Registrace nizozemské BV: rizika, kterým se vyhnout při založení společnosti

Registrace BV v Nizozemsku znamená dva samostatné úkony: notář občanského práva sepíše zakládací listinu a společnost je poté zapsána do obchodního rejstříku Obchodní komory (KVK). Pro společnost s ručením omezeným (besloten vennootschap, BV) jsou oba kroky povinné podle Knihy 2 nizozemského občanského zákoníku. Skutečnými riziky v tomto procesu nejsou formy, ale mezery v odpovědnosti kolem nich: závazky uzavřené před vznikem společnosti, před jejím zápisem do rejstříku a po první roční účetní závěrce jsou podány opožděně.

Proč si zakladatelé vybírají Nizozemsko a před čím je to nechrání

Nizozemsko je atraktivní základnou pro mezinárodní zakladatele: stabilní právní systém, pozice na vnitřním trhu EU, anglicky mluvící pracovní síla a obchodní rejstřík, který je rychlý a levný. Nic z toho nemění skutečnost, že nizozemské právo obchodních společností klade na ředitele a zakladatele skutečné osobní riziko a že většině z něj lze předejít hodinovou přípravou.

Založení společnosti je rychlé. Pomalé je ale to, co způsobuje většinu sporů, které vidíme, vše, co s tím souvisí: podepisování smluv jménem společnosti, která ještě nebyla založena, obchodování před KVK zápis je dokončen, výběr obchodního názvu, který již používá jiná firma, chybná interpretace toho, kdo se považuje za konečného skutečného vlastníka, a zacházení s podáním roční účetní závěrky jako s administrativní dodatečnou záležitostí. Každá z těchto záležitostí má specifický právní důsledek a každá z nich je popsána níže.

Váš první přístav: KVK

Obchodní komora (Kamer van Koophandel, KVK) vede obchodní rejstřík, do kterého musí být podle zákona o obchodním rejstříku z roku 2007 zapsán každý nizozemský podnik. Spravuje jej Nizozemská obchodní komora a je to místo, kde se vaše společnost stává viditelnou pro vnější svět a kde protistrany, banky a soudy ověří, kdo je oprávněn podepisovat jejím jménem. Jeho portál v angličtině vysvětluje právní formuláře, termín registrace a daňové důsledky a přečtení si ho před rozhovorem s notářem vám ušetří spoustu otázek.

Registrace také poskytuje informace nizozemské daňové a celní správě (Belastingdienst), která vydává daňová čísla, včetně identifikačního čísla pro DPH. Toto propojení je automatické; nežádáte o něj samostatně. Náš přehled nizozemského obchodního rejstříku vysvětluje, co rejstřík obsahuje a kdo do něj může nahlížet.

Výběr právní formy a s ní spojené závazky

Volba právní formy je volbou toho, kdo platí, když se něco pokazí. Nizozemské právo rozděluje obchodní formy na ty bez právní subjektivity, kde podnikatel osobně ručí celým svým majetkem, a ty s právní subjektivitou, kde je dlužníkem samotná společnost a osobní odpovědnost je spíše výjimkou než pravidlem.

Jediný vlastník (eenmanszaak)

Eenmanszaak je registrován na KVK bez notáře a bez společenské smlouvy. Nejedná se o samostatnou právnickou osobu: obchodní aktiva a soukromá aktiva podnikatele tvoří jeden majetek, takže obchodní věřitel může uplatnit postih vůči podnikatelovu nemovitosti a úsporám a soukromý věřitel vůči obchodnímu aktivu. Pokud je podnikatel ženatý/vdaná nebo v registrovaném partnerství ve společném jmění, může se expozice rozšířit na podíl partnera v tomto společném jmění. Pro konzultanta s nízkými režijními náklady a bez akcií je toto riziko zvládnutelné; pro kohokoli, kdo podepisuje nájemní smlouvy, najímá zaměstnance nebo drží zásoby, obvykle nikoli.

Generální partnerství (vennootschap onder firma, VOF)

Společnost s volným podílem (VOF) je společenství dvou nebo více osob provozujících podnikání pod společným názvem. Lze ji založit bez notáře, ačkoli se důrazně doporučuje písemná společenská smlouva upravující vklady, rozhodování, podíly na zisku a vystoupení, protože bez ní budou tyto otázky rozhodnuty za vás standardními pravidly. Pravidlo o odpovědnosti je neúprosné: podle § 18 obchodního zákoníku je každý společník společně a nerozdílně odpovědný za všechny závazky společenství. Věřitel tak může vymáhat celý dluh od společníka s nejhlubší kapsou, bez ohledu na to, kdo s transakcí souhlasil.

