Všeobecné nákupní podmínky: kdy zavazují vašeho dodavatele?

Vaše všeobecné nákupní podmínky zavazují dodavatele podle nizozemského práva pouze tehdy, pokud jste je včas prohlásili za platné, dodavatel je přijal a poskytli jste mu přiměřenou příležitost si je přečíst, obvykle jejich předáním. Hlavní výjimka hraje proti vám: pokud se dodavatel nejprve odkázal na své vlastní prodejní podmínky nebo vaše výslovně odmítl, můžete nakonec uzavřít smlouvu na základě podmínek dodavatele.

Pokud podmínky nepředáte, může dodavatel zrušit jednotlivé doložky podle článku 6:233(b) nizozemského občanského zákoníku (Burgerlijk Wetboek, BW). Níže vysvětlujeme, kdy platí vaše nákupní podmínky, co se stane, když obě strany použijí svůj vlastní soubor doložek, které doložky lze napadnout a co by měl funkční soubor obsahovat.

Jaké jsou všeobecné nákupní podmínky?

Všeobecné nákupní podmínky jsou standardní podmínky, které podnik používá pokaždé, když nakupuje zboží nebo služby od jiného podniku. Článek 6:231 BW definuje všeobecné obchodní podmínky jako ustanovení sepsaná pro použití v několika smlouvách, s výjimkou ustanovení o jádru plnění (kernbedingen).

Smlouva zaznamenává, na čem jste se tentokrát dohodli: co bude dodáno, za jakou cenu a do kdy. Podmínky zaznamenávají, co je pokaždé stejné: odpovědnost, záruky, platba, duševní vlastnictví, mlčenlivost a platné právo. Standardní prodejní podmínky jsou sepsány prodávajícím a pro něj, takže podnik, který nakupuje bez vlastního souboru podmínek, jedná na základě dokumentu vypracovaného v jeho zájmech. Informace o pravidlech prodávajícího a pravidlech pro spotřebitele naleznete v našem článku o všeobecných obchodních podmínkách a co byste o nich měli vědět.

Jak zajistíte, aby vaše nákupní podmínky byly platné?

Potřebujete tři věci: jasné prohlášení o použitelnosti, přijetí ze strany dodavatele a řádné splnění podmínek. Pokud vynecháte třetí, dodavatel může později zrušit ustanovení podle článku 6:233(b) BW.

Krok 1: prohlásit je za použitelné

V žádosti o cenovou nabídku, objednávce nebo smlouvě uveďte, že platí vaše všeobecné nákupní podmínky. Stačí jedna jednoznačná věta. Pokud používáte více než jednu sadu, například jednu pro zboží a jednu pro smluvně vázané práce, uveďte, kterou sadu používáte.

Krok 2: ujistěte se, že je dodavatel akceptuje

Písemné přijetí je ideální, ale není vyžadováno; přijetí může být i mlčky. Dodavatel, který obdrží vaši objednávku s uvedením, že platí vaše nákupní podmínky, nevznese námitky a poté dodá, je přijal. Problém nastává, když dodavatel vznese námitky: spor o formy podle článku 6:225 BW, o kterém se bude diskutovat níže.

Krok 3: Dejte dodavateli přiměřenou příležitost si je přečíst

Článek 6:234 BW stanoví, jak tuto možnost poskytnout. Hlavní postup je jednoduchý: předat podmínky před uzavřením smlouvy nebo při jejím uzavření. Pouze pokud to není rozumně možné, můžete před uzavřením smlouvy uvést, že podmínky lze nahlédnout do vašich kanceláří nebo že byly uloženy u obchodní komory nebo soudního rejstříku, který uvedete, a že vám budou na vyžádání zaslány.

Soudy interpretují pojem „není rozumně možné“ úzce. Pokud k rozhodnutí jednoduše připojíte PDF soubor, tato alternativa vám bude jen zřídka k dispozici. Pokud jej použijete a poté na vyžádání neprodleně nezašlete podmínky, jsou i tyto doložky zrušitelné.

