Dohoda o mlčenlivosti, v Nizozemsku nazývaná také geheimhoudingsovereenkomst neboli NDA, je smlouva, ve které se jedna nebo obě strany zavazují nezveřejnit ani nepoužívat specifikované důvěrné informace. Nizozemské právo neklade na takovou dohodu žádné formální požadavky: jedná se o běžnou smlouvu, vymahatelnou podle obecných pravidel nizozemského občanského zákoníku, a stojí vedle zákonné ochrany obchodního tajemství v zákoně o obchodním tajemství (Wet bescherming bedrijfsgeheimen). Její praktická hodnota spočívá v tom, co definuje, jak dlouho trvá a co se stane, když je porušena.
Co dělá NDA, co zákon sám o sobě nedělá
Od 23. října 2018 má Nizozemsko zákon věnovaný důvěrným obchodním informacím: Wet bescherming bedrijfsgeheimen (zákon o ochraně obchodního tajemství), který provádí směrnici EU 2016/943. Chrání informace, které splňují tři kumulativní podmínky. Informace musí být tajné v tom smyslu, že nejsou obecně známé nebo snadno dostupné osobám, které s tímto druhem informací běžně nakládají. Musí mít obchodní hodnotu právě proto, že jsou tajné. A osoba, která je zákonně spravuje, musela za daných okolností podniknout přiměřené kroky k jejich utajení.
Tato třetí podmínka je oblastí, kde si dohoda o mlčenlivosti zaslouží své místo. Organizace, která zpřístupní své návrhy, cenové kalkulace nebo zdrojový kód bez dohody o mlčenlivosti, bude mít problém přesvědčit soud, že podnikla přiměřené kroky k jejich utajení, a proto může zcela ztratit zákonnou ochranu. Podepsaná dohoda o mlčenlivosti spolu s omezeními přístupu a označením dokumentů je běžným důkazem splnění této podmínky.
Dohoda také umožňuje věci, které zákon ne. Může se vztahovat na informace, které jsou důvěrné, ale nemají žádnou samostatnou obchodní hodnotu, například pouhou skutečnost, že probíhají jednání. Může zakázat jednání, které zákon povoluje, zejména reverzní inženýrství produktu, který byl legálně získán, což směrnice a zákon považují za legitimní způsob získávání informací, pokud se strany nedohodly jinak. A může s porušením spojit dohodnutý finanční důsledek, což odstraňuje nejtěžší část jakéhokoli nároku na zachování mlčenlivosti: prokázání ztráty.
Jednostranné, vzájemné a vícestranné dohody o mlčenlivosti
Jednostranná dohoda o mlčenlivosti zavazuje pouze jednu stranu. Je vhodná pro situace, kdy informace tečou jedním směrem: vynálezce se obrací na výrobce, společnost informuje konzultanta, zaměstnavatel najímá zaměstnance, kteří uvidí zákaznická data. Vzájemná nebo bilaterální dohoda o mlčenlivosti zavazuje obě strany a je standardním nástrojem v jednáních o fúzích a akvizicích, společném vývoji a jakémkoli jednání, v němž obě strany otevírají své účetní knihy.
Vícestranné dohody se používají v konsorciích a výzkumných spolupracích, kde několik organizací zveřejňuje i přijímá informace. Jejich sepsání je obtížnější, protože povolený účel se u jednotlivých účastníků liší a protože únik lze vysledovat k více než jednomu příjemci. V těchto ujednáních se vyplatí předem dohodnout, kdo může co sdílet s kterým přidruženým subjektem, a zaznamenat to v příloze, kterou lze aktualizovat bez nutnosti znovu projednávat celou dohodu.
Ať už je použita jakákoli forma, dohoda o mlčenlivosti upravuje zveřejnění informací. Nenahrazuje smlouvu, která upravuje samotnou spolupráci, a neurčuje, kdo je vlastníkem výsledků. Dohoda o mlčenlivosti podepsaná před společným vývojovým projektem by proto měla výslovně stanovit, že nic v ní nepřevádí duševní vlastnictví ani neuděluje licenci, takže vlastnictví je třeba i nadále řešit ve vývojové smlouvě.
