Jak spolehlivá je ústní dohoda v obchodních transakcích?

Ústní dohoda v obchodních transakcích je podle nizozemského práva závazná. Smlouvy vznikají nabídkou a přijetím (článek 6:217 nizozemského občanského zákoníku) a prohlášení může být učiněno v jakékoli formě, takže ústní souhlas vytváří stejné povinnosti jako podepsaný dokument, pokud zákon nepředepisuje pro danou smlouvu písemnou formu. Slabinou dohody formou podání ruky tedy není její platnost, ale její prokazatelnost: strana, která se dohody dovolává, nese důkazní břemeno a bez záznamu musí rekonstrukci dohody provést z e-mailů, faktur a chování.

Je ústní dohoda v obchodních transakcích závazná?

Ano. Nizozemské smluvní právo spočívá na konsenzualismu: smlouvu vytváří dohoda mezi stranami, nikoli forma, ve které je tato dohoda vyjádřena. Článek 3:37 občanského zákoníku tuto otázku přímo uvádí a stanoví, že pokud zákon nestanoví jinak, lze prohlášení učinit v jakékoli formě a může být dokonce implicitně vyvozeno z jednání. Neexistuje žádný obecný požadavek na písemnou formu, žádný požadavek na podpis ani žádný požadavek na protiplnění, jaký existuje v jiných právních systémech.

Praktickým důsledkem je, že velká část nizozemské obchodní činnosti probíhá na základě smluv, které nikdo nikdy nepodepsal. Objednávka potvrzená telefonicky, prodloužení dodací lhůty dohodnuté na chodbě, úprava ceny dohodnutá ve videohovoru: to vše jsou smlouvy nebo dodatky ke smlouvám a všechny jsou pro strany závazné. Soud, který je požádán, aby o nich rozhodl, tak neodmítne z důvodu nedostatku dokumentů.

Absence papírů mění postavení strany, která se chce na dohodu spoléhat. V nizozemském občanskoprávním řízení musí strana, která se dovolává právních důsledků souboru skutečností, tyto skutečnosti prokázat. Pokud dodavatel tvrdí, že byla dohodnuta pevná cena, a kupující tvrdí, že cena byla orientační, je to dodavatel, kdo musí soud přesvědčit, a to ohledně existence smlouvy a ohledně každé z podmínek, které chce vymáhat. Smlouva, která je platná, ale neprokazatelná, není z obchodního hlediska velkým přínosem.

Existuje ještě jedna vrstva, která se přehlíží. I v případech, kdy je ústní dohoda plně prokazatelná, strany často neprojednaly věci, které později způsobí spor: datum dodání, důsledky opožděné platby, čí všeobecné podmínky se použijí, který soud rozhodne, co se stane, pokud klesnou objemy. Nizozemské právo některé z těchto mezer vyplňuje standardními pravidly a standardem přiměřenosti a spravedlnosti, ale výsledek vyplňující mezeru je zřídka takový, jaký měla kterákoli ze stran na mysli.

Kdy je smlouva uzavřena a kým

Smlouva vzniká v okamžiku přijetí nabídky. O tom, zda tento okamžik nastal, rozhodují dvě otázky: zda vůbec nabídka byla podána a zda přijetí dorazilo na druhou stranu.

Nabídka, přijetí a okamžik formování

Nabídka je návrh, který je dostatečně úplný, aby se pouhým souhlasem proměnil ve smlouvu. Prohlášení, že by strana mohla mít zájem nebo že se o danou možnost zajímá, je spíše výzvou k jednání než nabídkou a její přijetí nic neznamená. Dělicí čára je to, co by druhá strana mohla rozumně odvodit z použitých slov a okolností, což je test, který nizozemské právo uplatňuje na prohlášení obecně: strana je vázána významem, který by druhá strana mohla oprávněně přiložit tomu, co uvedla.