A co elektronické poskytování?

Podle článku 6:234(2) BW musíte podmínky zpřístupnit elektronicky před uzavřením smlouvy nebo při jejím uzavření, a to způsobem, který dodavateli umožní je uložit a později si je prohlédnout. Pokud samotná smlouva není uzavřena elektronicky, odstavec 3 vyžaduje výslovný souhlas dodavatele s jejich přijetím tímto způsobem. Odkaz v zápatí e-mailu na webovou stránku, která se může kdykoli změnit, nesplňuje požadavek na uložení.

Co se stane, když dodavatel zašle zpět své vlastní podmínky?

V čistě nizozemské smlouvě obvykle vítězí první uvedená sada. Pozdější doporučení dodavatele má účinnost pouze tehdy, pokud výslovně odmítá vaše podmínky.

Toto je souboj forem. Článek 6:225(3) BW to řeší pravidlem „první nabídka“: pokud se nabídka a přijetí vztahují k různým souborům všeobecných podmínek, druhý odkaz nemá žádný účinek, pokud výslovně neodmítá první. V praxi je načasování lepší než formulace.

Jak vyhrát bitvu forem?

Uveďte platnost vašich nákupních podmínek a co nejdříve je uveďte, ideálně v žádosti o cenovou nabídku. Pokud dodavatel poté nabídne své vlastní podmínky a výslovně odmítne vaše a vy tuto nabídku bez dalšího přijmete, uzavíráte smlouvu za podmínek dodavatele. Znovu se odvolejte na své vlastní podmínky, výslovně odmítněte podmínky dodavatele a jasně uveďte, že smlouvu uzavíráte pouze na základě vlastních podmínek. V případech, kdy je vztah důležitý, uveďte platnost vašich podmínek v samotné podepsané smlouvě.

Platí stejné pravidlo i pro mezinárodní nákupy?

Ne. V případech, kdy se použije Úmluva OSN o smlouvách o mezinárodní koupi zboží (Vídeňská úmluva o koupi zboží neboli CISG), se článek 6:225 BW nevztahuje. Úmluva se automaticky použije na prodej zboží mezi podniky v různých smluvních státech, pokud to strany nevyloučí.

Podle Úmluvy se odpověď s podstatnými doplňky nebo změnami považuje za protinávrh. Způsob, jakým soudy následně naloží se dvěma protichůdnými soubory, není upraven; v rámci přístupu k vyřazení se protichůdné doložky vzájemně ruší a mezeru vyplňuje Úmluva. Pokud chcete, aby se mezinárodní koupě řídily vašimi vlastními podmínkami, řekněte to a výslovně vylučte Úmluvu. Náš článek o nejčastějších chybách v mezinárodních obchodních smlouvách se tím zabývá podrobněji.

Které ustanovení může dodavatel napadnout a z jakých důvodů?

Obecné podmínky se kontrolují třemi způsoby: testem závaznosti podle článku 6:233(a) BW, kogentním právem podle článku 3:40 BW a přiměřeností a spravedlností podle článku 6:248(2) BW. Který z těchto testů může dodavatel použít, závisí na jeho velikosti.

Je klauzule nepřiměřeně zatěžující?

Podle článku 6:233(a) BW může být doložka zrušena, pokud je pro protistranu nepřiměřeně obtížná. Soud posuzuje povahu a obsah smlouvy, jak vznikly podmínky, zájmy obou stran, které jsou pro každou z nich zjevné, a další okolnosti. Černá a šedá listina v článcích 6:236 a 6:237 BW se uplatňují přímo pouze v případě, že je protistranou spotřebitel.

Může se tento dodavatel vůbec spolehnout na tuto ochranu?