Klauzule, které rozhodují o tom, zda má smlouva nějakou hodnotu
Začněte definicí důvěrných informací. Definice, která zahrnuje vše, v praxi nepokrývá nic, protože soud, který je požádán o její vymáhání, nemá jak zjistit, co bylo skutečně chráněno. Funkční přístup pojmenovává kategorie a pokud možno vyžaduje, aby zveřejnění byla označena nebo potvrzena písemně v krátké lhůtě po ústním zveřejnění. Patří sem i standardní výjimky: informace, které jsou již veřejné, které příjemce již zákonně drží, které si vypracoval nezávisle nebo které obdrží od třetí strany bez porušení povinnosti mlčenlivosti.
Dále přichází na řadu povolený účel. Příjemce by měl mít možnost použít informace k jednomu definovanému účelu a k ničemu jinému, protože skutečnou škodou ve většině případů nespočívá zveřejnění, ale použití. Pak okruh povolených příjemců: jmenovaní zaměstnanci, společnosti ve skupině, profesionální poradci, v každém případě za podmínky, že jsou vázáni rovnocennými závazky, přičemž za ně zůstává odpovědný příjemce, který je zpřístupnil.
Doba trvání si zaslouží více pozornosti, než se jí obvykle věnuje. Závazek, který vyprší po určité době, se snadno spravuje, ale skutečné obchodní tajemství zůstává v den jeho zániku nechráněno. Závazek, který trvá tak dlouho, dokud informace zůstanou tajné, odpovídá obchodní realitě, ale vyžaduje, aby výjimky byly neměnné. Mnoho smluv kombinuje obojí: pevnou dobu pro běžné důvěrné informace a neomezenou dobu pro informace, které se kvalifikují jako obchodní tajemství. A konečně, zabývat se koncem: vrácení nebo zničení materiálů, uchování jedné kopie pro účely dodržování předpisů a trvání závazku mlčenlivosti po ukončení.
Trestní ustanovení: účinná a snadno se v nich mýlí
Smluvní pokuta (boetebeding) je nejúčinnějším nástrojem vymáhání práva v nizozemské dohodě o mlčenlivosti, protože zbavuje žalobce povinnosti prokazovat a vyčíslovat ztrátu. Podle článku 6:92 nizozemského občanského zákoníku nahrazuje smluvní pokuta zákonnou náhradu škody, pokud smlouva nestanoví jinak, takže dohoda, která má za cíl, aby byla pokuta splatná vedle plné náhrady škody, to musí výslovně uvádět. Článek 6:94 umožňuje soudu snížit pokutu, pokud by výsledek byl jinak zjevně nepřijatelný, a může také zvýšit náhradu škody, pokud je pokuta zjevně nedostatečná. Soudy uplatňují pravomoc snížit pokutu s omezením mezi obchodními stranami, ale pokuta, která nemá žádný vztah k žádné myslitelné ztrátě, k tomu vychází.
Situace se zcela mění, jakmile je druhou stranou zaměstnanec. Článek 7:650 nizozemského občanského zákoníku stanoví přísné podmínky pro ustanovení o pokutě v pracovní smlouvě. Smlouva musí stanovit, která pravidla obsahují pokutu a její výši, a toto ustanovení musí být dohodnuto písemně. Musí přesně stanovit, k čemu bude pokuta použita, a toto určení nesmí být osobním prospěchem zaměstnavatele. Každá pokuta musí být pevně stanovená v měně mzdy a celková pokuta uložená za týden nesmí překročit půl dne mzdy.
Jakákoli klauzule, která je v rozporu s těmito ustanoveními, je neplatná. Existuje jedna cesta, jak je obejít: u zaměstnanců, jejichž mzda přesahuje příslušnou minimální mzdu, se strany mohou písemně odchýlit od pravidel o místě určení, pevné částce a týdenním stropu. Nesmí se odchýlit od požadavku, aby smlouva stanovila pravidla a částku, ani od požadavku písemné mzdy. Právě zde selhávají klauzule o mlčenlivosti zaměstnavatele: klauzule slibující nespecifikovanou pokutu nebo klauzule, která si peníze ponechává pro zaměstnavatele bez písemné odchylky pro zaměstnance s mzdou nad minimální mzdou, nemůže být vůbec vymáhána. Naši právníci v oblasti pracovního práva se s následky setkávají pravidelně, obvykle po porušení, nikoli před ním.