Přijetí nabývá účinnosti okamžikem, kdy dorazí osobě, která nabídku učinila, nikoli okamžikem, kdy je vysloveno nebo odesláno, takže zpráva, která zůstala nepřečtena v hlasové schránce, může stále vést k uzavření smlouvy, protože dorazila. Přijetí, které se od nabídky v jakémkoli bodě odchyluje, se považuje za odmítnutí v kombinaci s novou nabídkou, pokud se nejedná o nevýznamnou odchylku a původní navrhovatel neprodleně nevznese námitku. Do doby přijetí lze nabídku obvykle odvolat, ale ne, pokud je v ní uvedeno, že je neodvolatelná, nebo je stanovena lhůta pro přijetí.

Mlčení obecně neznamená přijetí. V probíhajícím obchodním vztahu však strana, která obdrží písemné potvrzení telefonického rozhovoru a nechá ho být bez protestů, může zjistit, že podmínky v něm uvedené přijala, protože v tomto případě měla druhá strana právo očekávat reakci. Právě proto je potvrzovací e-mail tak mocným nástrojem a proto je nutné nesprávné potvrzení rychle opravit.

Zda by osoba, se kterou jste hovořili, mohla zavázat společnost

Ústní dohoda má jen takovou hodnotu, jakou má autorita osoby, která ji uzavřela. Společnosti jednají prostřednictvím svých ředitelů a osob s plnou mocí. U společnosti s ručením omezeným (BV) a akciové společnosti (NV) dává občanský zákoník představenstvu pravomoc zastupovat a umožňuje ve stanovách omezit, kteří ředitelé mohou jednat společně nebo samostatně. Tato ujednání a veškeré registrované plné moci jsou viditelné v obchodním rejstříku vedeném Obchodní komorou (Kamer van Koophandel), do kterého je možné nahlédnout zdarma a trvá přibližně minutu.

Pokud daná osoba neměla žádnou autoritu, smlouva společnost nezavazuje, pokud společnost nevytvořila zdání, že ji měla. Tato doktrína zdánlivé autority je únikovou cestou pro protistranu jednající v dobré víře, ale vyžaduje okolnosti, které lze připsat samotné společnosti, jako je pracovní pozice, předchozí obchodní jednání nebo e-mailový podpis, který danou osobu prezentuje jako oprávněnou. Kupující, který vyjednává podstatnou ústní dohodu s nižším zaměstnancem, aniž by si cokoli ověřil, má slabé argumenty.

Praktické pravidlo pro obchodní praxi je jednoduché: čím větší je obchod, tím více si identita a autorita osoby na druhé straně stolu zaslouží chvilku pozornosti před podáním ruky, nikoli po něm.

Co nizozemské právo stále vyžaduje v písemné podobě

Svoboda formy má výjimky a ty jsou důležité, protože v těchto případech je ústní dohoda nejen obtížně prokazatelná, ale také právně neúčinná. Výjimky se shlukují kolem tří aspektů: ochrany slabší strany, vynucení okamžiku reflexe před dalekosáhlým závazkem a vytvoření jistoty ohledně práv, která se týkají třetích stran.

Koupě nemovitosti soukromým kupujícím musí být podle článku 7:2 občanského zákoníku zaznamenána písemně a kupující má poté třídenní lhůtu na rozmyšlenou, během níž může koupi zrušit bez udání důvodu. Toto ustanovení chrání spotřebitele, takže se nepoužije v případě, že společnost kupuje obchodní prostory; ústní dohoda o komerční nemovitosti může být závazná, ačkoli samotný převod vlastnictví vždy vyžaduje notářský zápis a registraci.

