Elektronický podpis: kdy je v Nizozemsku právně platný?

Podle článku 3:15a nizozemského občanského zákoníku (BW) má elektronický podpis stejnou právní účinnost jako ručně psaný podpis. Pro kvalifikovaný elektronický podpis to vyplývá přímo ze zákona; pokročilý nebo jednoduchý elektronický podpis má tuto účinnost pouze tehdy, pokud byla metoda podpisu dostatečně spolehlivá vzhledem k účelu podpisu a všem ostatním okolnostem.

Nizozemské a evropské právo proto nepředepisuje žádnou technologii. Stanovuje standard spolehlivosti, který musí odpovídat tomu, o co jde. Některé transakce, jako například převod domu nebo akcií společnosti s ručením omezeným (BV), nelze elektronicky podepsat vůbec, protože vyžadují notářský zápis.

Proč je důležitý standard spolehlivosti?

Slabý podpis málokdy činí smlouvu neplatnou, ale oslabuje vaše důkazy. Podle článku 6:217 BW vzniká smlouva nabídkou a přijetím a ve většině případů není podpis vůbec potřeba.

Slabý podpis vás stojí tolik, kolik stojí vaše pozice u soudu. Pokud druhá strana podpis popírá a jediným záznamem je e-mailová adresa a kliknutí, musíte prokázat, že tato osoba podepsala a měla v úmyslu se zavázat. Podle článku 159(2) nizozemského občanského soudního řádu (Rv) podepsaná soukromá listina nic nedokazuje, pokud popřený podpis nebyl vysledován k podepisujícímu.

Úsilí, které vynaložíte na ověřování, by proto mělo následovat po zveřejnění dokumentu. Interní schválení, běžné potvrzení objednávky a patnáctiletá nájemní smlouva nevyžadují stejnou úroveň. Naše poznámka k povinnostem v oblasti dodržování právních předpisů staví tuto problematiku do širšího kontextu.

Která evropská a nizozemská pravidla platí?

Základem je nařízení (EU) č. 910/2014, nařízení eIDAS, jehož pravidla pro elektronické podpisy platí od 1. července 2016. Článek 3:15a BW odkazuje na toto nařízení a propojuje ho s nizozemským právem o důkazech.

Nařízení eIDAS stanoví, že podpisu nelze odepřít právní účinek nebo přípustnost jako důkaz pouze z důvodu, že je elektronický nebo že není kvalifikovaný. Kvalifikovaný elektronický podpis má v každém členském státě EU stejnou právní účinnost jako vlastnoruční podpis.

Nařízení (EU) 2024/1183, které vstoupilo v platnost 20. května 2024, pozměnilo nařízení eIDAS a zavedlo evropskou peněženku pro digitální identitu. Členské státy musí tuto peněženku nabízet přibližně od konce roku 2026 a očekává se, že se stane běžným způsobem prokázání totožnosti při podpisu.

Co říká článek 3:15a BW?

Článek 3:15a BW dává kvalifikovanému podpisu stejnou účinnost jako ručně psanému podpisu. Zaručený nebo jednoduchý elektronický podpis má stejnou účinnost pouze tehdy, pokud byla použitá metoda dostatečně spolehlivá s ohledem na účel podpisu a všechny ostatní okolnosti případu.

Jednoduchý podpis tedy není neplatný. Je neprokázaný, dokud jej neprokážete, a soud rozhodne, zda byla metoda pro tento dokument dostatečně spolehlivá. V obchodních smlouvách se můžete předem dohodnout, kterou metodu podpisu obě strany akceptují, což snižuje pravděpodobnost pozdějšího sporu o spolehlivost.

Kdy je elektronická trasa uzavřena?

Některé transakce vyžadují notářský zápis a nelze je provést elektronickým podpisem. Převod nemovitostí vyžaduje notářský zápis podle článku 3:89 BW a převod podílů v BV vyžaduje listinu vyhotovenou před nizozemským notářem občanského práva podle článku 2:196 BW.

Předmanželská smlouva a závěť se ověřují stejnou notářskou cestou; notář zde není volitelný. Pokud zákon vyžaduje pouze písemnou formu smlouvy, článek 6:227a BW přijímá elektronickou smlouvu, pokud do ní strany mohou nahlédnout, její pravost je dostatečně zaručena a okamžik uzavření a totožnost stran lze určit s dostatečnou jistotou.