Ne vždy. Článek 6:235 BW vylučuje největší protistrany: strana, která zveřejňuje své roční účetní závěrky podle Knihy 2 BW nebo která zaměstnává padesát a více osob, se nemůže dovolávat článků 6:233 a 6:234 BW. Malá protistrana, jako je například OSVČ nebo místní řemeslník, může mít prospěch z reflexního efektu (reflexwerking), kdy soudy používají seznamy spotřebitelů jako vodítko, i když se na daný případ přímo nevztahují.

Která omezení platí pro všechny?

Klauzule, která je v rozporu s kogentním právem, veřejným pořádkem nebo dobrými mravy, je neplatná podle článku 3:40 BW. Podle článku 6:248(2) BW se klauzule rovněž nepoužije v rozsahu, v jakém by její použití bylo nepřijatelné z hlediska standardů přiměřenosti a spravedlnosti (redelijkheid en billijkheid). Soudy používají tento test s omezenou odpovědností, ale vyloučení odpovědnosti, které by se vztahovalo na úmysl nebo úmyslnou nedbalost, je klasickou klauzulí, která nepřežije.

Co by měly obsahovat vaše nákupní podmínky?

Funkční sada zahrnuje definice, odpovědnost a záruky, duševní vlastnictví, mlčenlivost, rozhodné právo a příslušnou příslušnost a platby. U smluvních prací doplňte ustanovení o řetězové odpovědnosti, povinnosti varovat a bezpečnosti, které jsou dále popsány níže.

Definice, odpovědnost a záruky

Definiční doložka upravuje opakující se pojmy; rozdíl mezi dodáním, přijetím a schválením určuje, kdy na vás přechází riziko a kdy je platba splatná. Jako kupující chcete, aby odpovědnost dodavatele za vady a následné ztráty byla co nejširší, jak to trh dovoluje. Nevymezujte vyloučení, které by se vztahovalo na úmysl nebo úmyslnou nedbalost: podle článku 6:248(2) BW tato část odpadá. V záruční doložce uveďte, co dodavatel zaručuje, na jak dlouho a jaký máte opravný prostředek.

Duševní vlastnictví

Vždy, když si dílo objednáváte, uveďte samostatnou klauzuli, protože autorská práva jsou držitelem tvůrce. Podle článku 2(3) nizozemského zákona o autorských právech (Auteurswet) musí být převod dohodnut písemně a vyžaduje sepsání listiny za tímto účelem. Vaše podmínky by proto měly stanovit písemný převod nebo alespoň neomezenou licenci, která zahrnuje právo dílo upravovat a zřeknutí se morálních práv, kterých se lze vzdát.

Důvěrnost, platné právo a příslušný soud

Uveďte, jak dlouho trvá povinnost mlčenlivosti a co se stane s materiálem po skončení smlouvy. Vždy uveďte rozhodné právo a příslušný soud, a to i v čistě nizozemském dodavatelském řetězci: dodavatelé jsou převzati nebo se stanou pobočkou zahraniční společnosti. Pokud chcete obecné soudy, uveďte okresní soud, například Okresní soud Východního Brabantu; pokud dáváte přednost rozhodčímu řízení, uveďte to.

Jaké platební podmínky můžete dodavatelům stanovit?

Pokud není nic dohodnuto, začíná běžet zákonný obchodní zájem (wettelijke handelsrente) třicet dní od obdržení faktury. Velká společnost nakupující od menšího dodavatele se nesmí vůbec dohodnout na lhůtě delší než třicet dní.

Článek 6:119a(2) BW stanoví třicetidenní lhůtu pro prodlení; oznámení o prodlení se nevyžaduje. Podle odstavce 5 se strany mohou dohodnout na lhůtě až šedesáti dnů. Delší lhůta je platná pouze tehdy, je-li výslovně dohodnuta a není-li vůči dodavateli hrubě nespravedlivá, s přihlédnutím k objektivním důvodům, povaze plnění a dobrým obchodním praktikám.

