Dodržování právních předpisů v Nizozemsku: která pravidla jsou závazná pro vaši firmu?

Dodržování právních předpisů znamená, že vaše firma dodržuje všechna pravidla, která ji zavazují: nizozemské zákony, přímo použitelné předpisy EU, podmínky povolení a licencí, kolektivní pracovní smlouvy a interní předpisy, které jste sami přijali. Pro firmu v Nizozemsku spadají tato pravidla do omezeného počtu oblastí, z nichž každá má svého nadřízeného, ​​ale vy je můžete spravovat pouze tehdy, když víte, které oblasti se na vás vztahují a kdo je vymáhá.

Hlavními oblastmi jsou zaměstnanost, ochrana osobních údajů a kybernetická bezpečnost, daňové a finanční výkaznictví, boj proti praní špinavých peněz a sankce, právo hospodářské soutěže a ochrana spotřebitele, životní prostředí a bezpečnost výrobků, corporate housekeeping a odvětvové licence. Níže vysvětlujeme, co každá oblast vyžaduje, který orgán ji dohlíží, jaké jsou náklady na nedodržování předpisů a jak vytvořit program, u kterého můžete prokázat, že funguje.

Jaký je rozdíl mezi dodržováním právních předpisů a předpisů?

Dodržování právních předpisů je obecná povinnost dodržovat zákony, které platí pro všechny. Dodržování předpisů je užší soubor povinností, které určený orgán dohledu sleduje a vymáhá v konkrétním odvětví nebo u konkrétního rizika.

Dodržování právních předpisů se vztahuje na nizozemský občanský zákoník (Burgerlijk Wetboek, BW), daňové zákony, pracovní právo, trestní právo a obecná pravidla týkající se životního prostředí a osobních údajů. Stanovuje minimální standard a platí bez ohledu na to, zda někdo kontroluje, či nikoli.

Dodržování předpisů se vztahuje například na platební instituci podle zákona o finančním dohledu (Wet op het financieel toezicht, Wft), nemocnici spadající pod inspektorát zdravotnictví, společnost provozující zařízení na základě povolení k ochraně životního prostředí a stavebního povolení (omgevingsvergunning) nebo provozovatele hazardních her podle zákona o sázkách a hazardních hrách (Wet op de kansspelen). Typickými znaky jsou licence nebo registrace, průběžná ohlašovací povinnost, inspekční pravomoci a správní sankce, jako je příkaz s pokutou (last onder dwangsom) nebo správní pokuta (bestuurlijke boete).

Proč je tento rozdíl v praxi důležitý

Tyto dvě věci se vymáhají různými způsoby a různým tempem. Porušení obecného práva obvykle vyjde najevo sporem, žalobou nebo trestním vyšetřováním a rozhoduje o něm soud. Porušení regulačního pravidla vyjde najevo inspekcí nebo povinnou zprávou a je řešeno administrativně, často dlouho předtím, než je do věci zapojen soud.

Buďte opatrní s rámci z jiných jurisdikcí. Americký zákon Sarbanes-Oxley Act a odvětvové kodexy psané pro americký trh nemají v Nizozemsku žádnou právní sílu, jakkoli se často objevují v softwaru pro dodržování předpisů. Nizozemskou společnost zavazují nizozemské a unijní právo a smluvní standardy, na kterých jste se dohodli, jako jsou pravidla platebního systému nebo požadavky zákazníka na audit.

Odkud pramení vaše závazky: zvenčí nebo zevnitř?

Externí dodržování předpisů se týká pravidel, která vám jsou vnucena zvenčí; interní dodržování předpisů se týká pravidel, která si sami stanovíte. Obojí se bere v úvahu, protože interní pravidlo se po přijetí stává standardem, podle kterého soud nebo nadřízený posuzuje vaše chování.

Vnitřní pravidla zahrnují kodex chování, schvalovací matici pro výdaje, politiku darů a pohostinnosti, kodex dodavatelů a standardy kvality nad rámec zákonného minima. Jsou dobrovolného původu, ale nejsou účinná. Jakmile je interní pravidlo sděleno, může se stát součástí pracovněprávního poměru a je měřítkem pro propuštění z důvodu porušení firemních pravidel.