Společnost s ručením omezeným (BV)

BV je právnickou osobou podle článku 2:175 občanského zákoníku. Její akcionáři nenesou osobnou odpovědnost za závazky společnosti nad rámec částky, kterou se zavázali zaplatit za své akcie. Od flexibilizace zákona o BV v roce 2012 neexistuje žádný zákonný minimální kapitál, takže BV může být založena s nominálním emitovaným kapitálem ve výši jednoho eurocentu. Jedná se o zákonné minimum, nikoli obchodní, a právě zde začíná první vážné riziko.

Společnost založená bez provozního kapitálu není společnost, která splňuje předpisy a je náhodou špatná; je to společnost, jejíž ředitelé budou v případě selhání dotázáni, proč si nadále brali závazky, o kterých věděli, že je nedokážou splnit. Financujte společnost do úrovně jejích závazků za první rok, zdokumentujte, jak se k této částce dospělo, a uchovávejte počáteční rozvahu. Investoři budou v každém případě trvat na BV: akcie lze vydávat, převádět a podléhat opčním ujednáním způsobem, který je v eenmanszaaku nebo VOF nemožný.

Daňové důsledky se rovněž řídí právní formou a podstatně se liší mezi eenmanszaakem zdaněným daní z příjmu a BV podléhajícím dani z příjmu právnických osob a zdanění dividend. Tyto výpočty patří nizozemskému daňovému poradci, nikoli právnímu průvodci, a měly by být provedeny před provedením listiny, nikoli po ní.

Riziko před vznikem společnosti: jednání za zakládající BV

Zakladatelé běžně podepisují nájemní smlouvu, objednávají vybavení nebo najímají zaměstnance, zatímco notář stále sepisuje. Společnost ještě neexistuje, takže je vázán někdo jiný. Tím se zabývá článek 2:203 občanského zákoníku. Úkony učiněné jménem registrované obchodní společnosti (BV) zavazují společnost pouze tehdy, pokud je po založení společnosti výslovně schválí, a až do schválení nesou osoby, které je provedly, společnou a nerozdílnou odpovědnost.

Dva další body se pravidelně opomíjejí. Odpovědnost nezaniká jen tak při schválení: pokud společnost následně neplní své povinnosti a osoba, která jednala, věděla nebo měla rozumně vědět, že nebude schopna plnit své povinnosti, zůstává tato osoba odpovědná. A schválení je úkon, který musí být skutečně proveden; není automatické při založení společnosti. Praktická ochrana je přímočará. Podepište se jako zakladatel jménem zakládající společnosti, výslovně to uveďte, uchovávejte si seznam úkonů před založením společnosti a na první schůzi představenstva po schválení listiny schválejte usnesení představenstva o jejich schválení.

Riziko před registrací: článek 2:180 odstavec 2

Druhá mezera je kratší, ale výraznější. Podle článku 2:180 občanského zákoníku musí ředitelé nechat společnost zapsat do obchodního rejstříku a podat věrohodnou kopii zakladatelské listiny. Dokud není toto podání provedeno, ředitelé nesou společně a nerozdílně odpovědnost spolu se společností za každý právní úkon učiněný během jejich řízení, kterým je společnost vázána.

V praxi notář předloží registraci ihned po sepsání listiny, čímž se mezera uzavře během několika dní. Pokud však společnost v tomto období zahájí obchodování nebo pokud se registrace zpozdí kvůli chybějícímu dokumentu, každá smlouva uzavřená v tomto období nese osobní odpovědnost ředitele. Před odesláním první faktury si u notáře ověřte, zda byla registrace skutečně provedena.

Zaregistrujte svou nizozemskou společnost

Jakmile je právní forma stanovena, je postup registrace nizozemské obchodní společnosti předvídatelný. Stanovíte si obchodní firmu a nizozemskou obchodní adresu, pověříte notáře občanskoprávním znalcem, sepíše se zakládací listina a společnost se zaregistruje.

Obchodní název: the KVK šek není schválení

Zde se očekávání a zákony rozcházejí. Registrace jména u KVK vám na to nedává právo a KVK neprovádí úplné vyhledávání konfliktů. Ochrana obchodních názvů vychází ze zákona o obchodních názvech: článek 5 zakazuje používat obchodní název, který se jen nepatrně liší od názvu již legálně používaného jinou firmou, přičemž vzhledem k povaze podniků a jejich umístění je třeba se obávat nejasností mezi veřejností. Konkurent, jehož názvu jste se příliš přiblížili, vás může donutit k jeho změně a skutečnost, že KVK přijal, že registrace není obranou.