Doložka o pokutě není jediným opravným prostředkem. I bez ní je porušení dohody o mlčenlivosti neplněním podle článku 6:74 nizozemského občanského zákoníku a má za následek náhradu škody. Neoprávněné získání, použití nebo zveřejnění obchodního tajemství poskytuje jeho držiteli opravné prostředky podle zákona o ochraně obchodního tajemství.
Důvěrnost v zaměstnání: čeho se doložka může a nemůže týkat
Zaměstnanec má podle článku 7:611 nizozemského občanského zákoníku povinnost chovat se jako řádný zaměstnanec a tato povinnost již implikuje určitou míru mlčenlivosti během pracovního poměru. Po skončení pracovního poměru je to jen slabý komfort, a proto je součástí každé smlouvy obsahující citlivé informace samostatná doložka o mlčenlivosti, která má platit i po ukončení pracovního poměru.
Doložka o mlčenlivosti není konkurenční doložkou a neměla by být jako taková používána. Konkurenceschopná doložka (concurrentiebeding) se řídí článkem 7:653 nizozemského občanského zákoníku: musí být písemná, nesmí být sjednána s nezletilou osobou a v rámci smlouvy na dobu určitou je platná pouze tehdy, pokud zaměstnavatel písemně uvede závažné obchodní zájmy, které ji činí nezbytnou. Doložka o mlčenlivosti neobsahuje žádný z těchto požadavků, protože omezuje spíše zveřejnění než zaměstnání. Soudy si všimnou, kdy doložka označená jako důvěrnost ve skutečnosti brání někomu v práci v jeho oboru, a podle toho s ní zacházejí.
Existují limity, které žádná klauzule nemůže překročit. Povinnost mlčenlivosti nemůže podle nizozemské legislativy o oznamovatelích zabránit zaměstnanci v nahlášení podezření na protiprávní jednání; smluvní ustanovení, která toto právo omezují, nemají žádný účinek. Nemůže někomu zabránit v nahlášení trestného činu, v podání důkazů, když je to nutné, nebo v poskytnutí informací orgánu dohledu, který k tomu má právo. Ani nenahrává zákonnou povinnost zaměstnavatele předat informace. Dohoda o mlčenlivosti, která má za cíl koupit mlčení o protiprávním jednání, není jen nevymahatelná, ale sama o sobě představuje závazek.
Osobní údaje: NDA není smlouvou o zpracování osobních údajů
Důvěrné informace velmi často obsahují osobní údaje a v tomto okamžiku se souběžně se smlouvou uplatňuje obecné nařízení o ochraně osobních údajů. Pokud příjemce zpracovává osobní údaje na pokyn zpřístupňovatele, vyžaduje článek 28 GDPR samostatnou smlouvu o zpracování údajů (verwerkersovereenkomst) s předepsaným minimálním obsahem: předmět a doba trvání, povaha a účel zpracování, kategorie subjektů údajů, bezpečnostní opatření, pravidla pro dílčí zpracovatele, pomoc s právy subjektů údajů a osud údajů na konci zpracování.
Doložka o mlčenlivosti tyto požadavky nesplňuje a nelze ji dodržovat. Tyto dva dokumenty slouží různým účelům: dohoda o mlčenlivosti chrání obchodní zájmy zpřístupňovatele, dohoda o zpracování dat chrání jednotlivce, jejichž údaje jsou dotčeny, a odpovědnost sděluje nizozemskému úřadu pro ochranu osobních údajů. Pokud osobní údaje překračují hranice mimo Evropský hospodářský prostor, potřebuje předání také vlastní právní základ podle kapitoly V GDPR. Zacházení s jedním dokumentem tak, aby zahrnoval oba, je běžnou a nákladnou zkratkou; naši právníci specializující se na ochranu osobních údajů se častěji zabývají následky než samotnou sepisem.
Vynucování dohody o mlčenlivosti v případě úniku informací
Rychlost je důležitější než cokoli jiného, protože hodnota tajemství mizí v okamžiku, kdy se stane veřejným, a žádný soudní příkaz ji nemůže obnovit. Prvním krokem je důkaz: zabezpečení souborů protokolů, e-mailového provozu, obrázků zařízení a záznamů o stahování před jejich přepsáním a zaznamenání toho, co bylo komu a kdy sděleno. Nizozemské řízení zde nabízí specifický nástroj, důkazní přílohu (bewijsbeslag) v kombinaci s návrhem na nahlédnutí do dokumentů podle článku 843a nizozemského občanského soudního řádu, který umožňuje straně s oprávněným zájmem požadovat kopie specifických dokumentů týkajících se právního vztahu, jehož je stranou.