Nizozemské a evropské právo stále častěji vyžaduje, abyste mohli prokázat, že jste se zorganizovali k dodržování předpisů. Příklady zahrnují zásadu odpovědnosti v GDPR, povinnost udržovat řádnou administrativní organizaci a vnitřní kontrolu ve finančním dohledu a inventarizaci a hodnocení rizik podle zákona o pracovních podmínkách. Dokumentace je tedy důkazem, nikoli byrokracií. Vysvětluje také, proč compliance potřebuje vlastníka s definovanými odpovědnostmi na úrovni představenstva.

Co vyžaduje dodržování pracovních předpisů?

Pracovní právo je závazné: nelze se od něj odchýlit v neprospěch zaměstnance. Většina podniků splňuje požadavky v této oblasti nejprve prostřednictvím pravidel propouštění, pracovní doby, minimální mzdy a bezpečnosti a ochrany zdraví při práci.

Právo propuštění se nachází v knize 7 nizozemského občanského zákoníku. Jedná se o uzavřený systém: zaměstnavatel potřebuje jeden ze zákonných důvodů uvedených v článku 7:669 BW a musí se řídit správnou cestou. Propuštění z ekonomických důvodů a po dvou letech nemoci probíhá přes Agenturu pro pojištění zaměstnanců (UWV). Propuštění z osobních důvodů, jako je špatný pracovní výkon, narušený pracovní poměr nebo zaviněné jednání, probíhá přes okresní soud (kantonrechter). Ukončení pracovního poměru po vzájemné dohodě je zaznamenáno v dohodě o urovnání (vaststellingsovereenkomst), kterou může zaměstnanec odvolat do 14 dnů podle článku 7:670b BW.

Kolem tohoto jádra se nacházejí tři další režimy. Zákon o pracovní době (Arbeidstijdenwet) omezuje pracovní dobu a dobu odpočinku. Zákon o minimální mzdě a minimální dovolené (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) stanovil od 1. ledna 2024 zákonnou minimální hodinovou mzdu, která se upravuje dvakrát ročně. Zákon o pracovních podmínkách (Arbeidsomstandighedenwet) vyžaduje písemný inventář a hodnocení rizik (risico-inventarisatie en -evaluatie, RI&E) s akčním plánem. Tento dokument je obvykle první věcí, kterou nizozemský úřad práce (Nederlandse Arbeidsinspectie) požaduje.

Pokud zaměstnáváte státní příslušníky ze zemí mimo EHP, platí zákon o zaměstnávání cizinců (Wet arbeid vreemdelingen). Potřebujete pracovní povolení nebo jednotné povolení k práci a pobytu a musíte zkontrolovat a okopírovat doklad totožnosti zaměstnance. Úřad práce to vymáhá správními pokutami.

Dva projekty, které byste měli zahrnout do svého plánu

Zaměstnavatelé s 50 a více zaměstnanci musí mít zavedený interní postup pro hlášení, který splňuje požadavky zákona o ochraně oznamovatelů (Wet bescherming klokkenluiders). Nizozemský úřad pro oznamovatele (Huis voor Klokkenluiders) je jedním z externích kanálů, na které se zaměstnanci mohou obrátit.

Podniky, které poskytují pracovníky třetím stranám, se musí připravit na zákon o přijímání zprostředkovatelů práce (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, Wtta). Zákon vstupuje v platnost 1. ledna 2027 a nizozemský úřad práce bude požadavek na přijetí vymáhat od 1. ledna 2028. Žádosti o přijetí posuzuje nový nizozemský úřad pro trh práce (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt). Dotčeni jsou i nájemci, protože využívání dodavatele, který nebyl přijat, bude samo o sobě zakázáno.

Co vyžaduje ochrana dat a kybernetická bezpečnost?