Než tedy cokoli vytisknete, zkontrolujte si obchodní rejstřík a rejstřík ochranných známek Beneluxu a připravte si užší seznam alternativ. Název, který popisuje vaši činnost, se snadno zaregistruje a těžko obhájí; u charakteristického názvu je to naopak.

Registrovaná adresa

Pro registraci je vyžadována nizozemská obchodní adresa, která musí být skutečná, nikoli pouze poštovní přihrádka. Virtuální kanceláře a obchodní centra se používají běžně a jsou zcela legální, pokud poskytovatel skutečně povolí registraci na dané adrese a přeposílá oficiální poštu. Před podpisem smlouvy o kanceláři si to písemně ověřte: korespondence od daňové a celní správy nebo soudního vykonavatele, která není nikdy vyzvednuta, se stále považuje za platně doručenou.

Úloha notáře občanského práva

Nizozemský notář občanského práva (notaris) je veřejný činitel jmenovaný královským dekretem, nikoli pouhý svědek. V případě notáře notář sepíše a podepíše zakladatelskou listinu obsahující stanovy, ověří totožnost zakladatelů a ředitelů, zkontroluje zamýšlený název a téměř ve všech případech provede první registraci u notáře. KVKListiny se vyhotovují v holandštině a pokud zakladatelé neovládají holandštinu, lze zajistit překlad nebo dvojjazyčnou verzi.

Aby schůzka proběhla efektivně, mějte připravené tři věci: platný průkaz totožnosti pro každého zakladatele a ředitele; nedávný doklad o soukromé adrese pro každého z nich; a údaje o společnosti, tj. zamýšlený název, nizozemskou obchodní adresu, strukturu akcií a popis činností. Dokumenty pocházející ze zahraničí obvykle vyžadují legalizaci nebo apostilaci, což je nejčastější příčina zpoždění.

Zakládací listina a KVK vstup

K podpisu listiny dochází v okamžiku, kdy BV vznikne jako právnická osoba. Notář poté předloží listinu a registrační údaje KVK, který zapisuje společnost do obchodního rejstříku a vydává KVK číslo, které se musí objevit na fakturách a v obchodní korespondenci. Současně je o tom informován Belastingdienst, který vydá daňová čísla.

Následující tabulka uvádí obvyklou posloupnost. Lhůty jsou orientační z praxe, nikoli zákonné podmínky; jediným pevným pravidlem je, že ředitelé musí podat žádost o registraci neprodleně po vzniku listiny.

Registr konečných majitelů nemovitostí: kdo musí být nahlášen a kdo ho může vidět

Každá nizozemská obchodní společnost (BV), nevládní společnost (NV), partnerství a nadace musí zaregistrovat své konečné skutečné vlastníky. Konečný skutečný vlastník (UBO) je fyzická osoba, která v konečném důsledku vlastní nebo ovládá subjekt, a standardním ukazatelem je přímý nebo nepřímý podíl více než dvacet pět procent akcií, hlasovacích práv nebo vlastnického podílu, nebo kontrola jinými prostředky, jako je právo jmenovat nebo odvolávat většinu členů představenstva. Pokud nelze takovou osobu identifikovat, jsou statutární ředitelé registrováni jako pseudo-skuteční vlastníci (UBO). Registrace nikoho není možná.

Jeden bod ve starších pokynech je nyní chybný: rejstřík skutečných majitelů (UBO) není veřejným záznamem. V návaznosti na rozsudek Soudního dvora Evropské unie ze dne 22. listopadu 2022 ve věcech týkajících se lucemburských obchodních rejstříků, který zrušil povinnost poskytnout široké veřejnosti přístup k informacím o skutečném vlastnictví, Nizozemsko uzavřelo veřejný přístup k rejstříku. Rejstřík je i nadále plně přístupný příslušným orgánům a finanční zpravodajské jednotce a instituce s povinnostmi podle zákona o prevenci praní špinavých peněz a financování terorismu do něj nahlížejí v rámci své hloubkové kontroly klienta. Registrace proto zůstává povinná; změnilo se pouze to, kdo se do něj může dívat.

Prohlášení se obvykle činí prostřednictvím notáře při založení společnosti, ale odpovědnost za jeho přesnost nese subjekt a je trvalá: změna v podílu nebo kontrole musí být oznámena. Vymáhání je v pravomoci Bureau Economische Handhaving a sankce sahají od správních pokut až po trestní vymáhání podle zákona o hospodářských deliktech. Základní informace o základním rámci jsou uvedeny v našem průvodci pravidly pro boj proti praní špinavých peněz v Nizozemsku.