Obvyklou cestou k rychlému rozhodnutí je zkrácené řízení před soudcem pro předběžná opatření (kort geding voor de voorzieningenrechter). Typickými nároky jsou příkaz k zastavení použití nebo zveřejnění, příkaz k vrácení nebo zničení materiálů, příkaz k určení jmen příjemců a zaplacení smluvní pokuty pod hrozbou dalšího penále (dwangsom). Zákon o ochraně obchodního tajemství přidává opatření zaměřená na zboží, které porušuje obchodní tajemství, včetně stažení z trhu a zničení, a dává soudu pravomoc chránit důvěrnost tajemství během samotného řízení, což je nezbytné, protože soudní spor o tajemství jinak hrozí jeho vyzrazením.
Náhrada škody se uplatňuje v běžném řízení ve věci samé. Pokud se strany dohodly na pokutě, nárok se týká pouze výše pokuty, a proto má doložka tak vysokou hodnotu. Pokud se tak nestane, musí žalobce prokázat svou ztrátu a ušlý zisk z informací, které nyní má k dispozici i konkurent, je notoricky obtížné vyčíslit. Závažná porušení mohou být navíc trestným činem: nizozemský trestní zákoník stanoví trestné právo za úmyslné vyzrazení obchodního tajemství, které je daná osoba povinna zachovávat.
Přeshraniční dohody o mlčenlivosti a volba práva
Dohody o mlčenlivosti se často podepisují mezi stranami v různých zemích a šablony, které kolují, jsou obvykle americké. Na tom záleží. Pojmy jako sankční náhrada škody, doktrína paušální náhrady škody a soudní příkaz se ze zákona nedají přenést do nizozemského práva a doložka vytvořená kolem nich může zcela ztratit svůj účinek, pokud se použije nizozemské právo. Podle nařízení Řím I si obchodní strany mohou svobodně zvolit rozhodné právo a tato volba by měla být učiněna záměrně, nikoli převzata ze šablony.
Přidejte doložku o odpovídajícím soudním rozhodnutí. Možnost volby nizozemských soudů umožňuje rychlé oslovení soudce pro předběžná opatření a rozsudek získaný v členském státě se šíří v rámci Evropské unie bez dalších formalit. Pokud protistrana drží veškerý svůj majetek mimo Evropu, je rozhodčí řízení často vymahatelnější možností. Praktický test pro jakoukoli doložku o mlčenlivosti je stejný: pokud by informace unikly zítra, který soud by mohl být do konce týdne požádán o vydání příkazu a mohl by být tento příkaz vykonán tam, kde se příjemce skutečně nachází.
Chyby, které se objevují nejčastěji
Příliš pozdní podpis je první. Dohoda o mlčenlivosti uzavřená po schůzce o podání žádosti nechrání nic z toho, co bylo na schůzce řečeno, a příjemce, který již informace má, se může odvolat na výjimku pro informace, které předem zákonně znal. Druhým je neomezená definice, která v okamžiku vymáhání neplatí. Třetím je chybějící povolený účel, který příjemci ponechává volnost používat informace, pokud je zachová v tajnosti, což je často přesně ta újma, které se zpřístupňovatel obával.
Čtvrtým je smluvní ustanovení v pracovní smlouvě, které ignoruje článek 7:650 nizozemského občanského zákoníku, a je proto neplatné. Pátým je spoléhání se pouze na dohodu: zákonná ochrana obchodního tajemství vyžaduje přiměřená technická a organizační opatření, takže přístupová práva, klasifikace dokumentů, výstupní pohovory a odebrání zařízení jsou součástí právního postavení, nikoli pouze řádným dodržováním předpisů. Šestým je podpis osoby, která není oprávněna zavazovat protistranu, což je vhodné ověřit v obchodním rejstříku před zveřejněním informací.