Pokud zpracováváte osobní údaje, vztahuje se na vás GDPR a musíte být schopni prokázat, že vaše zpracování je zákonné. Pokud působíte v odvětví, na které se vztahuje zákon o kybernetické bezpečnosti (Cyberbeveiligingswet), máte také povinnost péče a povinnost hlásit incidenty.

GDPR (v holandštině: Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) je doplněno nizozemským zákonem o implementaci GDPR (Uitvoeringswet AVG). Dozorcem je nizozemský Úřad pro ochranu osobních údajů (Autoriteit Persoonsgegevens, AP). Neexistuje žádná obecná povinnost registrovat se u AP před zpracováním osobních údajů. GDPR místo toho vyžaduje odpovědnost.

V praxi to znamená právní základ pro každou operaci zpracování, záznam o činnostech zpracování, jasné informace o ochraně osobních údajů, funkční postupy pro žádosti o přístup, opravu a výmaz a dohodu o zpracování s každým zpracovatelem. Potřebujete také zdokumentované posouzení přenosů mimo EHP, vhodná bezpečnostní opatření a posouzení vlivu na ochranu osobních údajů v případech, kdy zpracování pravděpodobně povede k vysokému riziku.

Podle článku 33 GDPR musíte oznámit porušení ochrany osobních údajů úřadu AP do 72 hodin od zjištění, s výjimkou případů, kdy je nepravděpodobné, že by porušení představovalo riziko pro jednotlivce. Podle článku 34 GDPR musíte také informovat dotčené osoby, pokud je riziko vysoké. Za neoznámení může být uložena pokuta až do výše 10 milionů EUR nebo 2 % celosvětového ročního obratu. Nejvyšší pokuty podle GDPR, například za zpracování bez zákonného základu, dosahují až 20 milionů EUR nebo 4 % celosvětového ročního obratu, podle toho, která částka je vyšší.

Kybernetická bezpečnost v rámci Cyberbeveiligingswet

Zákon o kybernetické bezpečnosti, který provádí směrnici EU NIS2, platí od 15. srpna 2026. Vztahuje se na nezbytné a důležité subjekty ve vyhrazených odvětvích. Musí se registrovat u Národního centra kybernetické bezpečnosti (NCSC) a plnit povinnost péče, která zahrnuje řízení rizik, bezpečnost dodavatelského řetězce, řešení incidentů a kontinuitu podnikání. Za to odpovídá vedení.

Významné incidenty musí být hlášeny ve dvou fázích: včasné varování do 24 hodin a podrobnější oznámení do 72 hodin. Dohled je rozdělen mezi sektorové dozorčí orgány, přičemž digitální infrastrukturu a poskytovatele digitálních služeb zajišťuje nizozemský Úřad pro digitální infrastrukturu (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, RDI). Začněte ověřením, zda spadáte do působnosti. O tom rozhoduje velikost a sektor, nikoli váš vlastní názor na to, jak kriticky důležité jste.

Umělá inteligence

Podle zákona EU o umělé inteligenci (AI Act) se již uplatňují zákazy zakázaných praktik, povinnosti pro univerzální modely umělé inteligence a povinnosti transparentnosti pro systémy, které interagují s lidmi nebo generují syntetický obsah. Režim s vysokým rizikem byl souhrnným digitálním balíčkem odložen: do 2. prosince 2027 pro systémy uvedené v příloze III a do 2. srpna 2028 pro umělou inteligenci v produktech, na které se vztahuje příloha I. Navrhovaná směrnice o odpovědnosti za škodu způsobenou umělou inteligencí byla stažena, takže odpovědnost za škodu způsobenou umělou inteligencí se posuzuje podle běžných nizozemských pravidel o občanskoprávních deliktech, odpovědnosti za škodu způsobenou výrobkem a smlouvách.

Jaké daňové, reportovací a protipraní špinavých peněz se vztahují?

Každý podnik má daňové povinnosti a jakožto obchodní nebo neobchodní společnost i povinnost podávat roční účetní závěrky. Povinnosti proti praní špinavých peněz se vztahují pouze na určené instituce, ale tato skupina je širší, než si většina lidí myslí.