Po registraci: povinnosti, které zakládají odpovědnost ředitele

Registrace nizozemské obchodní společnosti (BV) je začátkem cyklu dodržování předpisů, nikoli jeho koncem, a roční povinnosti jsou ty, které mají smysl. BV musí vést záznamy, z nichž lze kdykoli zjistit její práva a povinnosti podle článku 2:10 občanského zákoníku, musí sestavovat roční účetní závěrky a musí je podat obchodnímu rejstříku podle článku 2:394. Lhůta pro podání je nejpozději dvanáct měsíců po skončení účetního roku a u většiny společností ji mohou akcionáři výrazně zkrátit dřívějším přijetím účetních závěrek.

Promeškání této lhůty není problémem s administrativou. Pokud je společnost později prohlášena za bankrot, článek 2:248 odstavec 2 občanského zákoníku stanoví, že nedodržení účetní povinnosti podle článku 2:10 nebo povinnosti vést účetní závěrku podle článku 2:394 představuje nesprávné plnění úkolu správy a poté se předpokládá, že toto nesprávné řízení bylo důležitou příčinou bankrotu. Ředitelé odpovídají za schodek v podstatě, pokud nemohou tuto domněnku vyvrátit, což je obtížné a nákladné. Pouze drobné porušení lze ignorovat.

Než přijmete funkci ředitele, stojí za to znát tři další způsoby odpovědnosti.

• Vnitřní odpovědnost, článek 2:9. Ředitel odpovídá společnosti za nesprávné plnění povinností, pokud mu lze vznést závažnou osobní výtku. Tuto cestu zvolí samotná společnost nebo jeho nástupnické představenstvo.
• Rozdělení, článek 2:216. Výplata dividendy, splacení kapitálu nebo zpětný odkup akcií vyžaduje souhlas představenstva, které je musí zamítnout, pokud ví nebo by mělo rozumně předvídat, že společnost nebude schopna nadále splácet své splatné dluhy. Ředitelé, kteří dividendu schválí, jsou odpovědní za výsledný schodek a příjemce ji může muset uhradit.
• Občanský delikt vůči věřiteli, článek 6:162. Ředitel, který se zavazuje jménem společnosti, ačkoli ví nebo rozumně musí chápat, že společnost nebude schopna jej plnit a nenabídne žádnou náhradu škody, se dopouští protiprávního jednání vůči tomuto věřiteli osobně.

Kromě toho se přiznání k DPH a daňová přiznání k dani z příjmu právnických osob podávají podle vlastního zákonného cyklu a ředitel, který včas nenahlásí neschopnost společnosti platit daně a příspěvky na sociální zabezpečení, čelí samostatnému režimu odpovědnosti podle zákona o výběru daní. Praktické řešení je nezajímavé a efektivní: účetní od prvního měsíce, kalendář s termíny podání a rada, která si přečte čísla, než cokoli schválí.

Změny musí být registrovány ihned, jakmile nastanou

Zápis v obchodním rejstříku je živý záznam. Nový ředitel, rezignace, změna adresy, změna popisu činností a změna vlastnické struktury musí být oznámeny. Třetí strany se mohou spoléhat na to, co rejstřík uvádí: společnost, která ponechá odcházejícího ředitele zapsaného jako oprávněného k podpisu, se může ocitnout vázanou jednáním této osoby. Udržování zápisu v aktuálnosti je nejlevnější možností kontroly rizik, kterou má nizozemská společnost k dispozici.

Náklady a kapitál: co vyžaduje zákon a co praxe

Náklady na založení BV se skládají z notářského poplatku, jednorázového KVK registrační poplatek a jakékoli poradenství, které využijete. Notářský poplatek není regulován a liší se podle složitosti struktury, počtu akcionářů, zda je potřeba dvojjazyčná listina a jak rychle ji potřebujete, proto požádejte dva nebo tři notáře o písemnou cenovou nabídku, která uvede, co je a co není zahrnuto. KVK Poplatek stanoví Obchodní komora a zveřejňuje jej na svých webových stránkách; je nízký a splatný jednorázově.

Kapitál je položka, ve které se zakladatelé nejčastěji mýlí. Jak je uvedeno výše, zákonné minimum je zanedbatelné, ale banka, která otevírá firemní účet, provede vlastní hloubkovou kontrolu klienta v souladu s pravidly proti praní špinavých peněz a bude chtít, aby KVK výpis ze zakladatelské listiny, identifikační údaje každého ředitele a konečného konečného majitele společnosti (UBO) a srozumitelné vysvětlení zdroje finančních prostředků a zamýšlené činnosti. Společnost bez podstaty a bez financování je odmítnuta. Připravte tento spis současně se zakladatelskou listinou, nikoli až poté.