Jak zajistit fungování dohody v každodenní praxi
Podepsaná dohoda o mlčenlivosti, kterou nikdo neuplatňuje, nesvědčí o ničem. Protože zákonná ochrana obchodního tajemství závisí na přiměřených opatřeních, je způsob, jakým organizace skutečně nakládá s informacemi, součástí jejího právního postavení. To začíná znalostí toho, co tato tajemství jsou. Jen velmi málo podniků je může uvést, přesto je stručný seznam informací, jejichž zveřejnění by společnosti skutečně uškodilo, a také toho, kde jsou uloženy a kdo k nim má přístup, základem pro každé další opatření a pro jakýkoli pozdější nárok.
Přístup by měl být dle potřeby. Omezení práv v souborovém systému a v softwaru pro správu vztahů se zákazníky, používání datové místnosti s oprávněními pro jednotlivé dokumenty a protokolováním stahování během transakce a označování dokumentů jako důvěrných při opuštění budovy – to vše přináší dvě výhody najednou: méně úniků a zdokumentovanou stopu, pokud k nim dojde. V případě dodavatele nebo zhotovitele by měly být závazky mlčenlivosti předávány písemně, nikoli předpokládány.
Odchody si zaslouží vlastní postup. Zaměstnanci odeberte přístup v poslední pracovní den, nikoli až za dva týdny, zabavte notebooky, telefony a fyzické soubory a písemně mu připomeňte povinnosti, které mu trvají i po skončení pracovního poměru. Pokud byl krátce před odchodem stažen velký objem dat, jednejte okamžitě: důkazem jsou protokoly a obvykle se přepisují v pevně stanoveném pořadí. Přezkoumání stavu důvěrnosti v daném okamžiku stojí málo; jeho rekonstrukce poté, co se informace objevily u konkurence, stojí mnohem více. Širší obchodní rámec je stanoven v našich průvodcích korporátním právem.
Často kladené otázky ohledně dohod o mlčenlivosti
Je dohoda o mlčenlivosti v Nizozemsku právně závazná? Ano. Jedná se o běžnou smlouvu a nevyžaduje žádnou zvláštní formu, ačkoli písemná dohoda je v praxi nezbytná k prokázání toho, co bylo dohodnuto. Nevyžaduje se registrace ani notářský zápis.
Jak dlouho by měla trvat povinnost mlčenlivosti? Po dobu, po kterou má informace hodnotu v tom, že je utajená. Pro obchodní informace vyměňované v rámci transakce je běžná pevně stanovená doba několika let, zatímco skutečné obchodní tajemství je lépe chráněno povinností, která trvá po dobu, po kterou informace zůstane utajená.
Lze použít stejnou dohodu o mlčenlivosti pro zaměstnance i dodavatele? Ne. Doložka o mlčenlivosti v pracovní smlouvě podléhá pracovnímu právu, zejména pravidlům o doložkách o pokutách v článku 7:650 nizozemského občanského zákoníku, a vzájemně se ovlivňuje s doložkami o zákazu konkurence a zákazu nabízení služeb ve stejné smlouvě. Dodavatelská dohoda o mlčenlivosti je čistě obchodní dokument a měla by být sepsána jako jeden celek.
Co mohu dělat, pokud již byly důvěrné informace zveřejněny? Zajistěte důkazy okamžitě a poté zvažte zkrácené řízení o vydání příkazu k zastavení jejich použití a zveřejnění, podpořeného pravidelnou penále. Zda lze zveřejnění stále zadržet, určuje vše ostatní, takže posouzení by mělo být provedeno do několika dnů.
Brání dohoda o mlčenlivosti bývalému zaměstnanci pracovat pro konkurenta? Ne. Důvěrnost omezuje použití a zveřejňování informací, nikoli volbu zaměstnavatele. Omezení zaměstnání vyžaduje platnou doložku o zákazu konkurence nebo nenabízení služeb, která splňuje požadavky článku 7:653 nizozemského občanského zákoníku.
Poradenství ohledně dohod o mlčenlivosti
Law & More Navrhuje a kontroluje dohody o mlčenlivosti pro firmy v Nizozemsku, od jednostránkové dohody o mlčenlivosti před první schůzkou až po architekturu mlčenlivosti v souvislosti s transakcí nebo výzkumnou spoluprací, a jedná v rámci zkráceného řízení v případě zneužití informací. Dohodu je vhodné přezkoumat dříve, než je potřeba, nikoli až poté. Kontaktujte jednoho z našich smluvní právníci prodiskutovat ochranu vašich důvěrných informací.