V závislosti na vaší právní formě platíte daň z příjmu právnických osob nebo daň z příjmu, stejně jako DPH, a za své zaměstnance srážíte a odvádíte daně ze mzdy. Všechny tyto povinnosti spravuje daňová a celní správa (Belastingdienst). Tato povinnost je procesní i věcné povahy: správná a včasná přiznání, úplná evidence a auditovatelná administrativa. Obchodní záznamy musíte uchovávat sedm let a údaje o nemovitostech deset let.

Law & More neposkytuje poradenství v oblasti daňového strukturování. Pro vaši věcnou daňovou pozici potřebujete daňového poradce. Rozumné rozdělení práce spočívá v tom, že daňový poradce určí pozici a právník se zabývá důsledky případného sporu nebo vyšetřování.

Roční účetní závěrka

BV nebo NV musí sestavit, schválit a podat svou roční účetní závěrku Obchodní komoře (Kamer van Koophandel, KvK) nejpozději dvanáct měsíců po skončení účetního roku. Pozdní podání je více než formalita. Jedná se o hospodářský delikt a v pozdějším úpadku to znamená, že ředitelé jsou podle článku 2:248 BW považováni za osoby, které své povinnosti vykonávaly nesprávně. Zákon pak předpokládá, že se jednalo o důležitou příčinu úpadku, a proto se ředitelé mohou stát osobně odpovědnými za schodek. Společnosti kótované na burze mají další povinnosti v oblasti podávání zpráv a zveřejňování informací, na které dohlíží nizozemský Úřad pro finanční trhy (Autoriteit Financiële Markten, AFM).

Praní špinavých peněz

Zákon o prevenci praní špinavých peněz a financování terorismu (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wwft) se vztahuje na určené instituce. Patří mezi ně banky, pojišťovny a platební instituce, ale také účetní, daňoví poradci, notáři občanského práva, právníci pro určité služby, realitní makléři, svěřenecké kanceláře, poskytovatelé kryptoměnových služeb a obchodníci, kteří přijímají velké platby v hotovosti.

Jejich úkoly zahrnují due diligence klienta založená na riziku, identifikaci a ověřování konečného skutečného vlastníka (s podílem vyšším než 25 %), průběžné monitorování a hlášení neobvyklých transakcí finanční zpravodajské jednotce (FIU-Nederland). Nizozemský systém vyžaduje hlášení neobvyklých transakcí, nejen podezřelých, což je záměrně nižší prahová hodnota. Dohled je rozdělen mezi De Nederlandsche Bank (DNB), AFM, úřad pro dohled nad daňovými úřady Wwft (Bureau Toezicht Wwft) a profesní organizace.

Praní špinavých peněz samo o sobě je trestným činem podle článků 420bis až 420quater nizozemského trestního zákoníku (Wetboek van Strafrecht, Sr); Wwft ukládá pouze preventivní povinnosti. Náš průvodce praním špinavých peněz v Nizozemsku vysvětluje, jak tyto dva pojmy souvisejí. Pokud vaše firma nakládá s digitálními aktivy, přečtěte si také naši poznámku o rizicích v oblasti dodržování předpisů týkajících se kryptoměn.

Sankce

Dodržování sankcí je často zaměňováno s bojem proti praní špinavých peněz, ale zavazuje všechny podniky, nejen určené instituce, a neexistuje žádná výjimka založená na riziku. Pokud obchodujete přes hranice, podívejte se na našeho průvodce dodržováním sankcí v Nizozemsku . Zahrnuje prověřování, test vlastnictví a kontroly a oznamovací povinnosti podle zákona o sankcích z roku 1977 (Sanctiewet 1977).

Co vyžaduje právo hospodářské soutěže, spotřebitelské a smluvní právo?

Nesmíte se s konkurenty dohodnout na cenách nebo trzích a nesmíte zneužívat dominantní postavení. Pokud prodáváte spotřebitelům, musíte také dodržovat pravidla pro ochranu spotřebitele uvedená v knize 6 a knize 7 nizozemského občanského zákoníku.