Pokud zjišťujete, kam patří nizozemský subjekt v širší skupině, jedná se o právní otázku s daňovým rozměrem a daňová stránka patří k řešení nizozemským daňovým poradcům. Můžeme vám sdělit, která právní forma nese jakou odpovědnost, co by měly stanovy společnosti uvádět o převodu akcií, rozhodování představenstva a patové situaci akcionářů a k čemu se jako člen představenstva zavazujete. Naše příručky korporátního práva shromažďují základní pravidla.

Co by měla stanovit společenská smlouva před podpisem zakladatelské listiny

Stanovy se sepisují jednou a řídí společnost po celou dobu její existence. Standardní vzor, ​​který notář nabízí, je napsán pro co nejjednodušší společnost. V případě více než jednoho akcionáře je třeba před podpisem stanov zodpovědět čtyři otázky, nikoliv během prvního jednání.

Prvním je převod akcií. Nizozemské právo již neukládá povinnou blokační klauzuli, takže stanovy rozhodují o tom, zda lze akcie převést volně, nebo až po nabídce spoluakcionářům, a jak se následně určí cena. Druhým je rozhodování: která usnesení vyžadují kvalifikovanou většinu, zda akcie různých tříd nesou různá práva a zda si akcionář může jmenovat vlastního ředitele. Třetím je patová situace, která je ve společnosti s poměrem akcií padesát na padesát otázkou kdy, nikoli zda; funkční mechanismus odkupu nebo odkupu akcií nic nestojí a později se o něm hodně soudí.

Čtvrtým je vztah mezi stanovami a dohodou akcionářů. Stanovy jsou veřejné a zavazují všechny; dohoda akcionářů je důvěrná a zavazuje pouze své strany. Rozpory mezi těmito dvěma dokumenty jsou běžné a řeší se ve prospěch práva obchodních společností, pokud se jedná o právo obchodních společností, takže oba dokumenty by měly být sepsány společně a stejnou rukou. Pro akcionáře, kteří se ocitnou v pasti, existuje také zákonné řízení o sporech: řízení o odkupu a vystoupení v knize 2, modernizované právními předpisy o řešení sporů a vyšetřovacích řízeních, které vstoupily v platnost 1. ledna 2025. Jak tyto nároky fungují, jsme uvedli v našem článku o sporech akcionářů v Nizozemsku.

Pokud to nevyjde: zrušení nizozemské BV

Obchodní společnost se zruší usnesením valné hromady podle článku 2:19 občanského zákoníku. Pokud společnost stále má majetek, následuje likvidace: likvidátor zpeněží majetek, vyplatí věřitele, předloží plán rozdělení majetku a společnost zaniká skončením likvidace. Pokud společnost v době usnesení nemá žádný majetek, okamžitě zaniká. Jedná se o tzv. turbolikvidaci a kritériem je absence majetku, nikoli absence dluhů, a proto lze společnost s neuhrazenými věřiteli tímto způsobem zrušit.

Protože byla tato možnost zneužita, ukládá dočasný zákon o transparentnosti v turbolikvidacích povinnost odpovědnosti správní radě: do čtrnácti dnů od zrušení musí podat obchodnímu rejstříku finanční výkaz za poslední období spolu s vysvětlením, proč neexistují žádná aktiva a jakékoli nesplacené dluhy, a musí o tom informovat známé věřitele. Platnost zákona byla prodloužena a nyní platí do 15. listopadu 2027. Nedodržení je hospodářským deliktem a může vést k diskvalifikaci členu správní rady a věřitelé mají právo na kontrolu. Člen správní rady, který nedokáže vysvětlit, kam se aktiva poděla, by měl očekávat, že mu bude položena tato otázka.

Časté otázky k registraci nizozemské společnosti

V téměř každém spisu o založení společnosti se objevují tři otázky. Níže uvedené odpovědi předpokládají, že se jedná o registrovanou obchodní společnost podle nizozemského práva.

Law & More pomáhá zakladatelům a mezinárodním skupinám se založením společnosti v Nizozemsku: výběr právní formy, sepsání a revize stanov a akcionářské smlouvy, zaškolení notáře, zajištění zápisů do obchodního rejstříku a zápisů konečných vlastníků (UBO) a poradenství ředitelům ohledně výše uvedených pravidel odpovědnosti. Pokud připravujete nizozemský subjekt nebo jste již podepsali smlouvy pro společnost, která dosud není registrována, kontaktujte naše korporátní právníky.