Článek 6:227a(2) BW vylučuje smlouvy, u kterých zákon vyžaduje zapojení soudu, veřejného orgánu nebo odborníka s veřejným úkolem. Prvním krokem je tedy vždy ověřit, zda váš dokument vyžaduje notářskou ověření, písemné vyhotovení nebo ani jedno z toho.

Jakou hodnotu mají tři úrovně podpisu?

Nařízení eIDAS rozlišuje tři úrovně a rozdíl spočívá v důkazech. Jednoduchý elektronický podpis jsou jakákoli elektronická data použitá k podpisu: napsané jméno, kliknutí na tlačítko „přijmout“ nebo naskenovaný obrázek podpisu.

Zaručený elektronický podpis je jednoznačně propojen s podepisujícím, identifikuje ho, je vytvořen s daty pod jeho výhradní kontrolou a je propojen s dokumentem tak, aby bylo možné zjistit jakoukoli pozdější změnu. Kvalifikovaný elektronický podpis je zaručený podpis vytvořený pomocí kvalifikovaného zařízení pro vytváření podpisů a založený na kvalifikovaném certifikátu od poskytovatele důvěryhodných služeb uvedeného na seznamu důvěryhodných poskytovatelů EU.

Ze zákona je shodný s vlastnoručním podpisem pouze kvalifikovaný podpis. Pro ostatní dvě úrovně soud uplatňuje test spolehlivosti podle článku 3:15a BW. Jednoduché podpisy používejte v případech, kdy je expozice malá a vztah je vyřešen; u smluv s vysokou hodnotou nebo dlouhodobých smluv a u neznámých protistran používejte alespoň rozšířený podpis.

Co dokazuje podpis v nizozemském řízení?

Podepsaná soukromá listina (onderhandse akte) poskytuje mezi stranami přesvědčivý důkaz (dwingend bewijs) o prohlášeních, která obsahuje, podle článku 157(2) Rv. Pokud druhá strana podpis důrazně popře, článek 159(2) Rv jí tuto důkazní sílu odebere, dokud neprokážete, odkud podpis pochází.

U kvalifikovaného podpisu je tento důkaz jednoduchý, protože certifikát a auditní data identifikují podepisujícího. U jednoduchého podpisu vše závisí na tom, co vaše podpisová platforma v danou chvíli zaznamenala. Tento záznam nelze později znovu vytvořit.

Jak prokážete totožnost, úmysl a bezúhonnost?

Totožnost prokazujete tím, co proces zaznamenává před aplikací podpisu. Odkaz zaslaný e-mailem prokazuje pouze kontrolu nad poštovní schránkou; druhý faktor telefonicky, ověřená bankovní transakce, ověření totožnosti pomocí videa nebo kvalifikovaný certifikát zvyšují úroveň a zanechávají záznam.

Pokud několik lidí sdílí jedno přihlašovací jméno k oddělení, proces nedokazuje nic o tom, která osoba podepsala. Jedná se o opakující se slabinu v pracovních spisech a spisech o zadávání veřejných zakázek a je to přesně ten bod, který soud ověřuje podle článku 159(2) Rv.

Záměr se projevuje samotným činem: otevřením dokumentu, jeho procházením a výběrem podepsání prezentované verze. Platforma, která zaznamenává hash dokumentu, čas, použité ověření a sled kroků, vám poskytuje tento důkaz. Integrita je technická stránka: zapečetěný dokument vykazuje jakoukoli pozdější změnu, takže oprava po podpisu vyžaduje nové kolo podepisování.

Jak dlouho byste měli uchovávat auditní záznam?

Uschovejte auditní stopu s podepsaným dokumentem alespoň po dobu uchovávání podkladových záznamů. Podle článku 52(4) zákona o obecných státních daních (AWR) musí podniky uchovávat své daňové záznamy po dobu sedmi let.

Auditní záznam by měl ukazovat, kdo byl pozván, kdo dokument otevřel, jak se ověřil, kdy podepsal a výsledek ověření certifikátu v době podpisu. Certifikáty vyprší, takže podpis zůstává ověřitelný pouze tehdy, pokud bylo ověření zaznamenáno v době jeho provedení.

Kde se elektronické podpisy mýlí?

Většina selhání se řídí čtyřmi vzorci. Prvním je nesoulad mezi použitým ověřováním a hodnotou dokumentu, jako je například podpis kliknutím na smlouvu s ročním obratem.