Zákon o hospodářské soutěži (Mededingingswet) odráží právo EU v oblasti hospodářské soutěže. Zakazuje dohody a jednání ve vzájemné shodě, které omezují hospodářskou soutěž, a zneužívání dominantního postavení. Úřad pro ochranu spotřebitelů a trhů (Autoriteit Consument en Markt, ACM) vymáhá obojí a má pravomoci, které zahrnují neohlášené kontroly obchodních prostor a digitálních dat.

Skutečnými riziky jsou výměna informací v rámci obchodního sdružení, dohody o cenách nebo teritoriích mezi distributory, dohody o zákazu překupnictví mezi zaměstnavateli a udržování prodejních cen prezentovaných jako doporučená cena. Pokuty se odvíjejí od obratu a ředitelé mohou být osobně pokutováni za to, že dali pokyn k porušení nebo ho vedli.

ACM rovněž vymáhá dodržování spotřebitelského práva. Pravidla týkající se prodeje na dálku, předsmluvních informací, 14denního práva na odstoupení od smlouvy, nekalých obchodních praktik a nepřiměřeně závazných všeobecných podmínek se vztahují na všechny podniky, které prodávají spotřebitelům. Jsou vymáhány soukromě, protože spotřebitel může zrušit nepřiměřenou podmínku, a veřejně, protože ACM může ukládat pokuty. ACM rovněž dohlíží na trhy s energií, telekomunikacemi, poštovními službami a dopravou. Od doby, kdy 1. ledna 2026 vstoupil v platnost energetický zákon (Energiewet), uplatňuje tento zákon namísto zákona o elektřině z roku 1998 a zákona o plynu.

Dodržování smlouvy

Dodržování smluvních podmínek je tichou oblastí, která vede k většině sporů. Podle článku 6:234 BW musíte poskytnout své všeobecné obchodní podmínky před uzavřením smlouvy nebo při jejím uzavření; jinak může druhá strana tato ustanovení zrušit. Zákonné lhůty běží bez ohledu na to, zda je někdo sleduje, či nikoli. Kupující musí podat reklamaci v přiměřené lhůtě od zjištění vady a promlčecí lhůta se přeruší pouze písemným oznámením, ve kterém si jasně vyhrazujete právo na plnění.

Diář smluvních a zákonných lhůt je proto nástrojem pro dodržování předpisů, nikoli právním detailem. Opakující se problémy v této oblasti naleznete v našem přehledu běžných právních otázek v oblasti podnikání.

Která environmentální a produktová pravidla se na vás vztahují?

Činnosti, které ovlivňují fyzické prostředí, spadají pod zákon o životním prostředí a plánování (Omgevingswet), a to buď podle obecných pravidel, nebo na základě povolení. Výrobky, které uvádíte na trh EU, musí splňovat právní předpisy EU týkající se výrobků.

Zákon Omgevingswet platí od 1. ledna 2024. Sloučil dřívější zákony o plánování, výstavbě a životním prostředí do jednoho systému. Příslušnými orgány jsou obce, provincie a vodohospodářské úřady a většinu inspekcí a vymáhání předpisů provádějí regionální environmentální služby (omgevingsdiensten). Pokud vaše firma nakládá s odpady, vypouští je do vody, vypouští do ovzduší, skladuje nebezpečné látky nebo provozuje energeticky náročná zařízení, předpokládejte, že spadáte do působnosti zákona, a ověřte si pravidla.

Soulad výrobků s předpisy je z velké části řízen EU. Aby mohl být výrobek uveden na trh EU, musí splňovat platné harmonizované právní předpisy, nést označení CE, pokud je to vyžadováno, být doložen technickou dokumentací a mít odpovědný hospodářský subjekt usazený v EU. Nizozemský úřad pro bezpečnost potravin a spotřebního zboží (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, NVWA) dohlíží na hygienu potravin, označování a sledovatelnost, jakož i na bezpečnost spotřebního zboží, hraček a některých dalších výrobků. Inspektorát pro lidské životní prostředí a dopravu (Inspectie Leefomgeving en Transport, ILT) dohlíží na dopravu, přepravu odpadu, bydlení a infrastrukturu.

