Běžnou otázkou podnikatelů je, zda můžete zaregistrovat společnost na adrese virtuální kanceláře. Ve zprávách často čtete o zahraničních společnostech s poštovní adresou v Nizozemsku. Mít takzvané společnosti PO box má své výhody. Většina podnikatelů ví, že tato možnost existuje, ale jak ji zvládáte a jaké požadavky musíte splnit, je pro mnohé stále nejasná. Všechno to začíná registrací v obchodní komoře. Je možné zaregistrovat vaši firmu, i když žijete v zahraničí. Existuje však hlavní žádost: vaše společnost musí mít nizozemskou adresu pro návštěvu nebo obchodní aktivity vaší společnosti musí probíhat v Nizozemsku.
Právní požadavky webový obchod
Jako vlastník internetového obchodu máte vůči zákazníkovi zákonné povinnosti. Pravidla pro vrácení zboží je povinná, musíte být dostupní pro dotazy zákazníků, jste odpovědní za záruku a musíte nabídnout alespoň jednu možnost dodatečné platby. V případě spotřebitelského nákupu je také požadováno, aby spotřebitel nemusel předem platit více než 50% z kupní částky. Samozřejmě je povoleno provést úplnou platbu, pokud to spotřebitel učiní dobrovolně, ale (webový) prodejce to nesmí zavázat. Tento požadavek platí pouze při nákupu produktů, u služeb je vyžadována plná platba předem.
Je uvedení adresy povinné?
Umístění kontaktních informací musí být jasně a logicky zjistitelné v internetovém obchodě. Důvodem je to, že zákazník má právo vědět, s kým obchoduje. Tento požadavek je podporován zákonem, a je proto povinný pro každý webový obchod.
Kontaktní informace se skládají ze tří částí:
- Identita společnosti
- Kontaktní údaje společnosti
- Zeměpisná adresa společnosti.
Identitou společnosti se rozumí registrační údaje společnosti, například číslo obchodní komory, DIČ a název společnosti. Kontaktní údaje jsou údaje, které mohou spotřebitelé použít pro kontaktování internetového obchodu. Zeměpisná adresa se označuje jako adresa, ze které společnost podniká. Zeměpisnou adresou musí být viditelná adresa a nesmí to být adresa PO Boxu. V mnoha malých internetových obchodech je kontaktní adresa stejná jako zeměpisná adresa. Může být obtížné splnit požadavek na poskytnutí kontaktních údajů. Zde níže si můžete přečíst další informace o tom, jak stále můžete tento požadavek splnit.
Virtuální adresa
Pokud nechcete nebo nemůžete ve svém internetovém obchodě uvést viditelnou adresu, můžete použít adresu virtuální kanceláře. Tuto adresu může spravovat také organizace, které platíte nájem. Tento druh organizací má také různé služby, jako je sledování a přeposílání poštovních zásilek. Nizozemská adresa je dobrá pro důvěru návštěvníků vašeho internetového obchodu.
Pro koho?
Možná budete potřebovat adresu virtuální kanceláře z několika důvodů. Adresa virtuální kanceláře je většinou pro:
- Lidé, kteří podnikají doma; kteří chtějí udržovat obchodní a soukromý život odděleně.
- Lidé, kteří podnikají v zahraničí, ale také se pokoušejí udržovat kancelář v Nizozemsku;
- Lidé s podnikem v Nizozemsku, kteří by chtěli mít virtuální kancelář.
Virtuální adresa může být za určitých podmínek zapsána v obchodní komoře.
Registrace u obchodní komory
Během procesu registrace bude zaregistrována jedna nebo více poboček vaší společnosti. V tomto procesu bude zaregistrována jak poštovní adresa, tak návštěvní adresa. Adresa pro návštěvu se použije, pouze pokud můžete prokázat, že se zde nachází vaše pobočka. To lze ověřit pomocí nájemní smlouvy. To platí také v případě, že se vaše společnost nachází v obchodním centru. Pokud nájemní smlouva ukáže, že trvale pronajímáte kancelář (prostor), můžete to zaregistrovat jako svou návštěvní adresu v živnostenském rejstříku. Mít adresu trvalého pronájmu neznamená, že musíte být vždy přítomni, ale musíte mít schopnost být trvale přítomni, pokud je to požadováno. Například, pokud si pronajmete pracovní stůl nebo kancelář na dvě hodiny týdně, nestačí splnit požadavky na registraci vaší společnosti.
Pro registraci společnosti musíte mít k dispozici několik dokumentů:
- Registrační formuláře obchodní komory;
- Podepsaná smlouva o pronájmu, - koupi nebo leasingu z nizozemské adresy pro návštěvu;
- Legalizovaná kopie platného dokladu totožnosti (můžete si to domluvit u nizozemského velvyslanectví nebo u notáře);
- Originál výpisu nebo legální kopie registru obyvatel zahraniční obce, ve které žijete, nebo jiný dokument od oficiální organizace uvádějící vaši zahraniční adresu.
Předpisy obchodní komory týkající se „virtuální kanceláře“
V posledních letech bylo zaznamenáno, že virtuální kancelář byla kancelář, kde byla umístěna společnost, ale kde nebyla skutečná práce provedena. Před několika lety obchodní komora změnila pravidla pro virtuální kancelář. V minulosti bylo běžné, že takzvané společnosti „Ghost“ usazovaly své podnikání na adrese virtuální kanceláře. Aby se předešlo nezákonným činnostem, obchodní komora kontroluje, zda společnosti mají virtuální kancelář, která rovněž provádí své činnosti ze stejné adresy. Obchodní komora nazývá tuto udržitelnou obchodní praxi. To neznamená, že tam musí být trvale přítomni také podnikatelé, kteří mají virtuální kancelář, ale to znamená, že musí mít možnost být v případě potřeby trvale přítomni.
Pokud máte ohledně tohoto blogu nějaké dotazy nebo máte potíže s Obchodní komorou, obraťte se na právníky společnosti Law & More. Na vaše dotazy odpovíme a v případě potřeby poskytneme právní pomoc.