Třicetidenní limit pro velké společnosti

Podle článku 6:119a(6) BW, pokud kupující nesplňuje kritéria velikosti podle článku 2:397 BW jako malý a dodavatel je menší podnik nebo osoba samostatně výdělečně činná, strany se nemohou dohodnout na platební lhůtě delší než třicet dní. Doložka, která tak činí, je neplatná. Velký kupující proto nemůže použít své podmínky k uložení šedesátidenní nebo devadesátidenní lhůty menším dodavatelům.

Náklady na vymáhání a započtení

Podle článku 6:96(4) BW má dodavatel v obchodní transakci nárok na náhradu nákladů na vymáhání pohledávky ve výši nejméně 40 EUR nad rámec úroků a doložka, která tuto částku odečte, nebude platná. Doložka o započtení pohledávek se vyplatí: chcete mít právo započíst své pohledávky vůči faktuře a zároveň dodavatele z toho vyloučit. U sporných faktur do výše 25 000 EUR je cesta k okresnímu soudu (kantonrechter) často rychlejší, než naznačují okolnosti.

Co byste měli dodat při nákupu prací nebo služeb?

Pokud si najímáte dodavatele k provedení práce, nikoli k dodání zboží, přidejte doložky o odpovědnosti za škodu způsobenou škodou, povinnosti dodavatele varovat, bezpečnosti a jakékoli normě, jako je například UAV 2012.

Jak omezíte řetězovou odpovědnost za daně ze mzdy?

Hlavní dodavatel, který si najme subdodavatele pro provedení podstatné práce, spadá pod režim řetězové odpovědnosti (ketenaansprakelijkheid) podle článku 35 zákona o výběru státních daní z roku 1990 (Invorderingswet 1990). Pokud subdodavatel nezaplatí daně ze mzdy a příspěvky ze mzdy osob, které práci vykonaly, může vás nizozemská daňová správa (Belastingdienst) považovat za odpovědného. Pokud si najmete personál, a nikoliv práci zadáte externímu dodavateli, uplatní se paralelní režim podle článku 34.

Vaše podmínky mohou snížit riziko. Zavažte subdodavatele k vedení řádné mzdové evidence, identifikaci nasazených osob, poskytnutí platebních záznamů na vyžádání, získání vašeho souhlasu před dalším subdodávkováním a přijetí platby složky mzdy na blokovaný účet (G-rekening). Jak blokovaný účet funguje ve vašem případě, je otázkou pro vašeho daňového poradce; vaše podmínky vytvářejí povinnosti, které to umožňují.

Měli byste jasně stanovit povinnost dodavatele varovat?

Ano. Podle článku 7:754 stavebního zákoníku vás musí dodavatel již dříve upozornit na chyby v zadání a vady v materiálech nebo plánech, které jste dodali, pokud o nich věděl nebo měl rozumně vědět. Jeho zopakování mění implicitní standard na výslovnou povinnost s dohodnutým okamžikem: obvykle prohlídka místa před zahájením prací, po níž následuje písemná zpráva.

A co bezpečnostní a standardní sady, jako například UAV 2012?

Můžete požadovat, aby dodavatel a jeho zaměstnanci vlastnili certifikáty, jako je VCA, dodržovali pravidla vašeho staveniště, hlásili incidenty ve stanovené lhůtě a měli pojištění stanoveného typu a výše. Stavební práce se často provádějí podle Jednotných administrativních podmínek z roku 2012 (UAV 2012), integrované smlouvy podle UAV-GC. Výslovně prohlaste, že takový soubor platí, a uveďte všechny body, od kterých se odchylujete; obecné ustanovení, že v případě rozporu mají přednost vaše podmínky, nenahrazuje.

Co byste si jako kupující měli ověřit?