Zprávy o udržitelnosti a due diligence

EU zúžila pravidla udržitelnosti prostřednictvím balíčku Omnibus I, směrnice (EU) 2026/470. Směrnice o náležité péči (CSDDD) se nyní od 26. července 2029 vztahuje pouze na velmi velké společnosti; členské státy ji musí transponovat do 26. července 2028. Harmonizovaný režim občanskoprávní odpovědnosti EU byl zrušen a pokuty jsou omezeny na 3 % celosvětového čistého obratu. Rozsah podávání zpráv o udržitelnosti (CSRD) byl také omezen na největší společnosti. Nizozemská implementace stále dohání zpoždění, proto si před spoléháním na starší zdroj ověřte aktuální stav.

Jaké povinnosti a licence pro úklid firem se vztahují?

Každý nizozemský právnický subjekt musí udržovat svou registraci u Obchodní komory aktuální a registrovat své konečné skutečné vlastníky. Pokud vstup na váš trh vyžaduje licenci, patří licenční podmínky mezi vaše nejdůležitější povinnosti.

Obchodní rejstřík (Handelsregister) musí uvádět vaše současné ředitele, oprávněné osoby k podpisu a registrovanou adresu. Zastaralý rejstřík umožňuje, aby byl bývalý ředitel prezentován třetím stranám jako stále oprávněný. Koneční skuteční vlastníci musí být zapsáni v rejstříku skutečných vlastníků vedeném Obchodní komorou. Veřejný přístup k tomuto rejstříku byl po rozsudku Soudního dvora EU ze dne 22. listopadu 2022 uzavřen, ale povinnost registrace se nezměnila. Příslušné orgány a za určitých okolností i instituce Wwft k němu stále mají přístup.

Správa a řízení společností přidává další vrstvu. Podle článku 2:239 BW (pro BV) musí ředitelé jednat v zájmu společnosti a jejího podnikání. Ředitel se střetem zájmů se nesmí podílet na rozhodování. Režim pro velké společnosti (structuurregime) a zákon o radách zaměstnanců (Wet op de ondernemingsraden) přinášejí vlastní požadavky na konzultace a schvalování.

Sektorové licence jsou na prvním místě. Finanční služby vyžadují licenci podle zákona Wft od DNB nebo AFM. Hazardní hry vyžadují licenci od nizozemského úřadu pro hazardní hry (Kansspelautoriteit). Poskytovatelé zdravotní péče podléhají Inspektorátu pro zdraví a péči o mládež (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, IGJ) a v případě sazeb a chování na trhu nizozemskému úřadu pro zdravotní péči (Nederlandse Zorgautoriteit, NZa). Péče o děti, soukromá ostraha, taxislužba, zpracování odpadu a střelné zbraně mají své vlastní režimy. Porušení licenčních podmínek ohrožuje samotnou licenci, nejen vaše finance.

Kdo co vynucuje?

Dodržování předpisů se stane zvládnutelným, jakmile si dokážete pojmenovat autoritu, která stojí za každou povinností. Toto je pracovní mapa pro většinu podniků:

• Nizozemský úřad pro ochranu osobních údajů (AP): GDPR, oznámení o narušení bezpečnosti údajů a stížnosti subjektů údajů.
• Nizozemský úřad práce: pracovní podmínky, pracovní doba, minimální mzda, zaměstnávání cizinců a pracovní vykořisťování.
• Úřad pro spotřebitele a trhy (ACM): hospodářská soutěž, ochrana spotřebitele a regulované trhy s energií, telekomunikacemi, poštou a dopravou.
• De Nederlandsche Bank a AFM: dohled nad finančními podniky v rámci Wft a dohled Wwft nad institucemi, které jim byly přiděleny.
• Daňová a celní správa, včetně Bureau Toezicht Wwft: daňová přiznání a platby, vedení záznamů a dohled nad obchodníky a zprostředkovateli v oblasti boje proti praní špinavých peněz.
• Nizozemská finanční zpravodajská jednotka (FIU): přijímá hlášení o neobvyklých transakcích a rozhoduje o tom, které transakce jsou prohlášeny za podezřelé a předávány vyšetřovacím orgánům.
• NVWA: bezpečnost potravin, bezpečnost výrobků, označování a dobré životní podmínky zvířat.
• ILT: doprava, přeprava odpadu, voda a bydlení.
• Obce, provincie a environmentální služby: povolení a jejich vymáhání podle zákona Omgevingswet.
• Výzkum, vývoj a inovace a odvětvové orgány dohledu nad kybernetickou bezpečností: povinnost péče a hlášení incidentů podle zákona o kybernetické bezpečnosti.
• Celní správa (Douane) a Ústřední úřad pro dovoz a vývoz (CDIU): celní správa, kontrola vývozu, licence pro dvojí užití a sankce na hranicích.
• Sektorové regulátory: Kansspelautoriteit, IGJ a NZa a od roku 2027 Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt pro zprostředkovatele práce.

Za vším se skrývá kriminální cesta. Zákon o hospodářských deliktech (Wet op de economische delicten, WED) proměňuje porušení mnoha regulačních předpisů v hospodářské delikty. Vyšetřuje je Finanční zpravodajská a vyšetřovací služba (FIOD) nebo příslušný inspektorát a stíhá je specializovaný úřad státního zastupitelství (Functioneel Parket). Tak se z administrativního problému stává trestní problém a proto je vaše odpověď na první žádost nadřízeného o informace právním, nikoli operativním rozhodnutím.

Kolik stojí nedodržení předpisů?

Pokuta je viditelnou, ale zřídka největší. Ztráta licence, osobní odpovědnost ředitelů a obchodní škoda obvykle zatěžují více.

Maximální pokuty jsou vysoké: až 20 milionů EUR nebo 4 % celosvětového obratu podle GDPR, pokuty založené na obratu v oblasti práva hospodářské soutěže a kategorie pokut podle WED, které se zvyšují se závažností přestupku.

Druhou cenou je ztráta povolení k provozování činnosti. Orgán dohledu může pozastavit nebo odebrat licenci, uložit příkaz podléhající pokutě, která platí, dokud ji nesplníte, uzavřít provozovnu nebo zakázat uvedení produktu na trh. Pro regulovaný podnik to může být existenční. Podání námitky nebo odvolání takové rozhodnutí nepozastavuje; v tomto případě musíte požádat soudce pro předběžné opatření (voorzieningenrechter) o předběžné opatření.

Třetí náklady jsou osobní. Ředitelé mohou být odpovědní vůči společnosti za nesprávné plnění svých povinností podle článku 2:9 BW, vůči třetím stranám za protiprávní jednání a vůči konkurzní podstatě, pokud nebyla podána účetní závěrka nebo byla správa nedostatečná. Podle článku 51 Sr může být trestný čin spáchaný společností stíhán také proti osobám, které daly pokyn nebo skutečně vedly k zakázanému jednání. Váš spis o dodržování předpisů se pak stává důkazem o jednotlivcích i o společnosti.

Čtvrtý náklad je komerční. Banky přezkoumávají vztahy, pojišťovny zvyšují pojistné nebo ruší krytí, výběrová řízení vyžadují prohlášení, která již nemůžete činit, zákazníci se dovolávají práv na audit a ukončení smlouvy a kupující vaší firmy požadují snížení ceny nebo odškodnění. Jak vysvětluje naše poznámka o tom , jak si udržet náskok před podnikovou compliance , udržování aktuálního stavu je mnohem levnější než oprava škod pod dohledem.

Jak sestavíte program dodržování předpisů, který můžete prokázat?

Začněte s registrem svých povinností, vyhodnoťte rizika, zabudujte do svých procesů kontrolní mechanismy a uchovávejte důkazy o jejich fungování. Nadřízený se zaměřuje na to, co jste udělali, ne na to, co říká vaše politika.