Konkurenceschopnost je platná pouze tehdy, pokud byla písemně dohodnuta se zletilým zaměstnancem podle článku 7:653 občanského zákoníku, a v případě smlouvy na dobu určitou vyžaduje také písemné prohlášení o závažných obchodních zájmech, které ji odůvodňují. Doložka projednaná na pracovním pohovoru, která však nikdy nebyla sepsána, nemá vůbec žádný účinek. Stejná logika písemné formy platí pro splátkový prodej, pro franšízovou smlouvu podle zákona o franšízách, který je v platnosti od 1. ledna 2021, a pro rozhodčí smlouvu, u které článek 1021 občanského soudního řádu vyžaduje prokázání písemnou listinou. Postoupení pohledávky novému věřiteli vyžaduje listinu podle článku 3:94 občanského zákoníku a soukromá osoba, která ručí za obchodní dluh, může být vůči tomuto podniku držena pouze na základě písemné listiny.

Kde je psaní nutné a co se děje bez něj

Pro přeshraniční obchod je toto pravidlo spíše liberálnější. Vídeňská úmluva o prodeji zboží, která se standardně vztahuje na mezinárodní prodej zboží mezi podniky ve smluvních státech včetně Nizozemska, výslovně stanoví, že kupní smlouva nemusí být uzavřena ani prokázána písemně a může být prokázána jakýmkoli způsobem. Podniky, které chtějí v mezinárodním styku jistotu písemné smlouvy, si ji musí vytvořit samy, nebo úmluvu vyloučit a zvolit si vnitrostátní právo, které vyžaduje více.

Prokázání ústní dohody

Důkazní břemeno leží na straně, která se odvolává na právní důsledky skutečností, které uvádí, což je pravidlo v článku 150 občanského soudního řádu. Ve sporu o ústní dohodu je to téměř vždy žalobce: dodavatel požadující platbu, zhotovitel požadující vícepráce, zprostředkovatel požadující svou provizi.

Dobrou zprávou je, že nizozemský soudní řád neomezuje způsob, jakým lze tento důkaz předložit. Článek 152 občanského soudního řádu povoluje důkazy všemi prostředky a ponechává váhu důkazů na soudu. Neexistuje žádné pravidlo, které by vylučovalo ústní důkazy o ústních smlouvách, a neexistuje ani požadavek na písemný záznam. Soud chce ucelený popis podložený materiály, které nebyly vytvořeny pro účely soudního sporu.

Co vlastně přesvědčí soud

Současné dokumenty předčí paměť. Potvrzovací e-mail odeslaný téhož odpoledne, záznam v kalendáři, cenová nabídka s ručně psanou úpravou, zpráva v chatu o dodacím týdnu, plán projektu rozeslaný po schůzce: každý z nich opravuje detail v okamžiku, kdy se nikdo nehádal. Materiál, který v těchto případech rozhoduje, je zhruba seřazen podle síly:

• písemná potvrzení o rozhovoru, která druhá strana obdržela a která nevyvrátila;
• faktury odpovídající uvedeným podmínkám, zejména pokud byly uhrazeny zcela nebo zčásti;
• plnění obou stran, které dává smysl pouze tehdy, pokud údajná dohoda existovala;
• interní dokumenty druhé strany, jako například zápis objednávky nebo rozpočet, které lze vyžadovat v řízení, v němž jsou konkrétně označeny;
• svědecké výpovědi přítomných osob, vyslechnuté pod přísahou, pokud soud nařídí výslech svědka.

Výpovědi svědků jsou skutečně užitečné, ale jedná se spíše o poslední než první řádek. Paměť je rekonstrukční a svědek, který je zaměstnancem strany, která ho předvolává, bude vyslýchán přesně v tomto bodě. Jeden současný e-mail má obvykle větší váhu než dva spřátelení svědci o tři roky později.

Nahrávání rozhovoru je v Nizozemsku legální, pokud se ho sami účastníte, a takto pořízená nahrávka může být použita jako důkaz. Není to neutrální krok: pokud se objeví na veřejnosti, poškozuje důvěru, může být v rozporu se smluvní mlčenlivostí a následné zpracování nahrávky musí stále splňovat pravidla ochrany osobních údajů. Běžně se však jedná o špatnou náhradu za prosté zapsání toho, co bylo dohodnuto.

