Jako zaměstnavatel je důležité správně uchovávat data svých zaměstnanců. Přitom jste povinni vést personální evidenci osobních údajů zaměstnanců. Při ukládání takových údajů je třeba vzít v úvahu obecné nařízení o ochraně osobních údajů (AVG) a prováděcí zákon obecné nařízení o ochraně osobních údajů (UAVG). AVG ukládá zaměstnavateli povinnosti v souvislosti se zpracováním osobních údajů. Prostřednictvím tohoto kontrolního seznamu budete vědět, zda vaše osobní složky splňují požadavky.
- Jaké údaje mohou být zpracovávány v osobní složce?
Hlavním pravidlem, které se dodržuje, je, že mohou být zahrnuty pouze údaje nezbytné pro účel osobního spisu: řádné plnění pracovní smlouvy se zaměstnancem.
V každém případě budou uchovávány „běžné“ osobní údaje, jako jsou:
- Název;
- Adresa;
- Datum narození;
- Kopie pasu/občanského průkazu;
- BSN číslo
- Podepsaná pracovní smlouva včetně pracovních podmínek a příloh;
- Údaje o výkonu a rozvoji zaměstnanců, jako jsou zprávy o hodnocení.
Zaměstnavatelé se mohou rozhodnout rozšířit osobní složku o další údaje, jako jsou osobní poznámky zaměstnavatele, záznamy o nepřítomnosti, stížnosti, varování, záznamy pohovorů atd.
Jako zaměstnavatel je důležité tyto údaje pravidelně aktualizovat, aby byla zajištěna správnost a přesnost ve vztahu k zákonným lhůtám uchovávání.
- Kdy mohou být „běžné“ osobní údaje zpracovávány v osobní složce?
Zaměstnavatel musí zvážit, kdy a jaké „běžné“ osobní údaje mohou být uloženy v osobní složce. Podle článku 6 AVG mohou zaměstnavatelé uchovávat „běžné“ osobní údaje v osobní složce prostřednictvím 6 důvodů. Mezi tyto důvody patří:
- Zaměstnanec udělil souhlas se zpracováním;
- Zpracování je nezbytné pro uzavření zaměstnanecké (pracovní) smlouvy;
- Zpracování je nezbytné z důvodu zákonné povinnosti zaměstnavatele (jako je placení daní a příspěvků);
- Zpracování je nezbytné k ochraně životně důležitých zájmů zaměstnance nebo jiné fyzické osoby (příkladem je situace, kdy hrozí akutní nebezpečí, ale zaměstnanec není duševně schopen dát souhlas);
- Zpracování je nezbytné pro veřejný zájem/veřejný pořádek;
- Zpracování je nezbytné k uspokojení oprávněných zájmů zaměstnavatele nebo třetí osoby (s výjimkou případů, kdy zájmy zaměstnance převažují nad oprávněnými zájmy zaměstnavatele).
- Jaké údaje by neměly být zpracovávány v personální složce?
Kromě „normálních“ údajů, které jsou součástí souboru, existují také údaje, které by (obvykle) neměly být zahrnuty, protože jsou svou povahou zvláště citlivé. Toto jsou „zvláštní“ údaje a zahrnují:
- Přesvědčení;
- Sexuální orientace;
- rasa nebo etnikum;
- Zdravotní údaje (včetně těch, které jsou dobrovolně poskytnuty zaměstnancem).
'Speciální' data mohou být uložena pod AVG pouze v 10 výjimkách. Hlavní 3 výjimky jsou následující:
- Zaměstnanec udělil výslovný souhlas se zpracováním;
- Zpracováváte osobní údaje, které sám zaměstnanec účelově zveřejnil;
- Zpracování je nezbytné pro převažující veřejný zájem (k jeho uplatnění je nutný nizozemský právní základ).
- Bezpečnostní opatření personálního spisu
Kdo smí nahlížet do osobní složky?
Do osobního spisu mohou nahlížet pouze osoby, pro které je přístup nezbytný k výkonu práce. Mezi tyto osoby patří např. zaměstnavatel a zaměstnanci personálního oddělení. I sám zaměstnanec má právo nahlédnout do své personální složky a opravit nesprávné údaje.
Bezpečnostní požadavky na soubor
Kromě toho je důležité vzít v úvahu, že AVG klade požadavky na digitální nebo papírové ukládání osobních spisů. Jako zaměstnavatel jste povinni přijmout opatření k ochraně soukromí zaměstnanců. Soubor proto musí být chráněn proti kyberzločinu, neoprávněnému přístupu, úpravě nebo smazání.
- Doba uchovávání souborů zaměstnanců
AVG uvádí, že osobní údaje mohou být uchovávány po omezenou dobu. Některá data podléhají zákonné době uchovávání. U ostatních údajů je zaměstnavatel povinen stanovit lhůty pro výmaz nebo periodickou kontrolu správnosti údajů. AVG uvádí, že je třeba přijmout přiměřená opatření, aby se zajistilo, že nepřesné údaje budou v evidenci.
Chcete se dozvědět více o době uchovávání souborů zaměstnanců? Pak si přečtěte náš blog doby uchovávání souborů zaměstnanců.
Splňuje vaše osobní složka výše uvedené požadavky? Pak je pravděpodobné, že je kompatibilní s AVG.
Pokud i po přečtení tohoto blogu máte stále dotazy k personálnímu spisu nebo k AVG, kontaktujte nás. Náš pracovní právníci rádi vám pomohou!