Druhým je sdílená poštovní schránka nebo přihlašovací údaje, které znemožňují propojení podpisu s osobou. Třetím je podepisující bez oprávnění zavazovat společnost: zkontrolujte, kdo může společnost zastupovat v Obchodní komoře (KVK) obchodního rejstříku před podpisem, nikoli poté. Čtvrtým je neúplný záznam, kdy předplatné platformy končí a s ním mizí i auditní data.

Než podepíšete smlouvu , dohodněte se, jakou úroveň podpisu dokument vyžaduje a kdo ji na každé straně může používat. Pokud někdo podepisuje jménem jiné osoby, zdokumentujte plnou moc stejně pečlivě jako samotný podpis.

Které dokumenty vyžadují zvláštní péči?

Některé doložky jsou platné pouze tehdy, jsou-li dohodnuty písemně. Podle článku 7:652(2) BW musí být zkušební doba dohodnuta písemně a podle článku 7:653 BW je doložka o zákazu konkurence platná pouze tehdy, je-li písemně dohodnuta se zletilým zaměstnancem.

Pracovní smlouva uzavřená prostřednictvím personálního portálu splňuje tento požadavek písemné formy pouze tehdy, pokud splňuje článek 6:227a BW: zaměstnanec si může prohlédnout text a lze určit okamžik podpisu. U protistran mimo EU ověřte, zda tam bude podpis uznán, protože pravidlo rovnocennosti nařízení eIDAS se vztahuje pouze na EU.

Jak nastavíte proces podepisování, který bude platný?

Funkční zásady podepisování se vejdou na jednu stránku. Roztřiďte dokumenty do tří úrovní, propojte každou úroveň s úrovní podpisu, určete, kdo může v každé úrovni podepisovat, archivujte auditní záznam s dokumentem a uveďte transakce, které musí být podle článků 3:89 a 2:196 BW ověřeny notářem.

Otestujte si zásady oproti vlastním standardním smlouvám a oproti smlouvám, které vás k podpisu žádají vaše největší protistrany. Druhá skupina obvykle nese největší riziko, protože nemáte kontrolu nad jejich podpisovou platformou ani jejími záznamy.

Co byste si měli ověřit, než se spolehnete na elektronický podpis?

Ať už podepisujete vy, nebo o podpis požádáte někoho jiného, ​​platí stejné kontroly. Proveďte je před zahájením kola podepisování.

• Zkontrolujte, zda dokument vyžaduje notářský zápis (nemovitosti, akcie BV) nebo pouze písemnou formu podle článku 6:227a BW.
• Vyberte úroveň podpisu (jednoduchý, pokročilý nebo kvalifikovaný), která odpovídá hodnotě a trvání smlouvy.
• Podívejte se na KVK obchodním rejstříku, aby každý podepisující mohl společnost zastupovat.
• Ujistěte se, že platforma zaznamenává kontroly identity, časová razítka a hash dokumentu.
• Podepište pouze finální verzi a ujistěte se, že každá strana obdrží kopii podepsaného dokumentu.
• Archivujte auditní záznamy se smlouvou po dobu nejméně sedmi let.
• V případě protistrany mimo EU potvrďte, že podpis bude v dané zemi uznán.

Co pro vás můžeme udělat s elektronickými podpisy?

Naši IT právníci a smluvní právníci se zabývají elektronickým podepisováním pro firmy.

• Prověříme vaše zásady podepisování a propojíme každý typ smlouvy se správnou úrovní podpisu.
• Ověřujeme, zda lze konkrétní smlouvu podepsat elektronicky, nebo zda je potřeba notářský ověření.
• Prověřujeme doložky, které vyžadují písemnou formu, jako jsou zkušební doby a doložky o zákazu konkurence.
• Pokud druhá strana popírá, že podepsala smlouvu, posuzujeme auditní stopu a důkazy.
• Vedeme řízení, ve kterých je zpochybňována platnost elektronického podpisu.

Shrnutí

• Podle článku 3:15a BW je kvalifikovaný elektronický podpis rovnocenný ručně psanému podpisu; jiné elektronické podpisy tomu tak je, pokud byla metoda dostatečně spolehlivá.
• Pokud druhá strana podpis popře, článek 159(2) Rv vyžaduje, abyste prokázali, odkud pochází.
• Převody nemovitostí a převody akcií BV vyžadují notářský zápis a nelze je podepsat elektronicky.
• Požadavky na písemnou formu lze splnit elektronicky za podmínek uvedených v článku 6:227a BW.
• Uschovejte si auditní záznamy spolu se smlouvou; daňové záznamy musí být uchovávány po dobu sedmi let.

Často kladené otázky