Co bylo skutečně dohodnuto: výklad a obecné podmínky

Prokázat existenci smlouvy je jen polovina úkolu. Druhou polovinou je zjistit, co smlouva říká, a v tomto případě je nizozemské právo výrazně méně doslovné, než mnoho mezinárodních protistran očekává.

Standard Haviltex

Od rozsudku ve věci Haviltex, který vynesl Hoge Raad v roce 1981, není význam smlouvy určen pouze slovy, ale významem, který jim strany mohly za daných okolností rozumně přisoudit, a tím, co od sebe mohly rozumně očekávat. Soud se zabývá jednáními, postavením a odbornými znalostmi stran, tržní praxí a chováním stran po uzavření dohody. V případě ústní dohody je to obousměrné: neexistují žádná slova, na která by se dalo spolehnout, takže primárním materiálem se stává chování a korespondence a strana, jejíž chování bylo trvale v rozporu s dohodou, jak nyní tvrdí, má potíže.

Dvě výchozí pravidla tiše odvedou spoustu práce tam, kde strany nikdy o žádném bodě nediskutovaly. Rozumnost a spravedlnost doplňují smlouvu a ve výjimečných případech mohou zrušit ustanovení, jehož použití by bylo nepřijatelné. A kupující nebo klient, který zjistí vadu, musí podat reklamaci v přiměřené lhůtě od jejího zjištění, jinak ztratí právo se na ni dovolávat; v obchodním styku je tato lhůta krátká a nechat neuspokojivou dodávku měsíce mlčet je známý způsob, jak ztratit jinak oprávněnou reklamaci.

Obecné pojmy a pravidlo „první výstřel“

Většina obchodních stran má v úmyslu uplatňovat své vlastní všeobecné obchodní podmínky a většina ústních dohod je uzavřena, aniž by se o nich kterákoli ze stran zmínila. Nizozemské právo řeší výslednou kolizi pravidlem „první volba“ v článku 6:225 občanského zákoníku: pokud se nabídka a přijetí vztahují na různé soubory všeobecných podmínek, druhý odkaz nemá účinek, pokud výslovně neodmítá podmínky uvedené v nabídce. Odmítnutí skryté v malém písmu druhého souboru podmínek nestačí; musí být výslovné.

Použitelnost je pouze první překážkou. Všeobecné podmínky zavazují druhou stranu pouze tehdy, pokud jí byla dána skutečná příležitost se s nimi seznámit před uzavřením smlouvy nebo v jejím průběhu, což v praxi znamená jejich předání nebo zaslání, a odkaz na webové stránky v obchodním styku automaticky nestačí. Ústní dohoda, v níž nikdo nezmínil žádné všeobecné podmínky, následovaná fakturou s těmito podmínkami na zadní straně, obvykle vede k podmínkám, které se vůbec nepoužijí. Naše stránka o práci smluvního právníka popisuje, jak se tyto dokumenty uspořádávají před sporem, a nikoli po něm.

Když jednání ztroskotají dříve, než dojde k dohodě

Obchodní jednání někdy končí těsně před dohodou a strana, která již investovala, chce vědět, zda druhá strana může jednoduše odstoupit. Jako výchozí bod může: smluvní svoboda zahrnuje i svobodu neuzavřít smlouvu. Hoge Raad stanovil přísný standard pro odchýlení se od tohoto výchozího bodu a rozhodl, že ukončení jednání je nepřijatelné pouze za výjimečných okolností, zejména pokud by druhá strana mohla oprávněně očekávat, že k uzavření nějaké smlouvy dojde, nebo pokud jiné okolnosti činí ukončení nepřijatelným.

Pokud je tato hranice překročena, je obvyklým řešením kompenzace vynaložených nákladů a jen zřídka zisku, který by neúspěšná smlouva přinesla. Praktické ponaučení je zrcadlovým obrazem ponaučení o podání ruky: pokud jste požádáni o investici do obchodu, který ještě není uzavřen, zaznamenejte si, na čem bylo dosud dohodnuto, výslovně zaznamenejte, na čem ne, a náklady na přípravné práce si písemně shrňte, než je vynaložíte.

