Jak zaregistrovat společnost na adrese virtuální kanceláře?
Běžnou otázkou podnikatelů je, zda můžete zaregistrovat společnost na adrese virtuální kanceláře. Ve zprávách často čtete o zahraničních společnostech s poštovní adresou v Nizozemsku. Mít takzvané společnosti PO box má své výhody. Většina podnikatelů ví, že tato možnost existuje, ale jak ji zvládáte a jaké požadavky musíte splnit, je pro mnohé stále nejasná. Všechno to začíná registrací v obchodní komoře. Je možné zaregistrovat vaši firmu, i když žijete v zahraničí. Existuje však hlavní žádost: vaše společnost musí mít nizozemskou adresu pro návštěvu nebo obchodní aktivity vaší společnosti musí probíhat v Nizozemsku.
Právní požadavky webový obchod
Jako vlastník internetového obchodu máte vůči zákazníkovi zákonné povinnosti. Pravidla pro vrácení zboží je povinná, musíte být dostupní pro dotazy zákazníků, jste odpovědní za záruku a musíte nabídnout alespoň jednu možnost dodatečné platby. V případě spotřebitelského nákupu je také požadováno, aby spotřebitel nemusel předem platit více než 50% z kupní částky. Samozřejmě je povoleno provést úplnou platbu, pokud to spotřebitel učiní dobrovolně, ale (webový) prodejce to nesmí zavázat. Tento požadavek platí pouze při nákupu produktů, u služeb je vyžadována plná platba předem.
Je uvedení adresy povinné?
Umístění kontaktních údajů musí být v e-shopu jasně a logicky dohledatelné. Důvodem je to, že zákazník má právo vědět, s kým obchoduje. Tento požadavek podporuje zákon a je tedy povinný pro každý internetový obchod.
Kontaktní informace se skládají ze tří částí:
- Identita společnosti
- Kontaktní údaje společnosti
- Zeměpisná adresa společnosti.
Identita společnosti znamená registrační údaje společnosti, jako je číslo Hospodářské komory, DIČ a název společnosti. Kontaktní údaje jsou údaje, které mohou spotřebitelé použít ke kontaktování internetového obchodu. Jako geografická adresa se označuje adresa, ze které společnost podniká.
Geografická adresa musí být adresou, kterou lze navštívit, a nemůže to být adresa PO Box. V mnoha malých internetových obchodech je kontaktní adresa stejná jako geografická adresa. Může být obtížné splnit požadavek na poskytnutí kontaktních údajů. Zde níže si můžete přečíst více o tom, jak můžete tento požadavek ještě splnit.
Virtuální adresa
Pokud nechcete nebo nemůžete ve svém internetovém obchodě uvést viditelnou adresu, můžete použít adresu virtuální kanceláře. Tuto adresu může spravovat také organizace, které platíte nájem. Tento druh organizací má také různé služby, jako je sledování a přeposílání poštovních zásilek. Nizozemská adresa je dobrá pro důvěru návštěvníků vašeho internetového obchodu.
Pro koho?
Možná budete potřebovat adresu virtuální kanceláře z několika důvodů. Adresa virtuální kanceláře je většinou pro:
- Lidé, kteří podnikají doma; kteří chtějí udržovat obchodní a soukromý život odděleně.
- Lidé, kteří podnikají v zahraničí, ale také se pokoušejí udržovat kancelář v Nizozemsku;
- Lidé s podnikem v Nizozemsku, kteří by chtěli mít virtuální kancelář.
Virtuální adresa může být za určitých podmínek zapsána v obchodní komoře.
Registrace u obchodní komory
Během procesu žádosti bude zaregistrována jedna nebo více poboček vaší společnosti. V tomto procesu bude zaregistrována poštovní i návštěvní adresa. Návštěvní adresa bude platná pouze v případě, že prokážete, že se zde vaše pobočka nachází. To lze ověřit prostřednictvím nájemní smlouvy. To platí i v případě, že se vaše společnost nachází v obchodním centru.
Pokud z nájemní smlouvy vyplývá, že si trvale pronajímáte kancelář (prostor), můžete si toto zapsat jako svou návštěvní adresu do živnostenského rejstříku. Mít trvalou nájemní adresu neznamená, že musíte být vždy přítomni, ale musíte mít možnost být v případě potřeby trvale přítomni. Pokud si například pronajmete stůl nebo kancelář na dvě hodiny týdně, nestačí to ke splnění požadavků pro registraci vaší společnosti.
Pro registraci společnosti musíte mít k dispozici několik dokumentů:
- Registrační formuláře obchodní komory;
- Podepsaná smlouva o pronájmu, - koupi nebo leasingu z nizozemské adresy pro návštěvu;
- Legalizovaná kopie platného dokladu totožnosti (můžete si to domluvit u nizozemského velvyslanectví nebo u notáře);
- Originál výpisu nebo legální kopie registru obyvatel zahraniční obce, ve které žijete, nebo jiný dokument od oficiální organizace uvádějící vaši zahraniční adresu.
Předpisy obchodní komory týkající se „virtuální kanceláře“
V posledních letech bylo zaznamenáno, že virtuální kancelář byla kancelář, kde sídlila firma, ale kde se skutečná práce neprováděla. Před pár lety změnila Hospodářská komora pravidla pro virtuální sídlo. V minulosti bylo běžné, že takzvané „duchové“ společnosti usazovaly své podniky na adrese virtuální kanceláře.
Aby nedocházelo k nelegálním aktivitám, Hospodářská komora kontroluje, zda nemají virtuální sídlo firmy, které z téže adresy vykonávají svou činnost. Hospodářská komora to nazývá udržitelnou obchodní praxí. Neznamená to, že podnikatelé, kteří mají virtuální sídlo, tam musí být také trvale přítomni, ale musí mít možnost být v případě potřeby trvale přítomni.
Pokud máte ohledně tohoto blogu nějaké dotazy nebo máte potíže s Obchodní komorou, obraťte se na právníky společnosti Law & More. Na vaše dotazy odpovíme a v případě potřeby poskytneme právní pomoc.