Většina sporů o nákupní podmínky se točí kolem toho, jak byly použity, nikoli kolem toho, co se v nich píše. V sadě, kterou dnes používáte, si prohlédněte tyto body:

• Vaše podmínky jsou přiloženy ke každé žádosti o cenovou nabídku a objednávce, nejenže jsou na vás odkazovány nebo zveřejněny na vašich webových stránkách (článek 6:234 BW).
• Verze ve vaší šabloně objednávky je aktuální verze a vaši nákupčí vědí, co dělat, když ji dodavatel odmítne.
• Vaše platební doložka umožňuje maximálně šedesát dní a v případě velké společnosti maximálně třicet dní menším dodavatelům (článek 6:119a stavebního zákoníku).
• V případě mezinárodních nákupů zboží jste se rozhodli, zda chcete vyloučit Vídeňskou úmluvu o koupi zboží.
• Vaše doložka o duševním vlastnictví umožňuje písemný převod prostřednictvím listiny nebo široké licence.
• Pro smluvní práci používáte samostatnou sadu nebo samostatné doložky, které se týkají odpovědnosti za škodu v řetězci, bezpečnosti a povinnosti varovat.

Co byste si jako dodavatel měli ověřit?

Pokud vám jsou předloženy podmínky kupujícího, máte více prostoru, než si myslíte. Před dodáním si zkontrolujte tyto body:

• Zda kupující skutečně předal své podmínky před uzavřením smlouvy nebo při jejím uzavření; pokud ne, a nejste vyloučeni článkem 6:235 BW, můžete doložky zrušit.
• Kdo se jako první odvolal na všeobecné podmínky a zda jste ve své cenové nabídce výslovně odmítli podmínky stanovené kupujícím (článek 6:225(3) BW).
• Zda platební lhůta přesahuje šedesát dní, nebo třicet dní, pokud je kupující velká společnost a vy jste menší podnik.
• Zda jsou doložky o odpovědnosti a záruce natolik široké, že by byly nepřijatelné podle článku 6:248(2) BW.
• Zda klauzule o duševním vlastnictví převádí práva k vašemu dílu bez listiny.

Co pro vás můžeme udělat ohledně všeobecných nákupních podmínek?

Naši korporátní právníci pracují jak pro kupující, tak pro dodavatele na základě standardních podmínek a řeší spory, které se jich týkají. Můžeme:

• Zkontrolujte své aktuální nákupní podmínky podle článků 6:119a a 6:233-6:235 BW a označte každé ustanovení, které je neplatné nebo zrušitelné.
• Vypracovat novou sadu nebo samostatné sady pro zboží a pro smluvně zadané práce, včetně doložek o řetězové odpovědnosti a UAV 2012.
• Zkontrolujte si šablony objednávek a cenových nabídek a proces předávání podmínek.
• V souboji forem zhodnoťte, který soubor podmínek upravuje vaši smlouvu.
• Sepsat dopis o zrušení nebo uplatnění klauzule nebo žalobu před okresním soudem nebo okresním soudem.

Shrnutí

• Vaše nákupní podmínky zavazují dodavatele pouze tehdy, pokud jste je včas prohlásili za platné, dodavatel je přijal a vy jste mu je předali před uzavřením smlouvy nebo v okamžiku jejího uzavření (články 6:233 a 6:234 BW).
• V nizozemské smlouvě obvykle vítězí první uvedená sada, pokud ji druhá strana výslovně neodmítne (článek 6:225(3) BW); podle Vídeňské úmluvy o prodeji zboží platí jiná pravidla.
• Velké protistrany nemohou využít cestu k anulování, ale každé ustanovení zůstává předmětem kogentního práva a přiměřenosti a spravedlnosti.
• Velká společnost se nemůže s menším dodavatelem dohodnout na platební lhůtě delší než třicet dní; taková doložka je neplatná (článek 6:119a(6) BW).
• U smluvně zadaných prací přidejte ustanovení o odpovědnosti za škodu v řetězci, povinnosti varovat, bezpečnosti a jakékoli normě, jako je například UAV 2012.

Často kladené otázky