Co dělat, když je ústní dohoda porušena

Prvním krokem téměř nikdy není soudní spor. Jde o písemné oznámení o prodlení (ingebrekestelling) podle článku 6:82 občanského zákoníku: dopis nebo e-mail, který uvádí, co bylo dohodnuto, co nebylo splněno a poskytuje přiměřenou lhůtu k nápravě. Bez tohoto oznámení se dlužník obecně nedostává do prodlení a bez prodlení neexistuje nárok na náhradu škody ani právo na odstoupení od smlouvy. Oznámení dělá ještě něco, co je cenné v ústním sporu: nutí druhou stranu reagovat na písemnou verzi dohody a její odpověď, nebo její mlčení, se stává důkazem.

Oznámení není nutné ve všech případech. Pokud lhůta dohodnutá mezi stranami uplynula, pokud dlužník již prohlásil, že nesplní závazek, nebo pokud se plnění stalo trvale nemožným, dochází k prodlení ze zákona. V případě pochybností oznámení i tak zašlete; za jeho nedodržení se nehrozí žádná sankce, ale za jeho zmeškání existuje skutečná sankce.

Škody, rozpuštění a lhůty

Jakmile se dlužník dostane do prodlení, článek 6:74 občanského zákoníku opravňuje věřitele k náhradě škody způsobené porušením. Tato škoda může zahrnovat ušlý zisk, ale pouze v rozsahu, v jakém ji lze připsat porušení a doložit číselnými údaji; v případě ústní dohody se nároky obvykle zkracují, protože dohodnutý objem nebo marže nebyly nikdy stanoveny na papíře. Spolu s tím lze uplatnit i přiměřené náklady na zjištění škody a na mimosoudní získání platby.

Alternativou k vymáhání dohody je její ukončení. Článek 6:265 občanského zákoníku umožňuje zrušení z důvodu jakéhokoli neplnění, pokud není neplnění příliš malé na to, aby ho odůvodňovalo, a zrušení zakládá povinnost vrátit zpět to, co již bylo splněno. Zda požadovat plnění, náhradu škody nebo zrušení, je strategická volba, která závisí na tom, co od druhé strany stále chcete a co můžete dokázat.

Lhůty jsou neúprosné. Nárok na plnění smluvní povinnosti se promlčuje pět let ode dne, kdy se pohledávka stala splatnou, podle článku 3:307 občanského zákoníku a písemná upomínka, která jednoznačně vyhrazuje právo na plnění, tuto lhůtu přerušuje podle článku 3:317. Dlouhodobé obchodní vztahy, v nichž jsou faktury sporné a poté ponechány beze změny, jsou klasickým způsobem, jak o pohledávku přijít pouhým čekáním.

Pokud je sázková částka nižší než zákonný strop pro okresní soud (kantonrechter), lze řízení zahájit bez právníka a je relativně rychlé; náš přehled drobných nároků v Nizozemsku tento postup vysvětluje. Nad tento strop se případ posoudí k okresnímu soudu a zastoupení právníkem je povinné. Mediace stojí za zvážení, pokud má obchodní vztah stále hodnotu, a rozhodčí řízení pouze tehdy, pokud se na tom strany platně písemně dohodly.

Ústní změny písemné smlouvy

Nejčastějším sporem v obchodní praxi, který vzniká ústní dohodou, není smlouva, která nikdy nebyla sepsána, ale písemná smlouva, která byla ústně změněna v průběhu jednání. Dodací harmonogram je telefonicky zpřesněn, sleva je poskytnuta na jednu sezónu, rozsah prací se schůzku od schůzky rozšiřuje a o dva roky později se strany neshodnou na tom, která verze je platnější.