Registr povinností je jednotný seznam všeho, co zavazuje vaši firmu, uspořádaný podle výše uvedených oblastí. U každé povinnosti zaznamenává zdroj, nadřízeného, ​​interního vlastníka a důkazy prokazující, že ji splňujete.

Posouzení rizik

Každou povinnost ohodnoťte podle pravděpodobnosti selhání a závažnosti jeho důsledků. Závažnost není jen finanční: ohrožené povolení má vyšší hodnocení než vyšší pokuta. Zaměřte své kontroly tam, kde je skóre nejvyšší, a zaznamenejte si své zdůvodnění.

Zabudujte kontroly do svých procesů

Kontrolní mechanismy fungují nejlépe, když fungují, aniž by si je kdokoli musel pamatovat. Příklady zahrnují krok prověřování sankcí při příjmu objednávek, povinné pole pro právní základ ve vašem marketingovém nástroji, čtyřoké schvalování plateb nad stanovenou částku a automatické připomenutí data obnovení povolení. Proškolte lidi, kteří přijímají příslušná rozhodnutí, jako je prodej v případě sankcí a personální oddělení v případě zaměstnání, a zaznamenávejte docházku. Každému kontrolnímu mechanismu přidělte vlastníka s pravomocí a rozpočtem, aby fungoval, a ten bude podřízen členovi představenstva, který je odpovědný za celek.

Sledování a uchovávání důkazů

Stanovte si harmonogram interních kontrol, alespoň jednou ročně proveďte sledování vzorku transakcí od začátku do konce, zaznamenávejte incidenty a téměř neúspěchy a sledujte je, dokud nebude každý problém vyřešen. Představenstvu podávat zprávy podle pevně stanoveného harmonogramu, nejen když se něco pokazí.

Pokud se ukáže, že se jedná o porušení bezpečnosti, včas se poraďte, zda dobrovolné oznámení zlepšuje vaši pozici. V některých případech ano, ale pouze pokud se přihlásíte dříve, než nadřízený najde jinou možnost.

Co pro vás můžeme udělat s ohledem na dodržování právních předpisů?

Naši právníci v oblasti compliance pomáhají firmám v Nizozemsku s nastavením a obhajobou jejich compliance. V praxi:

• Vytvořte si registr povinností pro každou oblast, s uvedením zdroje, nadřízeného a interního vlastníka pro každou povinnost.
• Zkontrolujeme vaši dokumentaci k GDPR a pomůžeme vám nahlásit únik dat AP do 72hodinové lhůty.
• Zkontrolujte, zda spadáte do působnosti licence Cyberbeveiligingswet, Wwft nebo sektorové licence.
• Připravte si odpověď na žádost nadřízeného o informace a zhodnoťte, zda vám dobrovolné sdělení pomůže.
• Vypracujte stanovisko (zienswijze) nebo námitku (bezwaar) proti pokutě nebo příkazu podléhajícímu penále v šestitýdenní lhůtě pro podání námitky.
• Posuďte osobní odpovědnost svých ředitelů podle článků 2:9 a 2:248 BW.

Shrnutí

• Dodržování právních předpisů se vztahuje na veškerá pravidla, která jsou pro vaši firmu závazná; dodržování předpisů je ta část, kterou vymáhá určený supervizor.
• Hlavními oblastmi jsou zaměstnanost, ochrana osobních údajů a kybernetická bezpečnost, daně a výkaznictví, boj proti praní špinavých peněz a sankce, právo hospodářské soutěže a ochrana spotřebitele, životní prostředí a produkty a korporátní administrativa.
• Každá oblast má svého vlastního nadřízeného a WED může porušení předpisů proměnit v trestní řízení.
• Nedodržení vás může stát licenci a vést k osobní odpovědnosti ředitelů, nejen k pokutám.
• Program funguje pouze tehdy, pokud má vlastníky, kontrolní mechanismy zabudované do procesů a důkazy o jejich fungování.

Často kladené otázky