Zákon o elektronickém podání v obchodních rejstřících: jak se vláda pohybuje s dobou
Úvod
Součástí mé každodenní praxe je pomáhat mezinárodním klientům, kteří podnikají v Nizozemsku. Nizozemsko je koneckonců skvělá země pro podnikání, ale naučit se jazyk nebo zvyknout si na holandské obchodní praktiky může být pro zahraniční korporace občas komplikované. Proto se často cení pomocná ruka. Rozsah mé pomoci sahá od pomoci při složitých úkolech až po pomoc při komunikaci s nizozemskými úřady.
Nedávno jsem od klienta dostal otázku, abych vysvětlil, co přesně bylo uvedeno v dopise od Nizozemské obchodní komory. Tento jednoduchý, ale důležitý a informativní dopis se týkal novinky v podávání účetních závěrek, které bude v brzké době možné pouze elektronicky. Dopis byl výsledkem přání vlády jít s dobou, využít výhod elektronické výměny dat a zavést standardizovaný způsob řešení tohoto každoročně se opakujícího procesu.
Proto musí být účetní závěrka od účetního roku 2016 nebo 2017 uložena elektronicky, jak je zakotveno v Mokrém deponování v handelsregisters langs elektronische weg (zákon o elektronickém podávání v obchodních rejstřících), který byl zaveden společně s Besluit elektronische deponering handelsregisters (usnesení o elektronickém podání do obchodních rejstříků); ten poskytuje další podrobná pravidla. Docela sousto, ale co přesně tento zákon a usnesení obnáší?
Tehdy a teď
Dříve mohla být účetní závěrka uložena u Hospodářské komory v elektronické i papírové podobě. Nizozemský občanský zákoník stále z velké části zná ustanovení založená na uložení na papíře. V současnosti se tato metoda jeví jako zastaralá a byl jsem vlastně trochu překvapen, že tento vývoj nenastal dříve. Není těžké si představit, že podávání účetní závěrky na papíře má oproti elektronickému podávání těchto dokumentů z hlediska nákladů a času řadu nevýhod. T
hromada nákladů na papír a náklady a čas potřebný k tomu, aby se roční vyúčtování dala na papír a předložila – i na papíře – Hospodářské komoře, která pak musí tyto písemné dokumenty zpracovat, a to ani nemluvě o čase a nákladech, které vzniknou když necháte účetní sestavit nebo ověřit tyto (nestandardizované) účetní závěrky.
Vláda proto navrhla využít „SBR“ (zkratka pro: Standard Business Report), což je standardizovaná elektronická metoda vytváření a předkládání finančních informací a dokumentů na základě katalogu dat (nizozemská taxonomie). Tento katalog obsahuje definice dat, které lze použít k vytvoření účetní závěrky.
Další výhodou metody SBR je, že se nejen zjednoduší výměna dat mezi společností a Hospodářskou komorou, ale v důsledku standardizace se zjednoduší i výměna dat s třetími stranami. Malé korporace mohou již od roku 2007 podávat roční výkazy elektronicky pomocí metody SBR. Pro střední a velké podniky je tato možnost zavedena od roku 2015.
Kdy a pro koho?
Vláda dala jasně najevo, že odpověď na tuto otázku je typickým případem „velikost záleží“. Malé podniky budou mít od účetního roku 2016 povinnost předkládat účetní závěrku elektronicky prostřednictvím SBR. Alternativně mají malí podnikatelé, kteří (sestavují a) odevzdávají účetní závěrku sami, možnost uložit výkazy prostřednictvím bezplatné online služby – služby „zelf deponeren jaarrekening“, která je v provozu od roku 2014.
Výhodou této služby je, že nebudete muset kupovat software, který je „SBR-kompatibilní“. Střední podniky budou muset od finančního roku 2017 předkládat účetní závěrky prostřednictvím SBR. Také pro tyto podniky bude zavedena dočasná, alternativní online služba („opstellen jaarrekening“). Prostřednictvím této služby mohou středně velké podniky sami sestavit účetní závěrku ve formátu XBRL. Poté lze tato prohlášení odeslat prostřednictvím online portálu („Digipoort“). To znamená, že společnost nemusí nutně okamžitě kupovat software „kompatibilní s SBR“.
Tato služba bude dočasná a přestane fungovat po pěti letech, počínaje rokem 2017. Velké podniky a struktury středních skupin zatím nemají povinnost podávat účetní závěrky prostřednictvím SBR. Je to proto, že tyto podniky se musí vypořádat s velmi složitým souborem požadavků. Očekává se, že tyto podniky budou mít od roku 2019 možnost vybrat si mezi podáním prostřednictvím SBR nebo podáním prostřednictvím specifického evropského formátu.
Žádná pravidla bez výjimek
Pravidlo by nebylo pravidlem, kdyby neexistovaly žádné výjimky. Dva, abych byl přesný. Nová pravidla týkající se ukládání účetní závěrky se nevztahují na právnické osoby a společnosti se sídlem mimo Nizozemsko, které mají na základě Handelsregisterbesluit 2008 (usnesení o obchodním rejstříku 2008) povinnost ukládat finanční dokumenty u Hospodářské komory, pokud a ve formě, v jaké by měly být tyto dokumenty zveřejněny v zemi sídla.
Druhá výjimka platí pro emitenty definované v článku 1:1 zákona o finančním dohledu (Wft) a dceřiné společnosti emitenta, pokud se jedná o samotné emitenty. Emitent je každý, kdo si přeje vydat cenné papíry nebo zamýšlí vydat cenné papíry.
Další body pozornosti
Přesto to není vše. Samotné právnické osoby musí vzít na vědomí některé další důležité aspekty. Jedním z těchto aspektů je skutečnost, že právnická osoba zůstane odpovědná za uložení účetní závěrky, která je v souladu s zákon. Mimo jiné to znamená, že účetní závěrka by měla být schopna vytvořit takový náhled, aby bylo možné dostatečně posoudit finanční situaci právnické osoby.
Doporučuji proto každé společnosti, aby si údaje v účetní závěrce před jejím uložením vždy pečlivě zkontrolovala. V neposlední řadě si dejte pozor na skutečnost, že odmítnutí podání prohlášení předepsaným způsobem bude na základě Wet op de Economische Delicten (zákon o hospodářském přestupku) spácháno přestupkem. Spíše bylo potvrzeno, že účetní závěrku vytvořenou metodou SBR může valná hromada použít k sestavení těchto výkazů. Tyto účty mohou také podléhat auditu účetním v souladu s článkem 2:393 nizozemského občanského zákoníku.
Závěr
Se zavedením zákona o elektronickém podání v obchodních rejstřících as tím související usnesení vláda ukázala pěkný kus progresivity. V důsledku toho bude pro malé a střední podniky povinné ukládat účetní závěrky elektronicky od let 2016 a 2017, pokud společnost nespadá do působnosti jedné z výjimek. Výhody jsou četné. Přesto všem společnostem doporučuji, aby si udrželi svůj rozum, protože konečná odpovědnost stále leží na samotných povinných společnostech a jako ředitel společnosti se rozhodně nechcete nechat zabývat důsledky.
Kontakt
Pokud budete mít po přečtení tohoto článku nějaké další dotazy nebo připomínky, neváhejte kontaktovat p. Ruby van Kersbergen, advokát ve společnosti Law & More přes [chráněno e-mailem] nebo pan Tom Meevis, advokát v Law & More přes [chráněno e-mailem] nebo nám zavolejte na číslo +31 (0)40-3690680.