Protože nizozemské právo neobsahuje žádné formální požadavky, je ústní dodatek k písemné smlouvě v zásadě stejně platný jako samotná smlouva. Mnoho obchodních smluv se snaží tyto dveře uzavřít klauzulí, která stanoví, že dodatky jsou platné pouze tehdy, jsou-li písemně dohodnuty a podepsány oběma stranami. Taková klauzule je užitečná a mění argumentaci, ale nepředstavuje absolutní překážku: to, zda se jí strana může odvolat, závisí na okolnostech a strana, která na ústní změnu dlouhodobě reagovala, akceptovala její výhodu a nikdy se na klauzuli neodvolala, může zjistit, že spoléhání se na ni je nepřijatelné. Bezpečnější interpretace je taková, že klauzule ústní dodatek činí obtížněji prokazatelným a snáze odolatelným, nikoli však znemožňujícím.

Dodatečné práce jsou stejným problémem v jiné podobě. Ve stavebnictví i v oblasti odborných služeb jsou dodatečné práce dohodnuté na místě trvalým zdrojem soudních sporů a dodavatel, který je provedl bez písemných pokynů, musí prokázat jak to, že byly požadovány, tak i to, že byla dohodnuta cena nebo cenový základ. Rozdíl mezi reklamací a sporem představuje krátký e-mail před zahájením dodatečných prací, nikoli faktura po jejich dokončení.

Stejná disciplína platí pro ukončení smlouvy. Smlouva ukončená ústně může být platně ukončena, ale strana, která tvrdí, že dala výpověď, musí prokázat, že tak učinila, že výpověď dorazila druhé straně a kdy. Pokud výpovědní lhůta běží od doručení, je nenahraný telefonní hovor právě tím druhem důkazu, který selhává v okamžiku, kdy je nejvíce potřeba.

Jak udržet rychlost a ztratit riziko

Obchodní život nebude čekat na podepsanou smlouvu a ani nemusí. Následuje minimální disciplína, která promění ústní dohodu v něco obhajitelného, ​​aniž by to zpomalilo podnikání.

Potvrďte v tentýž den. Postačí krátký e-mail, který uvede rozsah, cenu nebo cenový mechanismus, datum dodání nebo dokončení, platební podmínky a použitelnost vašich všeobecných podmínek. Požádejte o jednořádkové potvrzení a odpověď považujte za součást smluvního spisu. Pokud druhá strana shrnutí opraví, dozvěděli jste se něco cenného v nejlevnějším možném okamžiku.

K e-mailu přiložte své všeobecné podmínky, místo abyste se na ně odkazovali, a totéž udělejte při první objednávce v jakémkoli novém vztahu. Uchovejte si záznam o tom, co bylo odesláno, protože otázkou v sporu není, zda podmínky existují, ale zda měla druhá strana skutečnou možnost si je přečíst.

Pište faktury, které popisují práci, nikoli celkovou částku, s uvedením data smlouvy a výsledků plnění, a v případě neuhrazených faktur písemně sledujte situaci. Veďte si záznam o každém hovoru, který něco změní, s uvedením data a účastníků. Pokud je dohoda pozměněna ústně, potvrďte změnu stejným způsobem jako originál; spory o odchylky jsou přinejmenším stejně časté jako spory o původní dohodu.

A konečně, dodržujte písemnou formu tam, kde to zákon vyžaduje. Konkurenceschopná doložka, franšízová smlouva, rozhodčí doložka nebo postoupení pohledávek, které existuje pouze v jednání, není slabou smlouvou, ale nikoli smlouvou, a žádné množství následné dokumentace ji neopraví. Naše příručky korporátního práva stanoví dokumenty, které většina nizozemských podniků potřebuje mít připravené před zahájením jednání.

Často kladené otázky

Téměř v každém sporu o ústní dohodu se objevuje několik praktických otázek.

Law & More Radí nizozemským i mezinárodním firmám ohledně uzavírání smluv, všeobecných obchodních podmínek a sporů o to, co bylo dohodnuto. Pokud protistrana popírá dohodu, o které víte, že byla uzavřena, nebo chcete, aby váš smluvní proces byl postaven tak, aby přežil spor, rádi se na to s vámi podíváme.