokud se uplatňuje, a jak funguje zákonná záruka. Mnoho firem používá dvě verze: jednu pro firemní zákazníky a jednu pro spotřebitele. Díky tomu je každá verze čitelná a nedochází k posuzování spotřebitelské klauzule podle přísnějších pravidel pro spotřebitele v obchodní smlouvě nebo naopak.

Jak krok za krokem formulujete své podmínky?

Začněte s riziky vašeho vlastního podnikání, ne s šablonou. Zeptejte se sami sebe, zda prodáváte spotřebitelům, firmám nebo obojímu, jaké škody mohou vaše produkty nebo služby způsobit, zda dodáte jednorázově, nebo poskytujete průběžnou službu, a jak chcete být placeni.

Pak se rozhodněte na základě toho. Mnoho obchodních sdružení nabízí svým členům oborové podmínky. Některé byly vyjednány se spotřebitelskými organizacemi pod záštitou Sociální a hospodářské rady (SER). Zkontrolujte, zda odpovídají vaší skutečné práci, a doplňte, co chybí.

Podmínky zkopírované od konkurence nebo ze zahraniční šablony jsou častým zdrojem problémů. Mohou odkazovat na zahraniční právo, používat pojmy, které v nizozemském právu neexistují, nebo obsahovat ustanovení, která spadají na černou listinu.

Můžete později změnit své obchodní podmínky?

Ano, ale nové podmínky platí pouze pro nové smlouvy, pokud stávající smlouva neumožňuje jejich změnu. U běžících smluv, jako jsou předplatné nebo smlouvy o poskytování služeb, potřebujete dodatek a změny musíte včas oznámit.

Pro spotřebitele je klauzule, která umožňuje podstatně změnit plnění, na šedé listině. V praxi je dodatečná klauzule pro spotřebitele přijatelná pouze tehdy, pokud může spotřebitel smlouvu vypovědět, pokud je změna v jeho neprospěch. Zvýšení ceny do tří měsíců od uzavření smlouvy je povoleno pouze tehdy, pokud ji spotřebitel může následně vypovědět.

U firemních zákazníků máte více prostoru, ale platí stejný princip. Změny oznamte písemně, poskytněte jim přiměřenou lhůtu, než vstoupí v platnost, a zašlete nový text. Zákazník, který nikdy neobdržel pozměněnou verzi, může argumentovat tím, že mu nebyla dána možnost si ji přečíst.

Měli byste podat své podmínky u Obchodní komory nebo u soudu?

Podání není ze zákona povinné, ale může být užitečné. Ukazuje, která verze platila v daném okamžiku, a umožňuje vám odkázat se na podanou verzi, pokud předání podmínek není rozumně možné.

Podání nenahrazuje povinnost poskytnout podmínky. Obecným pravidlem zůstává, že je předáte před uzavřením smlouvy nebo při jejím uzavření. Na podanou verzi se můžete odvolat pouze tehdy, pokud jejich předání nebylo rozumně možné, což soudy akceptují jen zřídka, například u smlouvy uzavřené telefonicky.

Kterým chybám byste se měli vyvarovat?

Nejčastější chybou je, že podmínky nebyly nikdy řádně poskytnuty. Řádek ve spodní části citace, který uvádí, že podmínky „lze nalézt na našich webových stránkách“, bez přímého odkazu nebo přílohy, se u soudu často ukáže jako nedostatečný.

Druhou chybou je přílišné omezení odpovědnosti. Klauzule, která vylučuje veškerou odpovědnost, včetně úmyslu a hrubé nedbalosti, vyzývá soud k jejímu úplnému zrušení a ponechává vám jakékoli omezení. Mírný limit má mnohem větší šanci.

Co byste si měli jako uživatel podmínek ověřit?

• Před uzavřením smlouvy se v každé cenové nabídce, potvrzení objednávky a online pokladně odvolávejte na své podmínky.
• Přiložte podmínky nebo poskytněte odkaz ke stažení a uschovejte si důkaz, že jste tak učinili (článek 6:234 BW).
• Zkontrolujte spotřebitelské podmínky na černé listině (článek 6:236 BW) a šedé listině (článek 6:237 BW).
• Z omezení odpovědnosti vyloučte úmysl a hrubou nedbalost.
• Výslovně odmítněte podmínky druhé strany, abyste se vyhnuli prohře ve formálním sporu podle článku 6:225(3) BW.

Co byste si měli jako druhá strana ověřit?

• Zkontrolujte, zda jste podmínky obdrželi před uzavřením smlouvy nebo při jejím uzavření.
• Ověřte, zda se vaše firma může odvolat na důvody pro neplatnost, nebo zda spadá pod článek 6:235 BW (zveřejňované účetní závěrky nebo alespoň 50 osob).
• Jako spotřebitel si ověřte ustanovení o odpovědnosti, výpovědních lhůtách a zvýšení cen na černé a šedé listině.
• Pokud chcete, aby platily vaše vlastní podmínky, výslovně odmítněte protichůdné podmínky.

Co pro vás můžeme udělat s vašimi všeobecnými obchodními podmínkami?

Naši korporátní právníci navrhují a kontrolují všeobecné obchodní podmínky pro nizozemské i mezinárodní firmy.

• Všeobecné obchodní podmínky připravujeme v samostatných verzích pro spotřebitele a firemní zákazníky, které odpovídají vašemu podnikání.
• Porovnáváme stávající podmínky s černými a šedými listinami a s pravidly platebních podmínek.
• Kontrolujeme, jak vaše cenové nabídky, potvrzení objednávek a pokladní podmínky odpovídají smluvním podmínkám.
• Navrhneme omezení odpovědnosti a dodatek k smlouvě, které pravděpodobně obstojí.
• Posuzujeme spor o použitelnost podmínek a vypracujeme návrh dopisu o zrušení nebo odpovědi.

Shrnutí

• Všeobecné obchodní podmínky zavazují druhou stranu pouze tehdy, pokud jste je prohlásili za platné a předali jí je před uzavřením smlouvy nebo při jejím uzavření (články 6:232 až 6:234 BW).
• Velké společnosti a strany, pro které pracuje alespoň 50 lidí, se nemohou dovolávat těchto důvodů pro neplatnost (článek 6:235 BW).
• Na spotřebitele se vztahuje černá a šedá listina (články 6:236 a 6:237 BW); menší podniky z toho mohou mít nepřímý prospěch.
• Nikdy nevylučujte odpovědnost za úmysl nebo hrubou nedbalost; s větší pravděpodobností bude dodržen mírný a jasný limit.
• Uschovejte si důkazy o tom, že jste podmínky splnili, a alespoň jednou ročně je prověřujte.

Často kladené otázky